Beispielprojekte
Records Management
- Für das neu geschaffene Präsidialdepartement des Kantons Basel-Stadt erarbeiteten wir einen departementsübergreifenden Registraturplan, der in der Geschäftsverwaltungslösung «Konsul», im normalen File-System sowie für Papierablagen verwendet wird. Im Auftrag des Staatsarchivs entwarfen wir zudem Geschäftsverwaltungsregeln sowie zwei Schulungsmodule.
- Für die Staatskanzlei, den Regierungsrat, den Landrat und die Landsgemeinde des Kantons Glarus schufen wir 2008 vier synoptische Aktenpläne. 2009 werden die fünf Departemente ebenfalls Aktenpläne erhalten, womit die gesamte Glarner Kantonsverwaltung innerhalb von anderthalb Jahren ihr Records Management auf eine neue Grundlage stellt.
- Im Kanton St. Gallen beurteilten wir die von Staatskanzlei und Staatsarchiv erarbeiteten neuen Aktenpläne für den Regierungsrat, den Kantonsrat und die Staatskanzlei und diskutierten die Entwürfe mit den Erstellern.
- Bei der Axpo Holding AG arbeiten wir in einer Projektgruppe mit, welche eine konzernweite Weisung zum Umgang mit Geschäftsunterlagen erarbeitet und erste Pilotprojekte durchführt.
- In einer Umweltorganisation stellten wir mit einem begrenzten Budget die Aufbewahrung von Akten auf eine neue Basis. Ein Aktenplan war schon vorhanden, doch der Umgang damit war nicht allen klar. Stellvertreter fanden die Akten nicht, Dossiers waren schlecht gegliedert, digitale Daten nur den Erstellern zugänglich. Klare Anleitungen und eine Schulungssequenz boten Abhilfe.
- In Kantonsschulen dreier Kantone erstellten wir Aktenpläne, die dann vom jeweiligen Staatsarchiv geprüft wurden.
Bewertung
- Mehrere Gemeinden baten uns um eine Analyse ihrer Archivsituation, weil sie einen Zusammenschluss mit anderen Gemeinden projektieren. Wir beurteilen die Grösse und die Qualität der verfügbaren Archivräume, erstellen ein Mengengerüst über die in allen betroffenen Gemeinden vorhandenen Archivalien, schätzen den möglichen Platzgewinn durch Bewertung und konzipieren den Ablauf des Zusammenschlusses im Bereich der Ablagen und Archive.
- In den meisten Kantonen existieren Vorschriften oder zumindest Empfehlungen, welche Unterlagen von den Gemeinden wie lange aufzubewahren sind. Dennoch zeigen sich in der Praxis grosse Hemmnisse, diese Empfehlungen zu vollziehen. Wir unterstützen das Gemeindepersonal, indem wir mit ihm zusammen Regal für Regal durchgehen, die Fristen diskutieren und, wenn diese abgelaufen sind, gleich zur Kassation (gezielte, vertrauliche Vernichtung) der Akten schreiten. Solche Bewertungsprojekte dauern in kleineren bis mittleren Gemeinden einen bis zwei Tage. Sie gehen in der Regel einer Erschliessung voraus.
Erschliessung
- Für die zb Zentralbahn AG, Stansstad, bewerteten und erschlossen wir das historische Archiv (Bestand Luzern-Stans-Engelberg-Bahn). Nach der Erschliessung wurde es ins Staatsarchiv Nidwalden überbracht.
- Für die Münchener Rück erschlossen wir einen Bildbestand von 60'000 Fotos bis auf Stufe Dossier und verpackten die Bilder in säurefreie Umschläge und alterungsbeständige Hüllen aus reinem Polyester. Pro Dossier scannten wir ein Beispielbild, das den Mitarbeitenden des Unternehmens auf der Webplattform Picturepark zugänglich ist, samt allen Verzeichnisdaten.
- Für das Projekt "Firmenarchive" des Historischen Vereins des Kantons Solothurn sind wir Partner für alle Erschliessungsprojekte.
Digitalisierung und Archivinformatik
- Für ein global tätiges Handelsunternehmen bauten wir ein Bildarchiv auf, das den weltweiten Zugriff auf rund 1000 digitalisierte historische Bilder und Dokumente aus dem Firmenarchiv erlaubt. Kommunikationsabteilungen der Gruppengesellschaften können so die reichen Bestände elektronisch nutzen und damit die lange Tradition des Unternehmens ins richtige Bild rücken.
