skip to Main Content

Gestion d'archives

Strukturera och bevara information

Vi förbättrar hanteringen av dina dokumenthantering

Records management - Andreas Steigmeier - docuteam, Baden

Records management och arkivering är processer som sträcker sig över hela livscykeln av information, från skapelsen och strukturerad förvaring till arkivering eller gallring. Säg till vad du har för behov. Vi stöder vårt arbete på internationellt godkända regler, framför allt på ISO-norm 15489.

  • Tillsammans med dig utvecklar vi din records management och hjälper dig med att bestämma vad du ska spara, i vilken form, hur länge och i vilka strukturer. Det spelar ingen roll om dokumenten finns på papper, digitalt eller både och.
  • Ofta behövs bara en liten del av de nödvändiga handlingarna sparas i obegränsad tid – vi bistår dig i de bedömningarna och upprättar gallrings regler.
  • Vi strukturerar och förtecknar ditt arkiv och förenklar tillgången till kunskapen som finns i handlingarna. Vi utför också digitalisering av dokument så att tillgängligheten ökar ytterligare.För dina dokument och handlingar som redan finns i digital form kan vi upprätta ett digitalt arkiv enligt internationella regler och standards.
  • Vi hittar en lösning som passar dina befintliga IT-system och använder oss av kommersiella applikationer och egna programutvecklingar.
  • I många organisationer – offentliga och privata – saknas det ofta personal som skulle kunna ägna sig åt records management och arkivering. Dessutom krävs för olika frågor specifik kunskap. Med Docuteams praxisprovade modell tar vi hand om ditt arkiv på ett kontinuerligt sätt. Så får även mindre organisationer ett professionellt arkiv.

Vi tar hand om och behandlar dina arkiv

Betreuung und Bewirtschaftung von Archiven -docuteam

Du vill överföra skötseln av dokumenthantering och arkivering till en kompetent partner. Vi har erfarenhet utifrån mångåriga mandat att sköta såväl privata som kommunala arkiv på ett effektivt och professionellt sätt.

  • Vi konsulterar verksamheter som producerar dokument och överför handlingar till arkivet som de inte längre använder dagligen.
  • Vi gallrar dessa handlingar enligt interna regler och lagar, bevarar dem i egna rum och förtecknar dem.
  • Vi ställer en arkivdatabas till förfogande så att du inte behöver skaffa en egen mjukvara för arkivet.
  • Vi svarar på interna och externa frågor och ger tillgång till arkivhandlingar.
  • Vid behov jobbar vi på plats. De flesta ärenden kan bearbetas från kontoret i Malmö. På det viset kan Docuteam-modellen erbjuda en omfattande och effektiv arkivlösning på distans.
  • Vår rådgivning baseras på lagstadgade och administrativa frister, erfarenhet från många arkiv samt utbildning som historiker.it Garantie sind wir deutlich schneller, als wenn Sie mit eigenem Personal Ihr Archiv bewirtschaften.

Vi utformar och säkerställer din elektroniska arkivering

digital arkivering - royaltyfri bild

Du vill att digitala handlingar ska förbli tillgängliga över generationer av hårdvara, operativsystem och applikationer. För detta söker du en partner som har många års erfarenhet från olika projekt. Docuteam är inte bara konsult i digitalt arkivering utan utvecklar även egna verktyg som är tillgängliga i open source. Dessa program baseras på referensmodellet OAIS (ISO 14721). Vi är aktiva på två områden inom digitalt arkivering.

Analys, planering och implementering

Vi analyserar processer, datasamlingar och systemlandskap för att vägleda dig till ett eget digitalt arkiv. Det innehåller:

  • Definition av en arkiverings- och bevaringsstrategi
  • Analys av befintliga datasamlingar (produktionssystem, volym, komplexitet), bedömning av arkivvärdet.
  • Utformning av ett pålitligt digitalt arkiv som uppfyller kraven av OAIS (ISO 14721).
  • Teknisk omsättning av det utformade konceptet. Det finns ingen mjukvara som täcker OAIS “out of the box”, men vi hittar de komponenter som du behöver. De kan vara kommersiella produkter eller egna open source-utvecklingar.
  • Integration av det digitala arkivet i systemlandskapet som redan finns hos dig. Det blir mest effektivt om man kan dela bestående strukturer som t.ex. lagring eller databasserver.
  • Digital läsesal: Utformning och implementering av system som ger tillgång till digitala handlingarna.

Open source-lösningar för digitala arkiv

Vi utvecklar egna verktyg för digital långtidsarkivering och publicerar dem som open source. Vår kärna är “Documill”, en flexibel maskin som tar emot och bereder digitala handlingar för e-arkivet. “Docupack” är arkivmedarbetarnas verktyg för att granska och redigera informationspaket (SIP, AIP). Dessa verktyg används redan i olika arkiv. Ta chansen och använd de här verktygen för att komma igång med ditt e-arkivet utan licenskostnader. Om du vill så får du gärna ett support- och uppdateringsavtal med oss som garanterar dig hjälp vid frågor och håller din installation aktuellt.

Back To Top