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Gestion d'archives

docuteam cosmos: Standard de versement

Outils et procédures de versement

  • docuteam met librement à disposition docuteam packer pour les versements à partir du système de fichiers ou de supports de données (sur demande, docuteam peut procéder à ces versements directement à partir de l’infrastructure du client).
  • Dans la mesure où des systèmes d’informations utilisés par le client (systèmes de gestion d’affaires, applications spécialisées) disposent d‘interfaces de versement appropriées (actuellement surtout eCH-0160), celles-ci peuvent être utilisées par processus automatisés.
  • Les paquets de versement sont téléchargés sur la plate-forme docuteam cosmos via une liaison cryptée.

Standards supportés pour les paquets de versement (SIP)

  • METS Matterhorn (sur la base des standards METS, Premis et EAD)
  • eCH-0160

Formats de fichiers acceptés pour l’archivage

En principe tous les formats de fichiers peuvent être archivés sur la plate-forme docuteam cosmos. La conservation de données utilisables à long terme est limitée à un choix déterminé de formats de fichiers reconnus comme adaptés à l’archivage (preservation planning):

  • PDF/A-1, PDF/A-2
  • Tiff
  • Texte
  • Wave
  • Formats vidéo selon entente

Cette liste recouvre pratiquement le catalogue des formats de données d’archivage du CECO (Centre de coordination pour l’archivage à long terme de document électroniques).

Conversion de formats de fichiers

Pour garantir leur utilisation à long terme, les fichiers sont convertis dans les formats adaptés à l’archivage indiqués ci-avant. Si vous disposez déjà d’outils de conversion appropriés ou si les applications spécialisées que vous utilisez en ont, la conversion a alors lieu avant le versement. Dans les cas habituels, la conversion des formats de fichiers fait partie intégrante du processus de prise en charge de docuteam cosmos (ingest).

Il convient de garder à l’esprit que les conversions de formats de fichiers n’ont jamais lieu tout à fait sans pertes. Ainsi, à titre d’exemple, lors de la conversion de fichiers Excel en PDF/A, ce sont les macros et les formules qui sont perdues.

docuteam peut convertir les types de formats de fichiers d’origine suivants en formats de fichiers adaptés à l‘archivage:

  • Tous les formats Office (Microsoft Office, Open Office, Libre Office) y compris d’anciens formats
  • Courriels en de multiples formats
  • Formats d’images ainsi qu’images matricielles (tels que jpg, tif, jpg2000) ou images vectorisées telles que les fichiers EPS
  • Formats de données audio et vidéo

Mandat d’évaluation détaillée

Le client peut choisir s’il veut charger docuteam de détruire des documents sans valeur archivistique avant l’étape d’archivage. Les critères de tri et de sélection doivent être convenus au préalable, suivant les standards d’évaluation archivistique communément admis et le cas échéant la législation en vigueur.

Confirmation au client quant à la suppression des documents

  • La quittance du versement a lieu lorsque le processus d’ingest s’est déroulé avec succès, que la description et la mémorisation ont eu lieu et que le processus de sauvegarde s’est achevé une première fois avec succès. Ce n’est qu’alors que les fichiers d’origine sont désignés comme aptes à être supprimés.
  • Lors de versements à partir du système de fichiers, la confirmation est transmise par courriel.
  • Lors de versements à partir d’applications spécialisées, la confirmation peut aussi être diffusée via un web service ou par la transmission d’un rapport XML. La confirmation mentionne les identifiants permanents (Persistent Identifiers/PID) des dossiers et documents archivés. Les PID servent de référence pour tout accès ultérieur à ceux-ci.
Pour plus d'information voir:
Standard de versement
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