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Das digitale Archiv docuteam cosmos

docuteam cosmos ist unsere Lösung für die digitale Langzeitarchivierung. Sie besteht aus mehreren Modulen und kann mit zahlreichen anderen Komponenten zusammenarbeiten, insbesondere mit beliebigen Quellsystemen und Archivinformationssystemen. Die Softwarekomponenten sind auf einer eigenen Plattform dokumentiert. docuteam cosmos kann auf der Infrastruktur des Kunden (on premise) aufgesetzt als auch als Hosting-Lösung aus der Cloud bezogen werden. Die Vorteile:

  • Open Source: Der Quellcode der Software steht unter einer Open-Source-Lizenz. Ihr Archiv wird damit unabhängig vom langfristigen Schicksal von docuteam.
  • Modularität: Die Komponenten können frei kombiniert und durch Drittprodukte ergänzt werden. Sie können einzeln ausgetauscht werden.
  • Erfahrung: docuteam entwickelt seit 2006 Software für digitale Archive. Unsere eigenen Archivarinnen und Archivare wenden sie selbst an und tragen so zu ihrer Verbesserung bei. Das gibt docuteam einen Vorsprung gegenüber reinen Software-Herstellern. Das älteste digitale Langzeitarchiv von docuteam, jenes der Stadt Baden, wurde 2008–2010 aufgebaut.
  • Verbreitung: docuteam cosmos existiert in über 50 Installationen, und jährlich kommen mehr dazu. Damit ist docuteam in seinem Marktgebiet führend. Die Archivarinnen und Archivare, die docuteam cosmos benützen, tragen als aktive Community zur Weiterentwicklung bei.
  • Datenmodell: Im Gegensatz zu anderen Konzeptionen hat sich docuteam früh dazu entschieden, ein Ablieferungspaket (SIP) in zahlreiche Archivinformationspakete (AIP) aufzugliedern. So kann jedes Dossier und jede Datei einzeln aus dem Archiv angefordert werden (DIP).
  • Ingest mit Formatkonvertierung: docuteam sieht die Konvertierung in archivtaugliche Dateiformate als archivische Kernkompetenz. Diese Funktion ist in den Ingest-Prozess integriert. Damit wird ein Pre-Ingest oder eine oft abenteuerliche Herstellung von archivtauglichen Formaten bei den Aktenbildnern unnötig.

Hosting von digitalen Archiven (docuteam cosmos cloud)

digitale Langzeitarchivierung - lizenzfreies Bild

docuteam cosmos aus der Cloud ist eine günstige Lösung für die digitale Langzeitarchivierung und in dieser Form einzigartig und ohne direkte Konkurrenz. Sie eignet sich für Gemeinden und Städte, Unternehmen und andere Organisationen, die bei sich keine Infrastruktur für die Archivierung aufbauen wollen oder die sich in ihrem Archiv auf andere Kompetenzen konzentrieren. Die Vorteile:

  • Preisgünstig: Die Cloud-Architektur erlaubt es, auf einfache Weise neue Instanzen von docuteam cosmos aufzusetzen und einzelne Komponenten gemeinsam zu nutzen. docuteam hat Rechenzentrums-Dienstleister mit ausgesprochen tiefen Speicherpreisen ausgewählt. Es braucht keinen Verbund, um vom günstigen Preis zu profitieren; die Cloud von docuteam cosmos ist bereits eine Art Verbund.
  • Flexibel und modular: docuteam cosmos gibt es in vier Modellen: basic, standard, advanced und flexible.
  • Mandantenfähigkeit: Die Daten und Metadaten eines Kunden sind jederzeit vollständig von jenen der anderen Kunden getrennt und werden in separaten Repositories (Digitale Magazine) gehalten.
  • Standorte: Wir betreiben je eine Infrastruktur in der Schweiz und in Deutschland. Dienstleistungen im Rahmen unseres Angebots in Deutschland werden von unserer Kooperationspartnerin, der ArchivInForm GmbH, erbracht. Das Angebot in Österreich wird von der Firma cosmos Preservation GmbH betrieben.
  • Datensicherheit: Eine georedundante Datenspeicherung und Backupstrategien schützen ihre Daten vor Verlust. Ihre Daten verlassen die Schweiz (Angebot Schweiz), Österreich (Angebot Österreich) beziehungsweise die EU (Angebot Deutschland) nicht.

