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Es gibt Daten, die über sehr lange Zeiträume hinweg nutzbar gehalten werden müssen. Das können Verträge, Protokolle, Pläne, Projektunterlagen oder Fotografien sein – je nach Institution sind es verschiedene Typen von Unterlagen. Für öffentliche Institutionen schreiben die Archivgesetze vor, dass bestimmte Unterlagen archiviert werden müssen. Für private Unternehmen stellen manche Daten einen so hohen Wert dar, dass man lange über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinaus auf sie zugreifen will.

Die Herausforderung der digitalen Archivierung ist es, Daten über sehr lange Zeiträume hinweg nutzbar zu halten und vor allem auch nachweisen zu können, dass sie authentisch sind:

  • Lange Zeiträume bedeutet, dass Daten auch noch nach mehreren Generationenwechseln von Hardware, Betriebssystemen, Software und Dateiformaten aufgefunden, dargestellt und wiederverwendet werden können. Damit sind durchaus Zeiträume von mehreren Jahrzehnten gemeint und es ist davon auszugehen, dass die Produzenten der Daten nicht mehr persönlich über die verwendeten Formate und Softwareprodukte befragt werden können.
  • Authentisch bedeutet, dass die archivierten Unterlagen auch tatsächlich das sind, was sie vorgeben zu sein. Es muss also beispielsweise nachgewiesen werden können, dass ein Vertrag in der vorliegenden Version abgeschlossen und nicht nachträglich noch verändert wurde. Die wichtigste Massnahme, um die Authentizität zu unterstützen, ist die Dokumentation des Entstehungszusammenhangs, in der Fachsprache Evidenznachweis genannt.

Um die Herausforderung der digitalen Archivierung anzugehen hat sich weltweit der Standard OAIS, Open Archival Information System (ISO 14721:2012) durchgesetzt. Dieser Standard ist ein Referenzmodell das nicht nur den technischen Aufbau, sondern die gesamte Organisation des Archivs in den Blick nimmt. Das OAIS definiert zentrale Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten des digitalen Archivs, enthält Funktions- und Informationsmodelle und definiert die wichtigsten Begriffe. Da es neutral gegenüber Datentypen und -formaten, Systemarchitekturen und Institutionstypen ist, bietet das OAIS-Modell eine wesentliche Grundlage, sich über Spartengrenzen hinweg über digitale Archivierung auszutauschen.

Das OAIS-Referenzmodell (Version 2012) ist unter folgendem Link frei verfügbar:

https://public.ccsds.org/pubs/650x0m2.pdf

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