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Geschäfts- und Verwaltungsprozesse werden heute in digitalen Umgebungen abgebildet. Die Digitalisierung macht auch vor dem Archiv nicht halt: Digital erzeugte Unterlagen werden sinnvollerweise ohne Medienbruch auch digital archiviert. docuteam verfügt über langjährige Expertise und spezifisches Know-how in der Entwicklung, im Aufbau und im Betrieb digitaler Archive und entwickelt die notwendigen Softwarekomponenten laufend weiter.

docuteam cosmos ist unsere Cloud-Lösung für die digitale Langzeitarchivierung. Damit können öffentliche Körperschaften oder private Unternehmen und Organisationen digitale Unterlagen auf lange Frist nutzbar halten, über Generationen von Software, Hardware und Dateiformaten hinweg.

Inhalt

Die Herausforderung

Was geschieht bei der digitalen Archivierung?

Software

Hosting und Sicherheit

Wer nutzt docuteam cosmos?

Wie kommen Sie zu ihrem digitalen Langzeitarchiv?

Preismodelle

FAQ

Produktbeschreibung

Laden Sie hier die komplette Beschreibung des Produkts docuteam cosmos herunter:

Die Herausforderung

Es gibt Daten, die über sehr lange Zeiträume hinweg nutzbar gehalten werden müssen. Das können Verträge, Protokolle, Pläne, Projektunterlagen oder Fotografien sein – je nach Institution sind es verschiedene Typen von Unterlagen. Für öffentliche Institutionen schreiben die Archivgesetze vor, dass bestimmte Unterlagen archiviert werden müssen. Für private Unternehmen stellen manche Daten einen so hohen Wert dar, dass man lange über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinaus auf sie zugreifen will.

Die Herausforderung der digitalen Archivierung ist es, Daten über sehr lange Zeiträume hinweg nutzbar zu halten und vor allem auch nachweisen zu können, dass sie authentisch sind.

  • Lange Zeiträume bedeutet, dass Daten auch noch nach mehreren Generationenwechseln von Hardware, Betriebssystemen, Software und Dateiformaten aufgefunden, dargestellt und wiederverwendet werden können. Damit sind durchaus Zeiträume von mehreren Jahrzehnten gemeint und es ist davon auszugehen, dass die Produzenten der Daten nicht mehr persönlich über die verwendeten Formate und Softwareprodukte befragt werden können.
  • Authentisch bedeutet, dass die archivierten Unterlagen auch tatsächlich das sind, was sie vorgeben zu sein. Es muss also beispielsweise nachgewiesen werden können, dass ein Vertrag in der vorliegenden Version abgeschlossen und nicht nachträglich noch verändert wurde. Die wichtigste Massnahme, um die Authentizität zu unterstützen, ist die Dokumentation des Entstehungszusammenhangs, in der Fachsprache Evidenznachweis genannt.

Um die Herausforderung der digitalen Archivierung anzugehen, hat sich weltweit der Standard OAIS, Open Archival Information System (ISO 14721:2012), durchgesetzt.

Dieser Standard ist ein Referenzmodell, das nicht nur den technischen Aufbau, sondern die gesamte Organisation des Archivs in den Blick nimmt. Das OAIS definiert zentrale Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten des digitalen Archivs, enthält Funktions- und Informationsmodelle und definiert die wichtigsten Begriffe. Da es neutral gegenüber Datentypen und -formaten, Systemarchitekturen und Institutionstypen ist, bietet das OAIS-Modell eine wesentliche Grundlage, sich über Spartengrenzen hinweg über digitale Archivierung auszutauschen.

docuteam cosmos ist eine Umsetzung des Standards OAIS.

Was geschieht bei der digitalen Archivierung?

Wir unterscheiden nach dem OAIS-Referenzmodell grundsätzlich drei verschiedene Etappen oder Funktionsblöcke:

Die Daten werden zu sogenannten Ablieferungspaketen gebündelt. Dies kann auf vielfältige Art und Weise geschehen: manuell (z. B. Daten aus Dateiablagen), halbautomatisch (z. B. eine Fotosammlung mit separaten Metadaten) oder auch vollautomatisch (z. B. aus einem aktenproduzierenden Geschäftsverwaltungssystem). Diese Ablieferungspakete durchlaufen dann einen konfigurierbaren mehrstufigen Prozess, in dem die Daten überprüft und so aufbereitet werden, dass sie in einem digitalen Magazin gespeichert werden können. Teil dieses Prozesses können Formatmigrationen sein, die aus den Ursprungsdaten archivtaugliche Dateiformate produzieren. Dabei werden alle Aktionen protokolliert, so dass »Daten über Daten« (Metadaten) entstehen und eine lückenlose Dokumentation ermöglicht wird. Die in diesen Metadaten enthaltenen Informationen sind die Voraussetzung, um die Archivdaten auf lange Frist halt- und nutzbar machen zu können.

