{"id":55736,"date":"2022-01-24T15:21:38","date_gmt":"2022-01-24T13:21:38","guid":{"rendered":"https:\/\/www.docuteam.ch\/aufbewahrungsfristen-festlegen-muessen-duerfen-sollen-wollen-2\/"},"modified":"2025-02-18T16:17:35","modified_gmt":"2025-02-18T14:17:35","slug":"aufbewahrungsfristen-festlegen-muessen-duerfen-sollen-wollen-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.docuteam.ch\/en\/aufbewahrungsfristen-festlegen-muessen-duerfen-sollen-wollen-2\/","title":{"rendered":"D\u00e9finir les d\u00e9lais de conservation : ce que l’on doit, peut, devrait, souhaite"},"content":{"rendered":"
[vc_row css=”.vc_custom_1643038152781{padding-top: 20px !important;}”][vc_column][vc_column_text font_size=”d:20|tl:20|tp:20|pl:17|pp:17″ line_height=”2″]Pour les organisations, d\u00e9finir les d\u00e9lais de conservation des documents est souvent un casse-t\u00eate. Voici quelques conseils pour faciliter la t\u00e2che de celles et ceux qui doivent prendre de telles d\u00e9cisions.<\/p>\n

Ce que l’on doit :<\/strong> Avant toute chose, les d\u00e9lais de conservation l\u00e9gaux doivent obligatoirement \u00eatre respect\u00e9s. L\u2019article 958f du Code des obligations<\/a> \u00e9tablit le principal : \u00ab Les livres et les pi\u00e8ces comptables ainsi que le rapport de gestion et le rapport de r\u00e9vision sont conserv\u00e9s pendant dix ans. Ce d\u00e9lai court \u00e0 partir de la fin de l\u2019exercice \u00bb. L\u2019art. 46 de la loi sur le travail<\/a> et l\u2019art. 116 de l\u2019Ordonnance sur l\u2019assurance-accidents<\/a> exigent en outre que la saisie du temps de travail et la comptabilit\u00e9 des salaires soient conserv\u00e9es 5 ans apr\u00e8s la fin de l\u2019ann\u00e9e civile. Ce sont quasiment les seuls d\u00e9lais de conservation l\u00e9gaux non sp\u00e9cifiques \u00e0 un secteur d\u2019activit\u00e9. Nous pouvons encore y ajouter,<\/span> l\u2019art. 70 de la loi sur la TVA<\/a> qui pr\u00e9conise que l\u2019imp\u00f4t pr\u00e9alable sur les biens immobiliers doit pouvoir \u00eatre document\u00e9 pendant 20 ans (notons que cela ne concerne que les justificatifs relatifs aux biens immobiliers et non l\u2019ensemble de la comptabilit\u00e9 de la TVA).<\/p>\n

Ce que l’on peut :<\/strong> Le traitement des donn\u00e9es personnelles est soumis \u00e0 la Loi sur la protection des donn\u00e9es (LPD<\/a>). Les donn\u00e9es personnelles ne peuvent pas \u00eatre trait\u00e9es (et cela inclut leur conservation) tant que la finalit\u00e9 pour laquelle elles ont \u00e9t\u00e9 collect\u00e9es existe. La l\u00e9gislation sur la protection des donn\u00e9es ne d\u00e9finit pas de dur\u00e9e \u00e0 cet \u00e9gard ; celle-ci doit \u00eatre interpr\u00e9t\u00e9e par les int\u00e9ress\u00e9s eux-m\u00eames. On peut parler de \u00ab dur\u00e9e maximale de conservation \u00bb. L\u2019archivage en vue d\u2019une transmission historique offre une solution : il repr\u00e9sente une nouvelle finalit\u00e9 et est consid\u00e9r\u00e9 comme un substitut \u00e0 la destruction de documents au regard de la loi sur la protection des donn\u00e9es.<\/p>\n

Ce que l’on devrait :<\/strong> L\u2019art. 127 du CO<\/a> fixe \u00e0 10 ans le d\u00e9lai de prescription, sauf si le droit civil f\u00e9d\u00e9ral en dispose autrement. Les d\u00e9lais de prescription ne sont qu\u2019une recommandation pour la conservation. Ainsi, des documents peuvent \u00eatre d\u00e9truits pendant ce laps de temps, mais l\u2019utilisation du d\u00e9lai de prescription comme d\u00e9lai de conservation fait partie d\u2019une bonne gouvernance de l\u2019information. Cet article est le plus souvent utilis\u00e9 pour fixer des d\u00e9lais de conservation, et partout o\u00f9 il y a des relations d\u2019affaires avec des tiers, on s\u2019y r\u00e9f\u00e9rera. En revanche, il est important de noter des exceptions, comme celles indiqu\u00e9es \u00e0 l\u2019art. 128 du CO<\/a>, qui se prescrivent apr\u00e8s 5 ans : \u00ab les loyers, les int\u00e9r\u00eats de capitaux et toutes autres redevances p\u00e9\u00adriodiques ; les actions des artisans, pour leur travail ; des marchands en d\u00e9tail, pour leurs fournitures [\u2026] ; ainsi que celles des tra\u00advailleurs, pour leurs services \u00bb.<\/p>\n

Ce que l’on souhaite :<\/strong> Une fois le cadre des prescriptions l\u00e9gales \u00e9tabli, la d\u00e9finition de la dur\u00e9e de conservation des documents incombe \u00e9galement \u00e0 l\u2019organisation qui les produit. Quelles informations ont une valeur pour votre organisation ou sont souvent demand\u00e9es ? Quelles connaissances ne voulez-vous pas perdre? C\u2019est \u00e0 vous de d\u00e9cider! Fixez vos propres d\u00e9lais de conservation ou archivez pour une dur\u00e9e ind\u00e9termin\u00e9e ! Nous sommes l\u00e0 pour vous soutenir dans cette d\u00e9marche.[\/vc_column_text][vc_single_image image=”9388″ css=”.vc_custom_1643038472901{padding-top: 40px !important;}”][\/vc_column][\/vc_row][vc_row css=”.vc_custom_1643039697516{padding-top: 40px !important;}”][vc_column]