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Gründe

Informationen sind Ihr langfristiges Kapital. Sie sind heute sowohl auf Papier als auch in der Dateiablage, in Fachapplikationen, in E-Mail-Programmen und auf persönlichen Laufwerken abgelegt. Diese unterschiedlichen Ablageorte sowie das Vorhandensein mehrerer Versionen und Kopien erschweren es oft, die relevanten Unterlagen schnell und zuverlässig zu finden.

Um sich im Geschäftsalltag rasch einen Überblick über ein Geschäft oder Projekt zu verschaffen, ist es unerlässlich, dass die entsprechenden Unterlagen aussagekräftig benannt sind, miteinander in Beziehung stehen und in einer logischen Gesamtstruktur zugänglich sind. Wichtigste Wissensträger sind die Mitarbeitenden: Es ist deshalb von grosser Bedeutung, dass auch individuelles Wissen systematisch abgelegt und zugänglich gemacht wird.

Informations- oder Records Management schaffen eine Voraussetzung für eine gute Unternehmungsführung und -kontrolle, indem der Umgang mit Geschäftsunterlagen geltenden rechtlichen und regulatorischen Vorgaben entspricht. Sichergestellt wird etwa:

  • die Nachvollziehbarkeit der eigenen Geschäftstätigkeit,
  • die Verfügbarkeit der Geschäftsunterlagen,
  • die Einhaltung interner und gesetzlicher Dokumentations- und Archivierungspflichten,
  • die Etablierung verbindlicher Verantwortlichkeiten im Umgang mit Geschäftsunterlagen sowie die Bereitstellung von Beweisen bei rechtlichen Verfahren.

Informationsmanagement bringt auch einen betriebswirtschaftlichen Nutzen. Kosten- und Zeitersparnisse können erzielt werden durch

  • die Minimierung der Geschäftsrisiken, indem Authentizität und Integrität der Unterlagen gewährleistet wird,
  • die Vermeidung von Mehrfachablagen,
  • die Reduktion, die mit dem Suchen von Unterlagen verbracht wird,
  • die einfachere Handhabung von Zugriffsberechtigungen,
  • die Einsparung von Speicherkapazität,
  • die Integration von E-Mails in die Geschäftsdossiers,
  • die erhöhte Sicherheit, dass beim Ausfall eines Mitarbeiters die von ihm erzeugten Unterlagen verfügbar bleiben,
  • die einfachere Einführung neuer Mitarbeitender dank logischer und einheitlicher Ablagestrukturen.