skip to Main Content

Gestion d'archives

Archivage électronique à long terme

Notre solution d’archivage électronique : docuteam cosmos

docuteam cosmos est notre solution pour l’archivage électronique à long terme. Il se compose de plusieurs modules et peut fonctionner avec de nombreux autres composants, notamment avec des systèmes sources et logiciels de gestion d’archives quelconques. Les composants logiciels sont documentés sur une plateforme en anglais et allemand. docuteam cosmos peut être mis en œuvre sur l’infrastructure du client (on-premises) ou obtenu comme solution d’hébergement à partir du cloud. Les avantages de notre solution sont:

  • Open Source : Le code source du logiciel est sous une licence open source. Votre archive devient ainsi indépendante du sort à long terme de docuteam.
  • Modularité : Les composants peuvent être librement combinés et complétés par des produits tiers. Ils peuvent être échangés individuellement.
  • Expérience : docuteam développe des logiciels pour les archives numériques depuis 2006. Nos propres archivistes l’utilisent eux-mêmes et contribuent ainsi à son amélioration. Cela donne à docuteam un avantage sur les fournisseurs de logiciels purs. La plus ancienne archive électronique à long terme de docuteam, celle de la ville de Baden, a été constituée en 2008-2010.
  • Diffusion : docuteam cosmos existe dans plus de 50 installations, et d’autres s’ajoutent chaque année. Cela fait de docuteam le leader dans sa zone de marché. Les archivistes qui utilisent docuteam cosmos contribuent en tant que communauté active à son développement.
  • Modèle de données : Contrairement à d’autres concepts, docuteam a décidé très tôt de décomposer un paquet de versement (SIP) en de nombreux paquets d’informations d’archives (AIP). De cette façon, chaque dossier et chaque fichier peuvent être demandés individuellement aux archives (DIP).
  • Ingest avec conversion de format : docuteam considère la conversion en formats de fichiers adaptés à l’archivage comme une compétence clé de l’archivage. Cette fonction est intégrée dans le processus d’Ingest (entrée). Il n’est donc pas nécessaire de procéder à un pré-Ingest ou à une production souvent aventureuse de formats pouvant être archivés chez les créateurs de fichiers.

docuteam cosmos : notre solution d'archivage électronique à long terme

AtoM "Access to Memory" (allemand)

Plateforme de documentation sur nos logiciels (allemand/anglais)

Hébergement d’archives numériques (docuteam cosmos cloud)

Archivage électronique - image libre de droit

docuteam cosmos en forme hébergée est une solution bon marché pour l’archivage électronique à long terme, unique et sans concurrence directe. Il convient aux municipalités et aux villes, aux entreprises et aux autres organisations qui ne souhaitent pas mettre en place une infrastructure d’archivage ou qui se concentrent sur d’autres compétences dans leurs archives. Les avantages sont multiples:

  • Rentabilité : L’architecture cloud facilite la mise en place de nouvelles instances de notre solution d’archivage électronique à long terme (docuteam cosmos) et l’utilisation conjointe de quelques composants. docuteam a sélectionné des prestataires de centres de données dont les prix de stockage sont particulièrement bas. Vous n’avez pas besoin d’un réseau pour bénéficier de ce prix avantageux ; le cloud docuteam cosmos est déjà une sorte de réseau.
  • Modulaire : docuteam cosmos est disponible en trois modèles de prix : basic, standard et flexible.
  • Capacité multi-clients : Les données et métadonnées d’un client sont à tout moment complètement séparées de celles des autres client-e-s et sont conservées dans des repositories distincts (serveurs de stockage).
  • Centres de données sécurisés : Notre solution cloud pour l’archivage électronique est hébergé en Suisse dans les centres de données de Switch. Switch est une fondation de droit privé de la Confédération et des cantons universitaires qui fournit des infrastructures informatiques pour l’enseignement et la recherche. Les archives sont considérées comme des installations proche de le recherche, c’est pourquoi docuteam cosmos trouve refuge chez ce partenaire sûr et organisé de manière durable. L’ensemble de la pile technologique est connue et documentée, ce qui crée la confiance. docuteam a un contrat à long terme avec Switch. En Allemagne, une infrastructure cloud pour docuteam cosmos est en cours de construction, en Autriche, elle est en projet.
  • Stockage géoredondant: Les centres de données de Switch à Zurich et Lausanne sont distants de près de 200 kilomètres. docuteam cosmos est disponible plusieurs fois dans chacun de ces centres de données pour chaque client.

Installation d'archives numériques (docuteam cosmos on-premises)

hardware - image libre de droit

Pour les clients qui souhaitent exploiter leurs archives électroniques à long terme sur leur propre infrastructure informatique, nous installons docuteam cosmos dans leur centre de données. Cela implique généralement un travail conceptuel important. Il s’agit de gros clients : plusieurs cantons en Suisse et plusieurs États fédéraux en Autriche. Mais aussi des entreprises, des universités et d’autres organisations en Suisse et en Allemagne. Les clients peuvent configurer docuteam cosmos comme ils le souhaitent et le combiner avec d’autres systèmes.

  • Développement général : Les clients « on-premises » concluent un contrat de maintenance avec docuteam. Ils contribuent ainsi à l’actualisation et au développement de notre solution d’archivage électronique à long terme. Ils reçoivent chaque année une nouvelle version du logiciel, dont l’installation est comprise dans le forfait de maintenance. (Les clients de docuteam cosmos cloud contribuent également à la poursuite du développement par une partie de leurs frais d’utilisation annuels).
  • Groupe d’utilisateurs : Les clients « on-premises » sont invités à une réunion annuelle du groupe d’utilisateurs (User Group). Ils y discutent avec docuteam ainsi qu’entre eux de la manière dont le logiciel doit être développé.
  • Développement ultérieur spécifique : Chaque client peut commander le développement ultérieur de certaines parties du logiciel, seul ou en collaboration avec d’autres. Selon la situation et l’accord, le développement ultérieur est intégré à la base de code générale ou reste séparé en tant que produit. Par exemple, le Service interministériel des Archives de France (SIAF) a fait développer le composant docuteam packer selon les normes françaises et propose désormais ce logiciel aux archives publiques de France sous le nom d’Octave

La plateforme de gestion d’archives AtoM

AtoM signifie « Access to Memory » (https://www.accesstomemory.org). Il s’agit d’une plateforme de gestion d’archives basée sur le web qui peut être utilisée pour la description ainsi que pour la valorisation et la recherche. AtoM est basé sur les normes archivistiques internationales ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF et ISDIAH. Le fabricant canadien Artefactual (https://www.artefactual.com) fournit AtoM sous une licence open source, il n’y a donc pas de frais de licence. Atom est beaucoup moins coûteux à la mise en œuvre et à l’utilisation que les outils commerciaux offrant des fonctionnalités similaires. AtoM étant un système ouvert et basé sur des normes, il peut être connecté à d’autres composants que docuteam propose pour l’archivage numérique. AtoM dispose d’une large base d’utilisateurs et d’une grande communauté dans le monde entier. L’outil est utilisé dans des institutions d’archivage très différentes.

docuteam offre les services AtoM suivants :

  • Hébergement : AtoM peut être utilisé à partir de l’infrastructure cloud de docuteam cosmos comme un produit autonome, sans achat de services supplémentaires.
  • Partie de docuteam cosmos : Si vous le souhaitez, utilisez AtoM comme système de gestion pour vos archives numériques à long terme docuteam cloud standard ou flexible.
  • Installation : Nous installons et maintenons AtoM sur votre propre infrastructure.
Back To Top