Aus den nachstehenden Beispielen wird deutlich: Nach einer soliden Analyse der Handlungsfelder braucht es für gutes Records Management meistens: 1) Regeln für den Umgang mit Unterlagen, 2) Ablagestrukturen (Registraturplan = Ordnungssystem) mit entsprechenden Metadaten (z. B. Aufbewahrungsfristen), 3) Schulung und Coaching des Personals im Rahmen eines Umsetzungs- und Controllingkonzepts.
- Staatliche Stellen müssen nach den entsprechenden Erlassen ihre Geschäftsverwaltung (Gever) transparent gestalten. Bisher arbeiteten wir für Amtsstellen der Kantone AG, BE, BS, GL, OW, SO, SG und ZH. Highlights sind die flächendeckende Erarbeitung von Ordnungssystemen in den Kantonen GL (2008/09, Revision 2011/12) und OW (seit 2011). Für das neu geschaffene Präsidialdepartement BS erarbeiteten wir einen departementsübergreifenden Registraturplan, Geschäftsverwaltungsregeln und zwei Schulungsmodule.
- Mehrere grosse Gemeinden oder Städte, darunter Baden, Pratteln, Solothurn und Uster, stellten in den letzten Jahren ihren Umgang mit Unterlagen auf eine neue Basis oder sind noch damit beschäftigt. Wir erarbeiten die entsprechenden Erlasse, Konzepte und Ordnungssysteme und schulen das Personal. In teilweise sehr einfach gehaltenen Projekten verhelfen wir auch kleinen und mittelgrossen Gemeinden oder Kirchgemeinden zu gutem Records Management.
- In der Stadt Zürich zog uns das Stadtarchiv für ein Konzept zur Professionalisierung von Records Management bei. Wir arbeiteten an den organisatorischen Strukturen und ermittelten als Benchmark, wie andere Städte und Kantone die Aufgabe Records Management anpacken (wollen).
- Gelegentlich, aber nicht zwingend sind RM-Projekte von der Einführung eines Dokumentenmanagement- (DMS) oder Geschäftsverwaltungssystems begleitet. Wir konzipieren dann die organisatorischen Belange und arbeiten an der Schnittstelle zum technischen System: Evaluation, Festlegung des Metadaten-Schemas, Ordnungssystem, Organisation der RM-Schulung.
- Im Axpo-Konzern arbeiteten wir auf Holdingstufe und in den Konzerngesellschaften an Weisungen zum Umgang mit Geschäftsunterlagen mit und führten erste Pilotprojekte durch. Unsere Erfahrung erstreckt sich aber auch auf deutlich kleinere Firmen.
- Für die Generaldirektion der SRG arbeiten wir seit 2011 in Records-Management-Projekten: Einführung von Ordnungssystemen und Policies, Einführung eines DMS.
- In einer Umweltorganisation stellten wir mit einem begrenzten Budget die Aufbewahrung von Akten auf eine neue Basis. Ein Aktenplan war schon vorhanden, doch der Umgang damit war nicht allen klar. Stellvertreter fanden die Akten nicht, Dossiers waren schlecht gegliedert, digitale Daten nur den Erstellern zugänglich. Klare Anleitungen und eine Schulungssequenz boten Abhilfe.