Die Primärdaten und die dazugehörigen technischen Metadaten werden in einem digitalen Magazin gespeichert. Das digitale Magazin und die dazugehörige Speichertechnologie ist eine auf die Langzeitarchivierung spezialisierte Software. Zum digitalen Magazin hinzu kommt eine Applikation, die die Beschreibung (beschreibende Metadaten) der archivierten Daten vorhält. Häufig ist dies ein sogenanntes Archivinformationssystem.

Ohne Möglichkeit der weiteren Nutzung der archivierten Daten wäre die digitale Langzeitarchvierung sinnlos. Der Zugriff auf die archivierten Daten erfolgt häufig über das Archivinformationssystem, über spezialisierte Applikationen wie etwa einen sogenannten digitalen Lesesaal oder aber direkt aus Fachanwendungen heraus.

Dazu gesellen sich die übergreifenden Aufgaben:

Digitale Langzeitarchivierung ist ein andauernder Prozess. Einerseits müssen die Archivdaten verwaltet und überwacht werden. Andererseits müssen geeignete Massnahmen getroffen werden, wenn sich die Umstände so ändern, dass Erhaltungsmassnahmen an den gespeichterten Archivdaten notwendig werden.

Software

Ein digitales Langzeitarchiv ist ein komplexes System, das sich aus verschiedenen Bestandteilen zusammensetzt.

Wichtige Komponenten unseres digitalen Langzeitarchivs werden von uns selbst entwickelt. Bewusst bauen wir ein modulares System, das die breite Palette an unterschiedlichen Bedürfnissen von unseren Kunden und Kundinnen abzudecken vermag. Der Großteil unserer Software ist Open Source Software. Eine Dokumentation der verschiedenen Werkzeuge findet sich unter docs.docuteam.ch.

Hosting und Sicherheit

Wir betreiben je eine Infrastruktur in der Schweiz und in Deutschland. Für das Datenhosting nutzen wir SWITCHengines für das Angebot in der Schweiz und OVHcloud für das Angebot in Deutschland.

  • SWITCH wurde 1987 als privatrechtliche, nicht gewinnorientierte Stiftung von der Eidgenossenschaft und den Kantonen als Infrastrukturbetreiberin der Schweizer Hochschulen gegründet. Die Infrastruktur von SWITCHengines läuft in zwei SWITCH-eigenen Rechenzentren im Raum Zürich und Lausanne unter schweizerischer Jurisdiktion.
  • OVHcloud ist der größte Infrastrukturprovider im Cloud-Bereich in Europa. Die Standorte der von docuteam genutzen Rechenzentren liegen im Raum Frankfurt (Produktivdaten) und Straßburg (Backupdaten).

Der gesamte Technologie-Stack von SWITCHengines und OVHcloud ist bekannt und dokumentiert, das schafft Vertrauen.

Die Sicherheit Ihrer Daten steht an erster Stelle

  • Eine georedundante Datenspeicherung und Backupstrategien schützen ihre Daten vor Verlust.
  • Die Wege für die Übertragung und Nutzung der Daten sind verschlüsselt.
  • Unser Personal ist bezüglich Informationssicherheit speziell geschult und hat eine Personensicherheitsprüfung durchlaufen.
  • Ihre Daten verlassen die Schweiz (Angebot Schweiz) beziehungsweise die EU (Angebot Deutschland) nicht.

Betreffend den Datenschutz schließen wir mit unseren Kunden einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) (CH) beziehungsweise der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) (EU) ab.

Wer nutzt docuteam cosmos?

docuteam cosmos hat sich als eine der führenden Lösungen im Bereich der digitalen Langzeitarchivierung etabliert und wird von zahlreichen Archiven in ganz unterschiedlichen Kontexten genutzt. Die Anzahl dieser Archive nimmt stetig zu, was der Lösung Stabilität und eine langfristige Perspektive verleiht.

Komponenten von docuteam cosmos sind zurzeit in der Schweiz, in Österreich, Deutschland, Frankreich und Schweden im Einsatz.

Zu unseren Kunden und Kundinnen zählen:

Zehn Staats- bzw. Landesarchive in der Schweiz und in Österreich betreiben zurzeit ihre digitalen Langzeitarchive mit docuteam cosmos auf ihrer eigenen Infrastruktur.

Mit dem docuteam cosmos Cloud-Angebot wird ein digitales Langzeitarchiv für Stadtarchive zur Realität.

