Was man mindestens einmal j\u00e4hrlich macht, und zwar immer gleich, ist ein Prozess. Macht man das Gleiche aber nur alle paar Jahre, so wird daraus schnell einmal ein Projekt. Denn seit der letzten Ausf\u00fchrung haben sich verschiedene Rahmenbedingungen ge\u00e4ndert, ein Teil der Ansprechpartner hat gewechselt, und man erinnert sich sowieso nicht mehr, wie man es das letzte Mal gemacht hat.<\/p>\n
So ist es auch mit der digitalen Archivierung. J\u00e4hrlich durchgef\u00fchrt, ist es ein Prozess, sonst ein Projekt. Es ist daher ganz klar: Sie sollten aus Ihren Produktivsystemen j\u00e4hrlich archivieren, das ist am effizientesten. Dokumentieren Sie das Vorgehen f\u00fcr das n\u00e4chste Jahr, und es wird von Jahr zu Jahr leichter gehen.<\/p>\n
Das erste Mal ist die Archivierung aus einem Produktivsystem, etwa aus einem Gesch\u00e4ftsverwaltungssystem, aber mit ziemlicher Sicherheit ein Projekt. Die Auskopplung von Nutz- und Metadaten aus dem System haben Sie vermutlich vorher noch nie gemacht. Es muss auch getestet werden, wie Ihre Ablieferungspakete im digitalen Archiv ankommen.<\/p>\n
Mit hoher Wahrscheinlichkeit werden Sie in ihrem System gewisse Bereinigungen vornehmen m\u00fcssen. Hat Ihr Team jeweils darauf verzichtet, Dossiers abzuschliessen, so r\u00e4cht sich das jetzt. Vielleicht haben sich die Sachbearbeitenden darauf beschr\u00e4nkt, Subdossiers abzuschliessen, und Sie stellen nun fest: die k\u00f6nnen gar nicht archiviert werden, ohne dass das Hauptdossier auch abgeschlossen wird. Dieses k\u00f6nnen sie aber nicht abschliessen, weil die Dossierbildung nicht dem entspricht, was man das \u00abDossierprinzip\u00bb nennt. Dossiers und Gesch\u00e4fte sind nicht kongruent. Es kommt auch vor, dass Dossiers zum gleichen Gesch\u00e4ft mehrfach existieren, weil jemand zu faul war, nach einem bereits existierenden Dossier zu suchen.<\/p>\n
Je nach Befund realisieren Sie: Es braucht ein eigentliches Sanierungsprojekt, bevor Sie \u00fcberhaupt daran denken k\u00f6nnen, aus dem System zu archivieren. Diese Arbeiten k\u00f6nnen umfangreich sein. Das Rezept zur Vermeidung: K\u00fcmmern Sie sich darum, dass Dossierbildung und Dossierabschluss in Ihrem GEVER-System picobello sind.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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