Überspringen zu Hauptinhalt

Gestion d'archives

Betreuung und Bewirtschaftung von Archiven

Ordnen und Verzeichnen von Archiven

Sie möchten in Ihrem Archiv das Gewünschte rasch finden können.

  • Erschliessung: Wir ordnen Unterlagen nach archivwissenschaftlichen Kriterien und schaffen eine Klassifizierung, die sich an den gewachsenen Beständen orientiert (Provenienzprinzip). Dabei vernichten wir mehrfach vorhandene oder nicht aufbewahrungswürdige Unterlagen.
  • Digitales Archivverzeichnis: Wir geben Ihnen über unsere Web-Anwendung docuteam webgate Zugriff auf Ihr Archivverzeichnis. Sie benutzen dazu eine sichere Verbindung. So benötigen Sie keine eigene Archivdatenbank und haben immer Zugriff auf das aktuelle Verzeichnis. Wenn Sie es wünschen, können wir die nicht vertraulichen Inhalte des Archivverzeichnisses öffentlich publizieren. In Kombination mit einem digitalen Langzeitarchiv können auch Dokumente oder Fotos publiziert werden (Beispiel: Fotobestände der Stadt Baden).
  • Konservierung: Wir entfernen grobe Metallteile und Kunststoffe und packen die Unterlagen um in Behältnisse, die gemäss internationalen Normen für die langfristige Lagerung geeignet sind.

Diese Arbeiten verrichten wir auch mit digitalen Unterlagen, entweder mittels unserer Plattform docuteam cosmos oder für ein anderes digitales Langzeitarchiv.

Bewertung auf Archivwürdigkeit

Historisches Archiv - Vikariat, Genf

Sie haben ein Platzproblem oder möchten Ihr Archiv auf jene Unterlagen reduzieren, bei denen noch eine Aufbewahrungsfrist läuft oder die auf Dauer archivwürdig sind.

  • Bewertung: Wir bewerten Ihre Archivalien auf Archivwürdigkeit. Hierfür stützen wir uns auf gesetzliche und administrative Fristen und auf eine breite Erfahrung. Wir dokumentieren die Bewertung in geeigneter Form im Archivverzeichnis mit Verweis auf die angewandten Grundsätze oder in einem Vernichtungsprotokoll.
  • Aussonderung aus Systemen: Wir nehmen die jährliche Aussonderung aus GEVER– und anderen Systemen vor. Die damit verbundenen Bewerungsaufgaben übernehmen wir nach Ihren Instruktionen oder legen die erstellten Auswahllisten Ihnen zum Entscheid vor. Die ausgesonderten archivwürdigen Unterlagen übergeben wir an ein Langzeitarchiv.
  • Aktenangebot und Ablieferung an ein öffentliches Archiv: Für Organe, die gegenüber einem öffentlichen Archiv anbietepflichtig sind, erstellen wir die Listen für das Aktenangebot und führen die Ablieferung der archivwürdigen Unterlagen vor.

Diese Arbeiten verrichten wir auch mit digitalen Unterlagen.

Betreuung von Archiven

Archivbewirtschaftung - docuteam, Baden

Die Bewirtschaftung von Archiven auf Dauer ist unsere Spezialität. Dieses Modell hat sich bewährt bei Archiven von Gemeinden, Städten, Firmen oder Organisationen, die kein eigenes Archivpersonal beschäftigen und ihr Archiv periodisch gut betreut haben wollen.

  • Periodische Nachführung: Wir kommen in festgelegten Abständen, häufig einmal jährlich, bei Ihnen vorbei und erledigen die anstehenden Archivarbeiten. Wir integrieren die zu archivierenden Unterlagen ins Archiv und führen das Archivverzeichnis nach.
  • Mandatsverhältnis: Wenn Sie eine laufende Verfügbarkeit wünschen oder uns weitere Aufgaben übertragen wollen, etwa die Beantwortung von Anfragen ans Archiv oder die Beratung der Verwaltung bezüglich der Führung von Unterlagen, dann schliessen wir meist einen schriftlichen Vertrag, der dies alles regelt. Eine qualifizierte Person ist Ihre Archivarin oder Ihr Archivar. Sie kann weitere Mitarbeitende von docuteam nach Bedarf beiziehen. Die ältesten Mandate gehen in die Gründungszeit von docuteam zurück und dauern nun 20 Jahre an.
  • Umzug von Archiven: Wenn Ihr Archiv in neue Räume verbracht werden muss, planen wir den Umzug und begleiten Ihr Umzugspersonal.