Einrichtung von digitalen Archiven (docuteam cosmos on premise)

hardware - image libre de droit

Für Kunden, die ihr digitales Langzeitarchiv auf der eigenen IT-Infrastruktur betreiben wollen, installieren wir docuteam cosmos in deren Rechenzentrum. Damit ist meist eine umfangreiche konzeptionelle Arbeit verbunden. Hier handelt es sich um grosse Kunden: mehrere Kantone in der Schweiz und mehrere Bundesländer in Österreich. Aber auch um Unternehmen, Hochschulen und andere Organisationen in der Schweiz und in Deutschland. Die Kunden können docuteam cosmos beliebig konfigurieren und mit anderen Systemen kombinieren.

  • Allgemeine Weiterentwicklung: On-premise-Kunden schliessen mit docuteam einen Wartungsvertrag ab. Sie tragen dadurch dazu bei, dass docuteam cosmos aktualisiert und ausgebaut wird. Sie erhalten jährlich einen neuen Release, dessen Installation in der Wartungspauschale enthalten ist. (Auch die Kunden von docuteam cosmos cloud tragen über einen Teil ihrer jährlichen Nutzungsgebühr zur Weiterentwicklung bei.)
  • User Group: On-premise-Kunden werden jährlich zu einem User Group Meeting eingeladen. Sie besprechen dort sowohl mit docuteam aus auch ausschliesslich unter sich, wie sich die Software weiterentwickeln soll.
  • Spezifische Weiterentwicklung: Jeder Kunde kann allein oder zusammen mit anderen die Weiterentwicklung von Teilen der Software in Auftrag geben. Je nach Situation und Abmachung fliesst die Weiterentwicklung in die allgemeine Code-Basis ein oder bleibt als Produkt separat. So hat der Service interministériel des Archives de France (SIAF) die Komponente docuteam packer nach französischer Norm ausbauen lassen und bietet diese Software jetzt unter dem Namen Octave den öffentlichen Archiven in Frankreich an.

Vergleich von cosmos mit Systemen von Mitbewerbern

Wenn Sie ein System für die digitale Langzeitarchivierung (OAIS) evaluieren, sollten Sie auf einige kritische Punkte achten.

