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Certaines données doivent rester utilisables sur une très longue durée. Il peut s’agir de contrats, procès-verbaux, plans, dossiers de projets ou photographies. Des types de documents qui varient en fonction du contexte de l’institution. Pour les organismes publics, c’est la législation sur l’archivage qui réglemente les documents à archiver. Dans le cas des entreprises privées, certaines données ont une valeur importante et nécessitent que l’on puisse y accéder bien au-delà des délais légaux de conservation.

Le défi de l’archivage numérique réside dans le fait de pouvoir utiliser les données à très long terme, tout en étant capable de prouver leur authenticité:

  • À long terme signifie qu’il doit rester possible de trouver, d’afficher et d’utiliser des données même après plusieurs changements de générations de matériel informatique, de systèmes d’exploitation, de logiciels et de formats de données. On parle ainsi d’un horizon de plusieurs décennies et il faut partir du principe qu’il ne sera alors plus possible de s’adresser directement aux personnes qui ont produit les données pour savoir quels formats ou logiciels elles ont utilisés.
  • Authentique signifie que les documents archivés sont effectivement ce qu’ils sont censés être. Il faut ainsi pouvoir prouver que tel ou tel contrat a bien été conservé dans la version dans laquelle il a été conclu et qu’il n’a pas été modifié ultérieurement. La principale mesure permettant de conserver l’authenticité des données est de documenter leur contexte de production. Dans le jargon, on parle d’un faisceau de preuves.

Pour relever le défi de l’archivage numérique, le standard international OAIS (Open Archival Information System / Système ouvert d’archivage d’information, ISO 14721:2012) s’est imposé. C’est un modèle de référence qui ne tient pas seulement compte de l’infrastructure technique, mais de toute l’organisation des archives. Il définit des domaines d’activités centraux et les responsabilités en matière d’archivage numérique, propose des modèles de fonctions et d’informations et, enfin, donne une définition des termes les plus importants. Grâce à sa neutralité à l’égard des différents types et formats de données, des architectures de systèmes et des types d’institution, le modèle OAIS fournit une base fondamentale pour aborder la question de l’archivage numérique au-delà des cercles de spécialistes.

Le modèle de référence OAIS (version 2012) est disponible à l’adresse suivante:

https://public.ccsds.org/pubs/650x0m2.pdf

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