Digitalisierung von Archivalien

Digitalisierung - Tobias Wildi - docuteam, Baden

Sie möchten digital auf Unterlagen zugreifen, die nur auf Papier existieren. Wir können Sie beraten, wie das zu organisieren ist. Wir sind aber auch in der Lage, selber zu digitalisieren. Wo sich eine Kombination mit unseren anderen Tätigkeiten ergibt, ist das besonders interessant für Sie. Etwa wenn Unterlagen gleichzeitig verzeichnet oder in ein digitales Langzeitarchiv integriert werden müssen.

  • Digitalisierung und Langzeitarchivierung: Wir digitalisieren über verschiedene Scanner-Systeme oder hochauflösende Kameras und verarbeiten die Daten in einem durchgängigen Prozess. Wenn nötig, durchlaufen sie einen Texterkennungs-Server. Und sie können gleich in ein digitales Langzeitarchiv eingefügt werden.
  • Digitalisierung von Büchern: Wir verfügen über einen leistungsfähigen Buchscanner neuester Generation, in dem gebundene Werke schonend digitalisiert werden können.
  • Digitalisierung von Glasnegativen oder anderen Fototrägern: Wir sind spezialisiert auf die Digitalisierung von Fotos. Für Glasnegative benützen wir eine Durchlichteinheit auf LED-Basis, die eine absolut gleichmässige Ausleuchtung garantiert.
  • Digitalisierung von Filmen und Videos: Für die Digitalisierung von Filmen und Videos arbeiten wir mit der führenden Schweizer Spezialfirma zusammen.

Konvertierung von Dateiformaten

digitale Langzeitarchivierung - lizenzfreies Bild

Sie möchten Dateien in neue Formate überführen, um sie nutzbar zu halten. Oder sie müssen sogenannt archivtaugliche Dateiformate erzeugen, bevor Sie digital an ein öffentliches Archiv abliefern können.

  • Vorbereitung: Wir analysieren die Art, Menge und Komplexität der Daten, bestimmen den Weg der Aussonderung und nehmen wenn nötig eine Bewertung auf Archivwürdigkeit vor.
  • Aussonderung: Im einfachsten Fall werden die Daten aus dem Dateisystem übernommen. Wir koppeln auch Daten aus GEVER- bzw. Records-Management-Systemen sowie aus anderen Fachanwendungen aus. Ausgangspunkt für die Archivierung können auch Daten aus einem Digitalisierungsprojekt sein.
  • Ingest: Zur Aufbereitung für die Archivierung gehören Prüfschritte, die Konvertierung in die Zielformate, die Aufbereitung der Metadaten und die Dokumentation aller Massnahmen. Die archivische Erschliessung umfasst wenn nötig die Verzeichnung nach dem Standard ISAD(G). Wir können die Archivinformationspakete (AIP) in folgenden Formaten erstellen: Matterhorn METS (METS, Premis, EAD) und eCH-0160.
  • Ablieferung: Wir liefern die Daten auf sicherem Weg ins Archiv. Die Metadaten sind so aufbereitet, dass sie in eine bestehende Archivdatenbank importiert werden können. Wenn Sie keine eigene Archivdatenbank besitzen, stellen wir Ihnen das Archivverzeichnis über eine passwortgeschützte Web-Verbindung (docuteam webgate) online zur Verfügung.
  • Speicherung: Zur Speicherung der aufbereiteten Archivinformationspakete bestehen folgende Möglichkeiten: a) auf Ihrem eigenen Repository oder Archivserver; b) Sie lassen die Daten durch uns hosten, docuteam cosmos (Schweizer Rechenzentrum). In der gehosteten Lösung recherchieren Sie über eine komfortable Web-Oberfläche (docuteam webgate) und laden die gesuchten Daten zu sich herunter.
Betreuung von Archiven - Tobias Wildi - docuteam, Baden
Bewertung auf Archivwürdigkeit - Vikariat, Genf
Alte Postkarten - Archiv der Gemeinde Daillens
Fotoarchiv - docuteam, Baden
Archivbewirtschaftung - Gemeinde Val-de-Ruz
Archiv der Gemeinde Daillens
Hochauflösende Kameras - docuteam, Baden
digitale Langzeitarchivierung - lizenzfreies Bild
An den Anfang scrollen