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Ablieferungswerkzeuge und Ablieferungsweg

  • docuteam stellt kostenlos docuteam packer für Ablieferungen aus dem Dateisystem oder von Datenträgern zur Verfügung (auf Wunsch nimmt docuteam diese Ablieferungen beim Kunden vor).
  • Soweit kundeneigene Systeme (Geschäftsverwaltungssysteme, Fachanwendungen) geeignete Ablieferungsschnittstellen haben (derzeit vor allem eCH-0160), können diese benützt werden.
  • Die Ablieferungspakete werden über eine verschlüsselte Verbindung auf docuteam cosmos hochgeladen.

Unterstützte Standards für Ablieferungspakete (SIP)

  • Standard: METS Matterhorn (basierend auf den Standards METS, Premis und EAD)
  • eCH-0160 (falls bereits implementiert)

Vom Archiv akzeptierte Dateiformate

In docuteam cosmos können grundsätzlich alle Dateiformate archiviert werden. Die langfristige Nutzbarhaltung wird für eine bestimmte Auswahl von archivtauglichen Dateiformaten überwacht («Preservation Planning»):[1]

  • PDF/A-1, PDF/A-2
  • Tiff
  • Text
  • Wave
  • Videoformate nach Absprache

Dateiformat-Konversionen

Zu Sicherstellung der langfristigen Nutzbarkeit werden die Dateien in die oben angegebenen archivtauglichen Formate konvertiert. Falls Sie, respektive die von Ihnen verwendeten Fachapplikationen über geeignete Konvertierungswerkzeuge verfügen, dann findet die Konver­sion bereits vor der Ablieferung statt. Der Normalfall ist, dass die Dateiformat-Konversion Teil des Übernahmeprozesses nach docuteam cosmos bildet («Ingest»).

Zu beachten ist, dass Dateiformat-Konversionen nie ganz verlustfrei ablaufen. Bei der Umwandlung einer Powerpoint-Präsentation nach PDF/A werden zum Beispiel die dynamischen Seitenübergänge verschwinden oder bei der Konversion von Excel nach PDF/A entfallen Makros und Formeln.

docuteam kann folgende Dateiformat-Typen in archivtaugliche Dateiformate umwandeln:

  • sämtliche Office-Formate (Microsoft Office, Open Office, Libre Office), auch veraltete Formate
  • E-Mails in unterschiedlichen Formaten
  • Bildformate, sowohl Rasterbilder wie jpg, tif, jpg2000 oder auch vektorisierte Bilder wie EPS
  • Audio- und Videoformate

Umgang mit den Ursprungs-Dateiformaten

Der Kunde kann wählen, ob die Ursprungs-Dateiformate nach der Konversion gelöscht werden sollen.

  • Ein Löschen spart Speicherplatz.
  • Ein Beibehalten vermindert die Risiken des Kunden, dass bei einer Konversion Informationen oder Funktionalitäten verloren gehen.

Auftrag zur Detailbewertung

Der Kunde kann wählen, ob er docuteam den Auftrag erteilen will, nicht archivwürdige Unterlagen vor der Archivierung zu vernichten. Die Kriterien dafür sind abzusprechen; sie können sich nach allgemein anerkannten archivischen Bewertungsstandards richten.

Rückmeldung an den Kunden zur Löschung der Unterlagen

  • Die Quittierung der Ablieferung erfolgt, sobald sie den Ingest-Prozess erfolgreich durchlaufen hat, die Erschliessung und Speicherung stattgefunden haben und der Backup-Prozess ein erstes Mal erfolgreich durchlaufen wurde. Dann können die Ursrpungs-Dateien zur Löschung freigegeben werden.
  • Bei Ablieferungen aus dem Dateisystem erfolgt die Rückmeldung per E-Mail.

Bei Ablieferungen aus Fachanwendungen kann die Rückmeldung auch über einen Web-Service oder durch die Übergabe eines XML-Dokuments erfolgen. Die Rückmeldung enthält die Persistent Identifiers (PID) der archivierten Dossiers und Dokumente. Über die PID kann der Rückgriff auf die Unterlagen erfolgen.

[1] Diese Liste ist praktisch deckungsgleich mit dem Katalog archivischer Dateiformate der KOST (Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen): http://www.kost-ceco.ch/wiki/whelp/KaD/index.php