Exemples de projets

Records management

Nous avons préparé une société d’un consortium industriel à la mise en place d’un système de Records Management : plan de classement, processus de gestion des dossiers, formation de base aux employés pour l’introduction des données électroniques, élaboration de critères pour l’archivage à long terme.
Nous avons dû travailler dans une organisation internationale au budget très limité, à l’introduction d’une nouvelle politique de conservation des données. Il y avait déjà un plan de classement, mais son utilisation n’était pas claire pour tous. Les employés ne trouvaient pas facilement les documents qu’ils cherchaient, les dossiers n’étaient pas bien gérés, les documents électroniques n’étaient pas accessibles aux autres utilisateurs. Des directives claires et des cours de formation dispensés par notre équipe leur ont été d’une grande aide.
Dans les écoles cantonales de trois cantons, nous avons créés des plans de classification, qui ont ensuite été approuvés par les Archives cantonales des cantons respectifs.
Dans le canton de St-Gall, nous avons participé à l’élaboration de nouveaux plans de classification pour le Conseil d’Etat, le Grand Conseil et l’administration cantonale.

Tri

Pour les entreprises privées, il n’existe pas véritablement de base légale concernant la durée de conservation des documents produits. C’est pourquoi nous avons systématiquement accumulé une riche documentation au fil de nos expériences de tri d’archives privées, afin de développer nos compétences dans ce domaine et d’en faire profiter nos clients.
Dans la plupart des cantons, il existe des prescriptions ou au moins des recommandations concernant la durée de conservation des documents des administrations communales. Dans la pratique, il reste parfois difficile de les appliquer. Nous offrons notre soutien au personnel communal en discutant cas par cas de la durée de conservation des dossiers. Les documents ayant dépassé le délai de conservation peuvent alors être détruits. De tels projets de tri ne durent que quelques jours dans des communes de petites ou moyennes dimensions. Ils précèdent en général l’inventorisation.

Inventorisation & description

Pour les Archives d’une grande entreprise, nous avons élaboré un projet d’inventorisation et de description qui a ensuite été réalisé à l’interne, par des collaborateurs du service d’archives en question. Nous classons, inventorions et décrivons des fonds ou sous-fonds d’archives pour de nombreuses entreprises, administrations communales et sociétés:

Nous avons inventorié un fonds photographique de 23'000 photos appartenant à un musée, ce jusqu’au niveau de l’image. 500 photographies ont ensuite été numérisées pour être présentées lors d’une exposition. La numérisation et la mise en ligne sur internet de 8000 autres photographies est en cours de planification.
Pour une entreprise de services généraux, nous avons inventorié un fonds de 60'000 photographies jusqu’au niveau du dossier et nous les avons conditionnées dans des pochettes appropriées à la conservation de photographies à long terme. Nous avons scanné une photographie par dossier, à titre d’exemple, que les employés de l’entreprise peuvent consulter sur une plate-forme web « picturepark », avec toutes les données descriptives.
Nous sommes également partenaires de la Société d’histoire du Canton de Soleure, pour tous les projets d’inventorisation et de description d’archives privées.

Numérisation de documents

Nous avons créé une base de données d’images pour un groupe international qui désirait numériser des images et des documents de leurs archives d’entreprise. De cette manière, les départements de communication et marketing peuvent profiter de la richesse de ces fonds et mettre en valeur la longue histoire de leur compagnie en utilisant les images les plus adaptées.
Nous avons également numérisé un fonds d’archives de presse contenant environ 15'000 pages et avons changé le format des données en documents PDF, afin que les recherches puissent également s’effectuer en plein-texte.
Pour les archives de mission 21, nous numérisons actuellement des documents manuscrits et tapuscrits afin qu’ils puissent ensuite être présentés sur internet.

Archivage électronique à long terme

Dans les archives communales de Baden, nous avons répertorié les documents électroniques qui devraient être conservés à long terme. Dès 2008, ces données seront sorties du système actif et migrées chez nous dans un format adapté à l’archivage. Les métadonnées seront conservées par la ville dans les archives électroniques définitives.
Chez ABB Suisse, nous avons commencé à traiter les données de leur énorme système intranet pour les préparer à un archivage définitif.
Nous sommes en train d’élaborer des concepts d’archivage électronique à long terme pour 3 grandes entreprises.

Conservation

Pour un fonds d’Archives communales envahi de moisissures, nous avons organisé la désinfection par des spécialistes, suivie d’un déménagement des archives dans un nouveau local sain.
A Baden, nous avons collaboré à la construction du nouveau bâtiment des archives communales, de la conception du programme de concours jusqu’à l’inauguration des lieux.
A plusieurs reprises, nous avons fait des bilans de locaux d’archives de communes et d’entreprises et jugé de leurs capacités à conserver des archives. Pour cela, nous mesurons les conditions climatiques, jugeons de la sécurité du local et donnons des conseils en matière d’aménagement des locaux. Lorsque des questions complexes se posent, nous faisons appel à des spécialistes de la conservation.
Nous avons découvert une fois un registre de procès-verbaux d’un Conseil communal qui ne se prêtait plus à la consultation et ne pouvait être restauré en raison du degré de pourriture de son papier : nous avons photographié numériquement chaque page du volume. Les procès-verbaux sont maintenant lisibles sous forme de documents PDF.

Gestion de fonds d’archives

Depuis 1998, Andreas Steigmeier est mandaté pour la gestion des Archives de la Ville Baden. Le mandat inclut la prise en charge complète des archives administratives, soit le tri, la description de fonds, la conservation et la valorisation d’archives auprès des utilisatrices et utilisateurs.
Docuteam gère les Archives historiques d’ABB Suisse à Baden. Les nombreuses questions concernant ces archives sont posées directement à Tobias Wildi. En parallèle, des projets d’inventorisation et de numérisation sont menés par notre groupe. Ce fonds d’archives contient environ 2km linéaires d’archives et 300'000 photographies.
Depuis 2006, Docuteam gère les archives de la Commune d’Emmen (27'000 habitants). Le mandat couvre aussi bien l’inventorisation des fonds historiques que la gestion des archives intermédiaires de l’administration.
Depuis le début de l’année, nous gérons les Archives historiques de Tamedia à Zurich et les archives communales de Suhr (9500 habitants).
Plusieurs clients pour lesquels nous avons inventorié des fonds d’archives nous confient périodiquement des travaux de mise à jour de leurs inventaires, comme par exemple la Paroisse catholique de Wettingen, qui nous demande de venir une fois par an.

Nous nous adaptons aux désirs de nos clients et sommes à disposition pour davantage d’informations.