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Wir verwalten unsere Unterlagen im Dateisystem. Warum brauchen wir ein Archiv?

Mit einem digitalen Archiv wird eine Trennung zwischen aktiven und abgeschlossenen Unterlagen möglich. Ins Archiv gelangen nur Daten, welche dauerhaft nutzbar gehalten werden müssen. In unserem Recherchewerkzeug sehen Sie nicht nur die Struktur der ehemaligen Dateiablage, sondern können auch eine Volltextsuche durchführen. Damit haben Sie raschen Zugriff auf archivierte Unterlagen aus dem Dateisystem.

Wir haben erst gerade ein GEVER-System eingeführt. Nun können wir doch zehn Jahre warten, bis wir ein Archiv brauchen, oder?

Es gibt gute Gründe, Daten schon nach zwei oder vier Jahren aus einem GEVER-System herauszunehmen und zu archivieren: Entlastung des Systems, frühe Konversion in archivfähige Dateiformate, Auswahl zu archivierender Dossiers, solange das Personal die Geschäfte noch kennt usw. Das Triagemodell nach eCH-0164 beschreibt diesen Fall.
Zudem hat jeder Kunde zahlreiche Daten, die gar nie ins GEVER-System importiert worden sind und trotzdem archivwürdig sind, beispielsweise Protokollserien, Fotos, digitalisierte Einwohnerkontrollkarten usw.

Kann docuteam garantieren, dass die mit docuteam cosmos archivierten Daten auch in 50 Jahren noch gelesen werden können?

Nein, das können wir nicht. Aber wir garantieren Ihnen, dass wir digitale Archivierung basierend auf dem international etablierten Standard (OAIS) betreiben. Essentieller Bestandteil von OAIS ist das so genannte «Preservation Planning». Daten und Metadaten werden im Archivspeicher periodisch überprüft und bei Bedarf und in Absprache mit dem Kunden auf neue Archivformate migriert. Digitale Archivierung ist ein kontinuierlicher Prozess und nach der Verschiebung in den Archivspeicher nicht abgeschlossen.

Was, wenn sich die Besitzverhältnisse von docuteam ändern?
Besteht Zugriff auf die Daten, wenn docuteam in Konkurs geht?

docuteam ist derzeit eine GmbH. Die Gesellschafter sind somit namentlich im Handelsregister eingetragen. Auch wenn docuteam nichts derartiges beabsichtigt: Kein Unternehmen kann einen Rechtsformwechsel oder einen Verkauf ausschliessen. Der Kunde kann verlangen, von einer solchen Veränderung in Kenntnis gesetzt zu werden.
Mit einem Backup auf der eigenen Infrastruktur kann sich jeder Kunde sowohl vor wechselnden Besitzverhältnissen als auch vor einem Konkurs von docuteam wirksam schützen.

Stellt Cloud-Speicher nicht ein Risiko dar?

Wir basieren auf Cloudspeicher von SWITCH, einer nicht gewinnorientierten Schweizer Stiftung. Die Daten befinden sich in den SWITCH-eigenen Rechenzentren in Zürich oder Lausanne. SWITCH bietet Verträge mit langen Kündigungsfristen und Laufzeiten

Können wir unseren bisherigen Dienstleister fürs Papierarchiv behalten?
Können wir die Papierarchivierung mit eigenem Personal besorgen?

Ja. Das Archivinformationssystem, das Bestandteil von docuteam cosmos ist, kann nicht nur digitale Archivalien verzeichnen, sondern auch solche in Papier. Es kann von Dritten über eine geschützte Verbindung bedient werden. Der Import bestehender Verzeichnisse ist möglich. Eine Trennung der Zuständigkeit für analoges und digitales Archiv verursacht allerdings einen Koordinationsaufwand und zusätzliche Kosten für die Bereitstellung. Sie kann zudem die Kohärenz des Archivverzeichnisses gefährden.

Was, wenn ich das Angebot docuteam cosmos nicht mehr nutzen will?

Die in docuteam cosmos archivierten Daten und Metadaten gehören Ihnen. Sollten Sie unser Angebot nicht mehr benötigen, liefern wir Ihnen Ihre Archivpakete aus dem Archivspeicher in standardisierter Form wieder aus.

Wir wollen keine Abhängigkeit von unserem System schaffen. Die exportierten Archivpakete basieren auf internationalen Standards, so dass sie auch in andere Systeme eingelesen werden können.

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