  • Innovationsfähigkeit: Ein OAIS muss laufend weiterentwickelt, an neue Standards oder Trends (wie Linked Data) oder neue Dateiformate angepasst werden. Hat das OAIS eine starke Community und eine Verbreitung, die es zu Innovation befähigt? Ist die Trägerschaft organisatorisch in der Lage, das OAIS dynamisch und effizient weiterzuentwickeln?
  • Mandantenfähigkeit: Die Archive von getrennten Organisationen sind voneinander zu trennen. Gemeindearchive sind von den Archiven des Kantons oder Landes zu trennen. Oft bringen Systeme dafür nur eine pseudo-Mandantenfähigkeit mit, indem die Software einfach mehrmals auf dem Server installiert wird. Sind die Speicher genügend voneinander getrennt?
  • Cloud Act: Der Cloud Act verpflichtet US-Firmen, Daten bei Bedarf an die USA weiterzugeben, auch in anderen Ländern. Basiert das OAIS auf einem Rechenzentrum, das amerkanisch beherrscht ist oder es werden könnte, dann besteht hier eine Gefahr.
  • Verbindung zum AIS: Das digitale Magazin (Repository) muss Metadaten an ein Archivinformationssystem (AIS) übergeben können. Fehlt diese Funktionalität, müssen unter Umständen die digitalen Archivalien im Repository und nochmals im AIS verzeichnet werden.
  • SIP – AIP – DIP: Wenn ein System ein Ablieferungspaket (SIP) zu einem Archivinformationspaket (AIP) macht, dann können in der Regel nur ganze Pakete als Auslieferungspaket (DIP) an Benutzende ausgeliefert werden. Die Auslieferung einzelner Dateien oder von Teilen eines Pakets ist nicht möglich. Es ist wichtig, dass ein (grosses) SIP im Ingest-Prozess genügend differenziert in zahlreiche AIP zerlegt wird. Nur dann kann die Konsultation genügend flexibel erfolgen.
  • Ingest: Zu einem ausreichenden Ingest gehört, dass er Ablieferungspakete im entsprechenden Standard (CH: eCH-0160, A: Edidoc, D: XDOMEA, F: SEDA) entgegennehmen kann. Er muss die SIP und die Dateien prüfen können (Virenprüfung, Formaterkennung, Formatvalidierung). Er muss die Dateien automatisiert in archivfähige Dateiformate umwandeln können. Fehlen solche Funktionen, müssen sie mühsam in vorgelagerten Systemen eingesetzt werden («Pre-Ingest»). Das führt zu Verfahrensproblemen und, bei einer Dezentralisierung der Formatmigration, zu uneinheitlichen Datenlieferungen ans Archiv, eventuell auch zu fehlenden Erhaltungsmetadaten oder zu fehlender Protokollierung der Migration und somit zu einer Lücke im Nachweis der Integrität.

Das Archivinformationssystem AtoM

AtoM steht für «Access to Memory». Es handelt sich um ein webbasiertes Archivinformationssystem (AIS), das sowohl für die Erschliessung wie auch für die Vermittlung und Recherche genutzt werden kann. AtoM basiert auf den internationalen Archivstandards ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF und ISDIAH. Die kanadische Herstellerfirma Artefactual  stellt AtoM unter einer Open-Source-Lizenz zur Verfügung, dadurch entstehen keine Lizenzkosten. Atom ist in der Anschaffung und im Betrieb weit günstiger als kommerzielle Werkzeuge mit ähnlichem Funktionsumfang. Weil AtoM ein offenes und standardbasiertes System ist, lässt es sich mit weiteren Komponenten verbinden, die docuteam für die digitale Archivierung anbietet. AtoM verfügt weltweit über eine grosse Benutzerbasis und eine grosse Community. Das Werkzeug wird in ganz unterschiedlichen Archivinstitutionen eingesetzt.

docuteam bietet folgende AtoM-Dienstleistungen an:

  • Hosting: AtoM kann aus der Cloud-Infrastruktur von docuteam cosmos als Einzelprodukt genutzt werden, ohne dass weitere Dienstleistungen bezogen werden.
  • Teil von docuteam cosmos: Wenn gewünscht, nutzen Sie AtoM als Archivinformationssystem für Ihr digitales Langzeitarchiv docuteam cloud standard oder flexible.
  • Installation: Wir installieren und warten AtoM auf Ihrer eigenen Infrastruktur.
  • Anpassung, Parametrierung, Schulung: Wir parametrieren und passen AtoM für Sie an und schulen die Benutzerinnen und Benutzer. Die Oberfläche kann nach Ihrem CD/CI gestaltet werden. Wir entwickeln das Werkzeug selber nicht weiter, hierfür koordinieren wir Projekte direkt mit Artefactual.
  • Migration: Wir migrieren für Sie Daten und Metadaten aus bestehenden Archivinformationssystemen oder aus anderen Datenquellen wie Tabellen, XML oder sonstigen Findbüchern nach AtoM.
docuteam cosmos cloud

docuteam cosmos: Cloud-Lösung

AtoM "Access to Memory"

Dokumentations-Plattform für unsere Software

Dokumentations-Plattform für unsere Software

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