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Nous gérons nos documents dans un système de fichiers. Pourquoi avons-nous besoins d’archives ?

Des archives numériques permettent de faire la distinction entre les documents actifs et ceux qui sont clôturés.  Seules les données qui doivent rester utilisables sur le long terme sont archivées. Notre outil de recherche ne vous permet pas seulement de préserver la structure de votre ancien système de classement, mais aussi d’effectuer des recherches plein texte dans le corpus constitué de son contenu. Cela vous permet d’accéder rapidement aux documents archivés à partir du système de fichiers.

Nous venons d’introduire un système de gestion électronique des affaires. Désormais, nous sommes tranquilles dix ans avant d’avoir besoin d’un système d’archivage.

Il existe de bonnes raisons pour sortir des données d’un système GEVER et pour les archiver au bout de deux à quatre ans déjà: allégement du système, conversion précoce dans des formats de fichier archivables, sélection des dossiers à archiver pendant que le personnel responsable est encore aux affaires, etc. Le modèle de tri selon eCH-0164 décrit bien ce cas.

En outre, chaque client possède de nombreuses données qui n’ont jamais été importées dans un système GEVER, mais n’en ont pas moins une valeur archivistique, par exemple des séries de procès-verbaux, des photos, des cartes du contrôle des habitants numérisées, etc.

docuteam peut-elle garantir que les données archivées avec docuteam cosmos pourront encore être lues dans 50 ans ?

Non, cela n’est pas réaliste. Par contre, nous vous garantissons que nous traitons les archives numériques selon les standard reconnu en la matière sur le plan international (OAIS). L’un des aspects essentiels du modèle OAIS est la fonction de planification de la conservation (dénommée preservation planning). Les données et métadonnées présentes dans une instance de stockage sont examinées périodiquement et, si nécessaire, migrées – d’entente avec le client – vers de nouveaux formats d’archivage. L’archivage électronique est un processus continuel, qui ne s’achève pas avec le transfert des données dans le coffre-fort électronique.

Les solutions de stockage dans un nuage (cloud) ne représentent-elles pas un risque intrinsèque ?

Nos prestations se base sur le service de stockage cloud de Switch, une fondation suisse à but non lucratif. Les données se trouvent dans deux centres de calcul appartenant à Switch et basés à Zurich et à Lausanne. Switch propose des contrats à longue échéance.

Que se passe-t-il si la forme juridique de docuteam devait changer ?

docuteam est actuellement une S.à.r.l. Les associés sont inscrits nommément au registre du commerce. Même si docuteam n’envisage rien de tel, aucune entreprise ne peut exclure un changement de sa forme juridique ou sa vente. Le client peut toutefois exiger d’en être informé.

Sera-t-il toujours possible d’accéder aux données si docuteam fait faillite ?

En effectuant des sauvegardes vers sa propre infrastructure, le client se protège efficacement contre les risques liés à tout éventuel changement de forme juridique ou à toute faillite de docuteam.

Pouvons-nous conserver nos prestataires de services habituels pour l’archivage de documents papier ? Pouvons-nous assurer l’archivage des documents papier avec notre propre personnel ?

Oui. Le système d’information archivistique (AIS) faisant partie intégrante de docuteam cosmos n’est pas seulement approprié pour les archives électroniques, mais aussi pour les documents sous forme papier. Il peut être utilisé par des tiers via une liaison sécurisée. L’import de données d’inventaires existantes est possible. Il convient toutefois de mentionner qu’une séparation des compétences entre archives analogiques et numériques requiert un effort de coordination et engendre des coûts supplémentaires pour la mise à disposition. En outre, elle peut mettre en danger la cohérence de l’inventaire d‘archives.

Que se passe-t-il si je ne souhaite plus utiliser l’offre docuteam cosmos ?

Les données et métadonnées archivées dans docuteam cosmos vous appartiennent. Si vous n’avez plus besoin de notre offre, nous extrayons vos paquets d’archivage de l’instance de stockage et nous vous les remettons sous une forme standardisée et documentée (non propriétaire).

Nous ne souhaitons pas créer de rapports de dépendance à l’égard de notre système. Les paquets d’archivage exportés reposent sur des normes internationales, de sorte qu’ils peuvent également être intégrés et lus dans d’autres systèmes.

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