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Records Management

Aus den nachstehenden Beispielen wird deutlich: Nach einer soliden Analyse des Ist-Zustandes braucht es für gutes Records Management meistens: 1) Regeln für den Umgang mit Unterlagen, 2) Ablagestrukturen (Registraturplan = Ordnungssystem) mit entsprechenden Metadaten (z. B. Aufbewahrungsfristen), 3) Schulung und Coaching des Personals im Rahmen eines Umsetzungs- und Controllingkonzepts.

  • Öffentliche Organe müssen nach den entsprechenden Erlassen ihre Geschäftsverwaltung (Gever) transparent gestalten. Bisher arbeiteten wir für Amtsstellen der Kantone AG, BE, BS, GL, OW, SO, SG und ZH. Highlights sind die flächendeckende Erarbeitung von Ordnungssystemen in den Kantonen GL (2008/09, Revision 2011/12) und OW (2011–2014). Für das neu geschaffene Präsidialdepartement BS erarbeiteten wir einen departementsübergreifenden Registraturplan, Geschäftsverwaltungsregeln und zwei Schulungsmodule.
  • Mehrere grosse Gemeinden oder Städte, darunter Baden, Pratteln, Solothurn, Thalwil, Uster, Zürich und weitere Städte in der Westschweiz, stellten in den letzten Jahren mit unserer Unterstützung ihren Umgang mit Unterlagen auf eine neue Basis oder sind noch damit beschäftigt. Wir erarbeiten die entsprechenden Erlasse, Konzepte und Ordnungssysteme und schulen das Personal. In teilweise sehr einfach gehaltenen Projekten verhelfen wir auch kleinen und mittelgrossen Gemeinden oder Kirchgemeinden zu gutem Records Management.
  • In der Stadt Zürich und im Kanton Zürich waren wir an Projekten federführend beteiligt, bei denen es um die grundsätzliche Regelung von Records Management geht. Die Stadt Zürich schuf mit uns als Fachberater ein umfassendes Rahmenwerk, nach welchem die Departemente und Dienstabteilungen nun ihr Records Management gestalten können.
  • Des Öfteren, aber nicht zwingend, sind RM-Projekte von der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), Records Management Systems (RMS) oder Geschäftsverwaltungssystems begleitet. Wir konzipieren dann die organisatorischen Belange und arbeiten an der Schnittstelle zum technischen System: Evaluation, Festlegung des Metadaten-Schemas, Ordnungssystem, Organisation der RM-Schulung. Zu den grösseren Projekten gehört die Einführung solcher Systeme in einem Departement der bernischen Kantonsverwaltung (2013–2014) und in einem Departement der Stadt Zürich (2013–2015). Teilweise sind wir auch an der Evaluation dieser Systeme beteiligt. Wir liefern aber selbst keine solchen Systeme und haben auch keine Verpflichtungen gegenüber Lieferanten solcher Systeme.
  • Im Axpo-Konzern arbeiteten wir auf Holdingstufe und in den Konzerngesellschaften an Weisungen zum Umgang mit Geschäftsunterlagen mit und führten erste Pilotprojekte durch. Unsere Erfahrung erstreckt sich aber auch auf deutlich kleinere Firmen.
  • Unsere Referenzen beziehen sich darüber hinaus auf viele kleine, mittlere und grössere Projekte, bei denen private oder öffentliche Auftraggeber in irgendeiner Form ihren Umgang mit Geschäftsunterlagen verbessern wollten. In den letzten fünf bis sechs Jahren führten wir in diesem Bereich gegen 100 Projekte durch. Dabei gehen wir oft sehr pragmatisch vor, wie das nachfolgende Beispiel zeigt:
  • In einer Umweltorganisation stellten wir mit einem begrenzten Budget die Aufbewahrung von Akten auf eine neue Basis. Ein Aktenplan war schon vorhanden, doch der Umgang damit war nicht allen klar. Stellvertreter fanden die Akten nicht, Dossiers waren schlecht gegliedert, digitale Daten nur den Erstellern zugänglich. Klare Anleitungen und eine Schulungssequenz boten Abhilfe.