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Gestion d'archives

docuteam cosmos: le défi

Certaines données doivent rester utilisables sur une très longue durée : contrats, procès-verbaux, plans, dossiers de projets ou photographies, différents types de documents qui varient en fonction du contexte et de l’institution. Pour les organismes publics, la législation en vigueur sur l’archivage définit les documents à archiver. Dans le cas des entreprises privées, certaines données ont une valeur importante, probante, et nécessitent que l’on puisse y accéder bien au-delà des délais légaux de conservation.

Le défi de l’archivage numérique réside dans le fait de pouvoir utiliser les données à très long terme tout en garantissant leur authenticité :

  • À long terme signifie trouver, afficher et utiliser des données même après plusieurs changements de générations de matériel informatique, de systèmes d’exploitation, de logiciels et de formats. On parle ici d’un horizon de plusieurs décennies, dans un temps où les personnes qui ont produit les données ne seront plus là pour identifier les formats ou les logiciels utilisés.
  • Authentique signifie que les documents archivés sont intègres et conformes à leur état d’origine. Il faut ainsi pouvoir prouver par exemple que tel contrat a bien été conservé dans la version dans laquelle il a été conclu et qu’il n’a pas été modifié ultérieurement. La principale mesure permettant de garantir l’authenticité des données est de documenter leur contexte de production ; on parle dans le jargon d’un faisceau de preuves.

Pour relever le défi de l’archivage numérique, le standard international OAIS (Open Archival Information System / Système ouvert d’archivage d’information, ISO 14721:2012) s’est imposé. C’est un modèle de référence qui ne tient pas seulement compte de l’infrastructure technique, mais aussi de toute l’organisation des archives. Il définit des domaines d’activités centraux et les responsabilités en matière d’archivage numérique, propose des modèles de fonctions et d’informations et, enfin, donne une définition des termes les plus importants. Grâce à sa neutralité à l’égard des différents types et formats de données, des architectures de systèmes et des types d’institution, le modèle OAIS fournit une base fondamentale pour aborder la question de l’archivage numérique au-delà des cercles de spécialistes.

Le modèle de référence OAIS (version 2012).

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