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Notre solution d’archivage électronique : docuteam cosmos

Conserver des fichiers utilisables au-delà de 10 ou 20 ans, cela nécessite des logiciels spécialisés. docuteam cosmos est notre solution pour l’archivage électronique à long terme. Elle se compose de plusieurs modules et peut fonctionner avec de nombreux autres composants, notamment avec des systèmes de production et des systèmes d’information archivistique quelconques. Les composants logiciels sont documentés sur une plateforme spécifique. docuteam cosmos peut être mis en œuvre dans l’infrastructure du client (on-premises) ou obtenu comme solution d’hébergement à partir du cloud. Les avantages de notre solution sont :

  • Open Source : La solution logicielle de docuteam est sous licence libre. Vos archives deviennent ainsi indépendantes du sort à long terme de docuteam.
  • Modularité : Les composants peuvent être librement combinés et complétés par des produits tiers. Ils peuvent être échangés individuellement.
  • Expérience : docuteam développe des logiciels pour les archives numériques depuis 2006. Nos propres archivistes l’utilisent eux-mêmes et contribuent ainsi à son amélioration. Cela donne à docuteam un avantage sur les fournisseurs de logiciels purs. Le plus ancien système d’archivage électronique à long terme de docuteam est celui de la ville de Baden ; il a été mis en œuvre en 2008-2010.
  • Diffusion : docuteam cosmos existe dans plus de 60 installations, et d’autres s’ajoutent chaque année. Cela fait de docuteam le leader dans sa zone de marché. Les archivistes qui utilisent docuteam cosmos contribuent à son développement en tant que communauté active.
  • Modèle de données : Contrairement à d’autres concepts, docuteam a décidé très tôt de décomposer un paquet de versement (SIP) en de nombreux paquets d’informations d’archives (AIP). De cette façon, chaque dossier et chaque fichier peuvent être demandés individuellement aux archives (DIP).
  • Versement (ingest) avec conversion de format : docuteam considère la conversion en formats de fichiers adaptés à l’archivage comme une compétence clé de l’archivage. Cette fonction est intégrée dans le processus d’ingest (entrée ou versement). Il n’est donc pas nécessaire de procéder à un pre-ingest ou à une production souvent aventureuse de formats pouvant être archivés chez les créateurs de fichiers.

Hébergement d’archives numériques (docuteam cosmos cloud)

Archivage électronique - image libre de droit

docuteam cosmos en version Cloud est une solution avantageuse pour l’archivage électronique à long terme, unique en son genre et sans concurrence directe. Il convient aux communes et aux villes, aux entreprises et aux autres organisations qui ne souhaitent pas mettre en place une infrastructure d’archivage ou qui se concentrent sur d’autres compétences dans leurs archives. Les avantages sont multiples :

  • Prix avantageux : L’architecture cloud permet de mettre en place de nouvelles instances de docuteam cosmos et de partager certains composants. docuteam a choisi des prestataires de centres de données dont les prix de stockage sont particulièrement bas. Vous n’avez pas besoin d’un réseau pour bénéficier de ce prix avantageux ; le cloud docuteam cosmos est déjà une sorte de réseau.
  • Flexible et modulaire : docuteam cosmos est disponible en quatre modèles de prix : basic, standard, advanced et flexible.
  • Multi-entité : Les données et métadonnées d’un client sont à tout moment complètement séparées de celles des autres clients et sont conservées dans des dépôts numériques (repositories) distincts.
  • Lieu de stockage des données : Nous exploitons une infrastructure en Suisse et une autre en Allemagne. Les prestations de service dans le cadre de notre offre en Allemagne sont fournies par notre partenaire de coopération, la société ArchivInForm GmbH. L’offre en Autriche est gérée par la société cosmos Preservation GmbH.
  • Sécurité des données : Un stockage géo-redondant des données et des stratégies de sauvegarde protègent vos données contre toute perte. Vos données ne quittent pas la Suisse (offre Suisse), l’Autriche (offre Autriche) ou l’Union européenne (offre Europe).

Installation d'archives numériques (docuteam cosmos on-premises)

hardware - image libre de droit

Pour les clients qui souhaitent exploiter leurs archives électroniques à long terme sur leur propre infrastructure informatique, nous installons docuteam cosmos dans leur centre de données. Cela implique généralement un travail conceptuel important. Il s’agit de gros clients : plusieurs cantons en Suisse et plusieurs Länder en Autriche. Mais aussi des entreprises, des universités et d’autres organisations en Suisse et en Allemagne. Les clients peuvent configurer docuteam cosmos comme ils le souhaitent et le combiner avec d’autres systèmes.

  • Développement général : Les clients « on-premises » concluent un contrat de maintenance avec docuteam. Ils contribuent ainsi à l’actualisation et au développement de notre solution d’archivage électronique à long terme. Ils reçoivent chaque année une nouvelle version du logiciel, dont l’installation est comprise dans le forfait de maintenance. (Les clients de docuteam cosmos cloud contribuent également à la poursuite du développement par une partie de leurs frais d’utilisation annuels).
  • Groupe d’utilisateurices : Les clients « on-premises » sont invités à une réunion annuelle du groupe d’utilisateurices (User Group). Iels y discutent avec docuteam ainsi qu’entre elleux de la manière dont le logiciel doit être développé.
  • Développement spécifique : Chaque client peut, seul ou avec d’autres, demander le développement de certaines parties du logiciel. Selon la situation et l’arrangement, le développement est intégré à la base de code générale ou reste un produit à part. Par exemple, le Service interministériel des Archives de France (SIAF) a fait évoluer le composant docuteam packer selon les normes françaises et propose désormais ce logiciel aux archives publiques françaises sous le nom d’Octave.