- Für ein Firmenarchiv digitalisierten wir einen Zeitschriftenbestand von insgesamt 15'000 Seiten und wandelten die Daten in texterkannte PDF-Dateien um, die über einen Volltextindex abgesucht werden können.
- In einem Stadtarchiv bauten wir eine File-Maker-Datenbank so um, dass sie dem internationalen Verzeichnungsstandard ISAD(G) genügt.
- Für das Archiv der mission 21 digitalisieren wir handschriftliche und maschinengeschriebene Verzeichnisse und überführen sie nach EAD. Auf diese Weise können sie später auf dem Web präsentiert werden.
Digitale Langzeitarchivierung
- In der Stadtverwaltung Baden klärten wir 2007 ab, welche Datenbestände in ein digitales Langzeitarchiv zu überführen sind. Die Daten werden ab 2008 aus den Produktivsystemen ausgekoppelt, bei uns in archivfähige Dateiformate migriert. Versehen mit inhaltlichen und technischen Metadaten, werden sie bei der Stadt in einem digitalen Langzeitarchiv gespeichert.
- Im Kanton Wallis erarbeiteten wir für die Dienststelle für Kultur (Staatsarchiv, Mediathek, Kantonsmuseen) ein Strategiepapier für die langfristige Archivierung von Daten aus Digitalisierungsprojekten. Dieses befasst sich neben den Nutzdaten (Bilder, Audio, Video) auch mit den Metadatenstrukturen.
- Bei ABB Schweiz begannen wir mit der Übernahme von Daten aus dem enorm umfangreichen Intranet. Zudem machen wir einmal jährlich einen Snapshot der Domäne «abb.com».
- Für drei grössere Organisationen entwickeln wir derzeit Konzepte zur digitalen Langzeitarchivierung.
Bestandserhaltung
- Für ein stark schimmelbefallenes Gemeindearchiv projektierten wir die konservatorische Sanierung durch Fachpersonal, die mit einem Umzug des Archivs kombiniert wurde.
- In Baden begleiteten wir den Neubau des Stadtarchivs vom Raumprogramm bis zur Inbetriebnahme.
- Wiederholt beurteilten wir Räume von Gemeinden und Firmen auf ihre grundsätzliche Tauglichkeit für das Unterbringen von Archiven. Wir beurteilen das Klima und die Sicherheit und geben Ratschläge für die Einrichtung. Bei komplexen Fragen ziehen wir Konservierungsfachleute hinzu.
- Ein Band mit Gemeinderatsprotokollen, der sich wegen seines verfaulten Papiers kaum restaurieren und ebensowenig benutzen lässt, fotografierten wir Seite für Seite digital. Die Protokolle sind nun als PDF-Datei weiterhin benutzbar.
Bewirtschaftung
- Seit 1998 betreut Andreas Steigmeier im Auftragsverhältnis das Stadtarchiv Baden. Das Mandat erstreckt sich von der Betreuung der Verwaltungsabteilungen in Archivfragen über die Bewertung, Erschliessung und Bestandserhaltung bis zur Vermittlung an Benützerinnen und Benützer.
- Seit 2004 betreut Docuteam das Historische Archiv von ABB Schweiz in Baden. Die zahlreichen Anfragen an dieses Archiv werden direkt durch Tobias Wildi beantwortet. Parallel dazu laufen Erschliessungs- und Digitalisierungsprojekte. Das Archiv umfasst derzeit rund 2000 Laufmeter Akten und 300'000 Fotografien.
- Seit 2006 betreut Docuteam das Gemeindearchiv Emmen (27'000 Einwohner). Das Mandat umfasst sowohl die Erschliessung von Altbeständen als auch die vorarchivische Beratung der Gemeindeverwaltung.
- Seit 2008 betreuen wir das Historische Archiv der Tamedia in Zürich, das Gemeindearchiv Suhr (9500 Einwohner) und das Stadtarchiv Brugg (9100 Einwohner).
- Verschiedene Auftraggeber, für die wir Archive erschlossen haben, betrauen uns periodisch mit der Nachführung ihrer Archive. So etwa die Katholische Kirchgemeinde Wettingen, die sich für einen jährlichen Nachführungsrhythmus entschieden hat. Darüber hinaus stehen wir all unseren Kunden stets für Auskünfte zur Verfügung.