skip to Main Content

Contact

 +41 21 510 21 81
avenue de Grandson 48, CH-1400 Yverdon-les-Bains

Kontakt

 +41 56 470 03 37
Im Langacker 16,  CH-5405 Baden-Dättwil

Plan de situation

info@docuteam.ch DE +41 56 470 03 37 FR +41 21 510 21 81

Outils et procédures de versement

  • docuteam met gracieusement à disposition docuteam packer pour les versements à partir du système de fichiers ou de supports de données (sur demande, docuteam peut procéder à ces versements directement à partir de l’infrastructure du client).
  • Dans la mesure où des systèmes d’informations utilisés par le client (systèmes de gestion des affaires, applications spécialisées) disposent d‘interfaces de versement appropriées (actuellement surtout eCH-0160), celles-ci peuvent être utilisées.
  • Les paquets de versement sont téléchargés sur la plate-forme docuteam cosmos via une liaison cryptée.

Standards supportés pour les paquets de versement (SIP)

  • Standard: METS Matterhorn (sur la base des standards METS, Premis et EAD)
  • eCH-0160 (si déjà en production chez le client)

Formats de fichiers acceptés pour l‘archivage

En principe, tous les formats de fichiers peuvent être archivés sur la plate-forme docuteam cosmos. La conservation de données utilisables à long terme est limitée à un choix déterminé de formats de fichiers reconnus comme adaptés à l’archivage (preservation planning):[1]

  • PDF/A-1, PDF/A-2
  • Tiff
  • Texte
  • Wave
  • Formats vidéo selon entente

[1] Cette liste recouvre pratiquement le catalogue des formats de données d’archivage du CECO (Centre de coordination pour l’archivage à long terme de document électroniques): http://www.kost-ceco.ch/wiki/whelp/Cfa/index.php

Conversion de formats de fichiers

Pour garantir leur utilisation à long terme, les fichiers sont convertis dans les formats adaptés à l’archivage indiqués ci-avant. Si vous disposez déjà d’outils de conversion appropriés, ou si les applications spécialisées que vous utilisez en ont, la conversion a alors lieu déjà avant le versement. Dans les cas normaux, la conversion des formats de fichiers fait partie intégrante du processus de prise en charge de docuteam cosmos (ingest).

Il convient de garder à l’esprit que les conversions de formats de fichiers n’ont jamais lieu tout à fait sans pertes. Ainsi, à titre d’exemple, lors de la conversion de fichiers Excel en PDF/A, ce sont les macros et les formules qui sont perdues.

docuteam peut convertir les types de formats de fichiers d’origine suivants en formats de fichiers adaptés à l‘archivage:

  • Tous les formats Office (Microsoft Office, Open Office, Libre Office) y compris d’anciens formats.
  • Courriels en de multiples formats.
  • Formats d’images ainsi qu’images matricielles (tels que jpg, tif, jpg2000) ou des images vectorisées tel que les fichiers EPS
  • Formats de données audio et vidéo

Traitement des formats de fichiers originaux

Le client peut choisir si les formats de fichiers originaux doivent être supprimés après la conversion.

  • Leur suppression a l’avantage d’économiser de l’espace mémoire.
  • Leur conservation réduit les risques pour le client de voir des informations ou des fonctionnalités disparaître du fait de la conversion.

Mandat d’évaluation détaillée

Le client peut choisir s’il veut charger docuteam de détruire des documents sans valeur archivistique avant l’étape d’archivage. Les critères correspondants doivent être convenus au préalable, mais peuvent s’appuyer sur des standards d’évaluation archivistique communément admis.

Confirmation au client quant à la suppression des documents

  • La quittance du versement a lieu dès que le processus d’ingest s’est déroulé avec succès, que la description et la mémorisation ont eu lieu et que le processus de sauvegarde s’est déroulé une première fois avec succès. Ce n’est qu’alors que les fichiers originaux peuvent être désignés comme aptes à être supprimés.
  • Lors de versements à partir du système de fichiers, la confirmation est donnée par courriel.
  • Lors de versements à partir d’applications spécialisées, la confirmation peut aussi être diffusée via un web service ou par la transmission d’un rapport XML. La confirmation mentionne les identifiants permanents (Persistent Identifiers/PID) des dossiers et documents archivés. Les PID servent de référence pour tout accès ultérieur à ceux-ci.
Back To Top