Comparaison de cosmos avec des systèmes concurrents

Lorsque vous évaluez un système d’archivage numérique à long terme (OAIS), voici les points critiques auxquels il faut prêter attention.

  • Capacité d’innovation : Un OAIS doit être développé en permanence, adapté à de nouvelles normes ou tendances (comme les données liées/Linked Data) ou à de nouveaux formats de fichiers. L’OAIS dispose-t-il d’une communauté forte et d’une diffusion qui lui permettent d’innover ? L’organisme responsable est-il en mesure, sur le plan organisationnel, de faire évoluer l’OAIS de manière dynamique et efficace ?
  • Capacité à séparer les clients (multi-entité) : Les archives d’organisations distinctes doivent être séparées les unes des autres. Les archives communales doivent être séparées de celles cantonales ou nationales. Souvent, les systèmes n’offrent qu’une pseudo-capacité multi-entité ; le logiciel est simplement installé plusieurs fois sur le serveur. Ainsi une question se pose : les espaces de stockage sont-ils suffisamment séparés les uns des autres pour que les personnes non autorisées ne puissent pas les consulter ?
  • Cloud Act : Depuis 2018, la loi fédérale américaine Cloud Act permet d’obliger, au besoin, les fournisseurs de services américains à transmettre leurs données, qu’elles soient hébergées sur des serveurs aux États-Unis ou dans d’autres pays. Si l’OAIS est hébergé dans un centre de données sous le contrôle d’une société à capitaux américains ou qui pourrait le devenir, il y a un risque quant à la souveraineté de vos données sensibles.
  • Connexion au système d’information archivistique (SIA) : Le dépôt numérique (repository) doit pouvoir transmettre des métadonnées à un système d’information archivistique (SIA). Si cette fonctionnalité fait défaut, il se peut que les archives numériques doivent être décrites dans le dépôt numérique (repository) et à nouveau dans le système d’information archivistique (SIA).
  • SIP – AIP – DIP : Lorsqu’un système transforme un paquet de versement (SIP) en un paquet d’informations archivé (AIP), seuls des paquets entiers peuvent en règle générale être livrés aux utilisateurs en tant que paquet de diffusion (DIP). La diffusion de fichiers individuels ou de parties d’un paquet n’est pas possible. Il est important qu’un (grand) SIP soit décomposé en de nombreux AIP de manière suffisamment différenciée dans le processus d’ingest. Ce n’est qu’à cette condition que la consultation peut se faire de manière suffisamment flexible.
  • Ingest : Un ingest suffisant implique qu’il puisse accepter des paquets de versement dans le standard correspondant (CH : eCH-0160, A : Edidoc, D : XDOMEA, F : SEDA). Il doit pouvoir contrôler le SIP et les fichiers (contrôle antivirus, reconnaissance du format, validation du format). Il doit pouvoir convertir les fichiers de manière automatisée en formats de fichiers archivables. Si de telles fonctions font défaut, elles devront être péniblement mises en œuvre dans des systèmes en amont (lors d’un «pre-ingest»). Cela conduit à des problèmes de procédure et, en cas de décentralisation de la migration des formats, à des versements non uniformes de données aux archives, éventuellement aussi à des métadonnées de conservation manquantes ou à l’absence de protocole de migration et donc à une lacune dans la preuve de l’intégrité.

Le système d'information archivistique AtoM

AtoM signifie « Access to Memory ». Il s’agit d’un système d’information archivistique (SIA) accessible par une interface web qui peut être utilisé pour la description d’archives, ainsi que pour la recherche et la diffusion de documents d’archives. AtoM supporte les normes de description archivistiques internationales ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF et ISDIAH. Le fabricant canadien Artefactual fournit AtoM sous une licence open source, il n’y a donc pas de frais de licence. Atom est beaucoup moins coûteux à la mise en œuvre et à l’utilisation que les outils commerciaux offrant des fonctionnalités similaires. AtoM étant un système ouvert et basé sur des normes, il peut être connecté à d’autres composants que docuteam propose pour l’archivage numérique. AtoM dispose d’une large base d’utilisateurices et d’une grande communauté dans le monde entier. L’outil est multilingue et utilisé dans des institutions d’archivage très différentes.

docuteam offre les services AtoM suivants :

  • Hébergement : AtoM peut être utilisé à partir de l’infrastructure cloud de docuteam cosmos comme un produit autonome, sans achat de services supplémentaires.
  • Partie de docuteam cosmos : Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser AtoM comme système d’information archivistique pour vos archives numériques à long terme (docuteam cloud advanced ou flexible).
  • Installation : Nous installons et maintenons AtoM sur votre propre infrastructure.
  • Adaptation, paramétrage et formation : Nous paramétrons et adaptons AtoM pour vous et formons les personnes qui l’utiliseront. L’interface peut être conçue selon votre CD/CI. Nous ne développons pas l’outil nous-mêmes, mais nous coordonnons les projets directement avec Artefactual.
  • Migration de données d’inventaires : Nous pouvons migrer pour vous vers AtoM les données et les métadonnées de vos systèmes d’information archivistique existants ou depuis d’autres sources de données telles que des tableaux, des fichiers XML ou d’autres instruments de recherche.
docuteam cosmos cloud

Archivage électronique : docuteam cosmos Cloud

AtoM (Access to Memory)

Dokumentations-Plattform für unsere Software

Plateforme explicative : nos logiciels

Archivage électronique : les formats

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