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Évaluation archivistique, tri (exemples)

Les projets d’évaluation archivistique sont souvent les plus spectaculaires, car ils permettent souvent la destruction, contrôlée, de grandes masses documentaires plus utiles.

Quelques exemples de projets romands que nous avons menés en évaluation archivistique :

  • Nous nous basons sur les recommandations formulées par la plupart des cantons pour faire de l’évaluation dans les communes. Comme il n’existe que peu de règles pour les entreprises privées, si ce n’est de rares lois fédérales (Code des obligations pour les pièces comptables, Loi sur la TVA, etc.) concernant des délais de conservation et de prescription, nous utilisons notre propre base de données de règles de conservation.
  • Dans l’optique d’une éventuelle fusion, une commune s’interroge sur la bonne gestion de ses archives et a l’impression qu’elle pourrait éliminer beaucoup de dossiers. Elle préfère être accompagnée par des professionnels avant de commettre l’irréparable et se sent rassurée que les décisions d’évaluation soient faites sur nos propositions. Une fois les destructions approuvées et effectuées, nous en profitons pour réorganiser les espaces afin que les archives définitives soient clairement identifiées dans un endroit et que chaque service ait sa place pour gérer ses dossiers jusqu’à la fin de leur délai de conservation. Nous fournissons aux collaborateurs des étiquettes à mettre sur les futurs dossiers pour les aider de façon pragmatique dans cette gestion.
  • Dans les services d’une administration, la gestion des dossiers actifs est performante : ils sont décrits dans une base de données et une fois clôturés, ils sont systématiquement descendus dans des boîtes à la cave et inventoriés. Problème : une fois à la cave, ces dossiers y restent, côtoyant des affaires diverses aux délais de conservation variés, si bien qu’à un moment la cave devient trop petite pour y amener de nouveaux dossiers. Une campagne d’évaluation a permis de détruire les dossiers qui n’ont plus de valeur pour leur producteur, de regrouper et d’identifier des dossiers inactifs à valeur archivistique qui sont allés rejoindre les archives communales. Après avoir ainsi traité l’arriéré, nous avons mené un autre projet de gestion de l’information (conception de plan de classement et de règles de conservation) pour résoudre ce problème structurel et permettre de contrôler dès leur production le cycle de vie des dossiers.
  • En vue d’un déménagement, une organisation ne souhaitait pas déplacer inutilement des dossiers qui pourraient être détruits. N’ayant pas de ressources à l’interne pour faire rapidement du tri, elle nous mandate pour identifier les dossiers et rédiger des règles de conservation facilement utilisables à l’intention des collaborateurs pour les futurs dossiers.
  • Une petite entreprise se rend compte qu’elle dépense beaucoup d’argent pour faire des sauvegardes informatiques régulières de fichiers importants, mais très lourds et qui ne sont utilisés uniquement pour consultation. Elle nous demande de réorganiser son système de fichiers pour que les cycles de sauvegardes soient différenciés en fonction de l’activité des dossiers et de la taille des fichiers. Cette diminution des charges pour l’entreprise doit lui permettre d’augmenter ses gains tout en baissant ses tarifs et améliorer sa compétitivité.
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