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Gestion de l’information (exemples)

Selon notre expérience et les normes en gestion de l’information, il apparaît clairement qu’après une solide analyse de l’existant, une bonne gestion documentaire ou gestion intégrée des documents (GID) nécessite : 1) Des règles pour contrôler l’accès à l’information, 2) Des structures de classement avec des règles de conservation (délais, sorts finaux), 3) Une formation et l’accompagnement des collaborateurs dans le cadre de la mise en œuvre et du suivi.

  • Nous avons préparé une société d’un consortium industriel à la mise en place d’un système de gestion des documents : plan de classement, processus de gestion des dossiers, formation de base aux employés pour l’introduction des données électroniques, élaboration de critères pour l’archivage à long terme.
  • Nous avons dû travailler dans une organisation internationale au budget très limité, à l’introduction d’une nouvelle politique de conservation des données. Il y avait déjà un plan de classement, mais son utilisation n’était pas claire pour tous. Les employés ne trouvaient pas facilement les documents qu’ils cherchaient, les dossiers n’étaient pas bien gérés, les documents électroniques n’étaient pas accessibles aux autres utilisateurs. Des directives claires et des cours de formation dispensés par notre équipe leur ont été d’une grande aide.
  • Dans les écoles cantonales de trois cantons, nous avons créés des plans de classification, qui ont ensuite été approuvés par les Archives cantonales des cantons respectifs.
  • Dans le canton de Saint-Gall, nous avons participé à l’élaboration de nouveaux plans de classement pour le Conseil d’Etat, le Grand Conseil et l’administration cantonale.
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