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Einführung GEVER-Systeme

Geschäftsverwaltungssysteme –
umfassend eingesetzt, voll ausgerollt

Geschäftsverwaltungs- oder GEVER-Systeme sind in vielen Verwaltungen nur in Teilbereichen eingesetzt. Etwa für das Sitzungsmanagement der Exekutive. In vielen Verwaltungen sind die Systeme zwar in die Organisationseinheiten ausgerollt, aber sie werden wegen zu oberflächlicher Einführung nur mangelhaft genutzt. Daneben werden Dateien häufig weiterhin im Dateisystem (Explorer) bewirtschaftet.
Das ist eine Verschwendung von Ressourcen. Denn die Lizenzen hat man ja bezahlt, und die Systeme können viel mehr.
GEVER-Systeme sollten als Rationalisierungsinstrumente begriffen und konsequent eingesetzt werden. Sie machen eine Verwaltung fit, zukünftigen Anforderungen zu genügen, ohne die Mitarbeiterzahl ausweiten zu müssen.

Wie das gelingt

  • Die Einführung eines solchen Systems ist als Organisationsprojekt und nicht als reines Informatikprojekt zu definieren. In den konzeptionellen Überlegungen zum künftigen medi-enbruchfreien Informationsmanagement liegt einer der Schlüssel für moderne Verwaltungs-führung.
  • Das gewählte System muss unter anderem in der Lage sein a) auch Dateien aus anderen Fachanwendungen aufzunehmen, b) Workflows abzubilden, c) Fachdaten aus eGov-Anwendungen aufzunehmen.
  • Das System sollte möglichst rasch oder sogar mit «Big Bang» in der ganzen Verwaltung ausgerollt werden. Das Dateisystem sollte nachher keine autorisierte Ablage mehr sein, ausser für definierte Fälle.
  • Als verwaltungsweites Ordnungssystem kann nicht einfach eines ab Stange genommen werden. Das Ordnungssystem ist mit allen Organisationseinheiten zu besprechen und auf die Verwaltung zuzuschneiden.
  • Die Art, wie unter jeder Position des Ordnungssystems Dossiers gebildet werden, ist mit den Organisationseinheiten zu besprechen und festzuhalten. Es ist die Basis, um Dossier-vorlagen zu erstellen. Dossiervorlagen für alle wiederkehrenden Dossiertypen enthalten mindestens eine standardisierte Binnengliederung und eine Vorgabe für den Dossiertitel.
  • Es hat sich bewährt, das System mit Key Usern aus allen Organisationseinheiten einzurich-ten und zu testen, bevor es in Betrieb geht. Bis zum «Go Live» muss das System für die Nutzer möglichst komfortabel ausgestattet sein. Wenn die Nutzer ein leeres System antref-fen, sind sie überfordert.
  • Key User, übrige Nutzer und alle Spezialfunktionen sind ausreichend zu schulen, und zwar nicht nur am System, sondern auch an den organisatorischen Grundsätzen, den Benen-nungsregeln, den Abmachungen, wie man Dossiers bildet usw. Die Key User müssen die übrigen Nutzer über das «Go Live» hinaus unterstützen.
  • Nach der Einführung ist GEVER nicht am Ziel: In einer zweiten Stufe sind Optimierungen angebracht, etwa das Sitzungsmanagement für weitere Gremien, mehr Dossiervorlagen, die Anbindung von Fachanwendungen usw.
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