Sie wollen Ihre Geschäftsunterlagen beherrschen, um die Nachvollziehbarkeit Ihrer Geschäftsprozesse zu gewährleisten.
Wir stützen uns auf international anerkannte Grundsätze des Records Management, insbesondere auf die ISO-Norm 15489.
- Nach einer Analyse der Ausgangslage erarbeiten wir Regeln für den Umgang mit Geschäftsunterlagen.
- Wir entwerfen ein Ordnungssystem (auch: Aktenplan, Registraturplan), das alle Aufgaben Ihrer Organisation umfasst. Dieses komplettieren wir im Gespräch mit allen Organisationseinheiten.
- Im Ordnungssystem halten wir pro Position alle erforderlichen Angaben (Metadaten) fest: beispielsweise die Aufbewahrungsfrist.
- Gegebenenfalls begleiten wir Sie bei der Beschaffung eines Systems, das die Unterlagen digital verwaltet. Andernfalls bringen wir das Ordnungssystem im normalen Dateisystem zum Einsatz.
- Wir schulen Ihr Personal im Umgang mit Geschäftsunterlagen und dem Ordnungssystem. Wir konzipieren alle anderen Umsetzungsmassnahmen, vom Berechtigungskonzept bis zum Controlling.