Die Kosten- und Organisationsstruktur von docuteam cosmos erlaubt die Führung eines digitalen Langzeitarchivs auch für Gemeinden ohne eigenes professionelles Archivpersonal.

Zu unseren Kunden zählen sowohl mittelständische Unternehmen wie auch global tätige Konzerne aus den Branchen

  • Industrie
  • Produktion und Handel
  • Bank- und Versicherungswesen
  • Medien

Mehrere Hochschulen und Forschungsstellen zählen zu unseren Kunden.

Eine breite Palette von nicht- und parastaatlichen Organisationen verfügt über ausgesprochen reiche Archive.

Wie kommen Sie zu Ihrem digitalen Langzeitarchiv?

Mit docuteam cosmos kaufen Sie nicht einfach eine Software, sondern Sie werden begleitet. Dabei können Sie die Intensität der Betreuung selber definieren. Wir unterstützen Sie beim Aufbau und den ersten Ablieferungen. Danach bestimmen Sie selbst, welche Arbeiten Sie selbst durchführen oder was Sie an unsere spezialisierten Archivarinnen und Archivare delegieren möchten.

Im Rahmen unseres Angebots in Deutschland werden diese Dienstleistungen von unserer Kooperationspartnerin, der ArchivInForm GmbH, erbracht.

Initiales Einrichten des Archivs
Der Aufbau Ihres Mandanten von docuteam cosmos umfasst die Einrichtung des Datensynchronisations-Dienstes für den Datenupload/ -download und des notwendigen Workflows auf unserem zentralen Ingest-Server sowie die Einrichtung des Repositorys und des Backups. Dazu kommen, je nach Bedarf und vereinbartem Leistungsumfang:

  • Parametrierung nach Ihren Wünschen
  • Implementierung zusätzlicher Workflows
  • Anbindung von Drittsystemen
  • Tests
  • Schulung
  • Datentransformationen und -import

Für die Einrichtung des Archivs und die damit verbundenen Dienstleistungen entstehen einmalige Kosten.

Software as a Service und Datenhosting
Nach dem initialen Einrichten steht Ihr digitales Langzeitarchiv zur Nutzung bereit. Sie beziehen die nötige Software und das System als Dienstleistung und brauchen sich nicht um die Systemadministration zu kümmern. Der Service wird jährlich mit einer Pauschale abgegolten. Ein Vertrag regelt die Einzelheiten. Der Vertrag ist nach einer Mindestlaufzeit von einem Jahr mit einer Frist von drei Monaten per Ende Jahr kündbar.

Archivdienstleistungen
Wir sind auch nach der erfolgten Inbetriebname weiter für Sie da und besorgen – sofern Sie dies wünschen – in Ihrem Auftrag alle Arbeiten, die es für die Archivierung und die Nutzbarhaltung braucht. Diese Arbeiten umfassen unter anderem:

  • Eingriffe, wenn korrupte Daten, exotische Dateiformate oder verschlüsselte Dateien zu Fehlern beim Eintrittsprozess ins Archiv führen.
  • Erarbeitung von weiteren Ablieferungsprozessen
  • Datentransformationen, -migrationen und -import
  • Masseningests
  • zusätzliche Schulungen
  • weitere Dienstleistungen

Solche Arbeiten werden nach Aufwand abgegolten oder im Rahmen eines Projektes durchgeführt.

Preismodelle

Die Ausgangslagen und Bedürfnisse der verschiedenen Archive sind ganz verschieden. Wir bieten docuteam cosmos in vier Modellen an, die sich hinsichtlich ihres Leistungsumfangs und der Flexibilität und Konfigurierbarkeit unterscheiden.

basic
Sie setzen die digitale Archivierung mit einem Archivdienstleister um oder nutzen das System ausschliesslich über die API.
standard
Wenn Sie dies wünschen, bedienen Sie das System selbst, und verfügen über ein eigenes Archiv- informations- oder Sammlungs- verwaltungssystem.
advanced
Sie haben erhöhte Anforderungen an die Konfigurierbarkeit und Flexibilität des Systems. Wenn gewünscht, nutzen Sie das Archiv- informationssystem AtoM.
flexible
Sie haben besondere Anforderungen an die Konfigurierbarkeit der Daten, Metadaten und Übernahmeprozesse ins Archiv.

FAQ

Wir stehen jederzeit gerne zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beantworten und um Ihre konkreten Anliegen und Bedürfnisse zu besprechen.

Mit einem digitalen Archiv wird eine Trennung zwischen aktiven und abgeschlossenen Unterlagen möglich. Ins Archiv gelangen nur Daten, welche dauerhaft oder mehrere Jahrzehnte nutzbar gehalten werden müssen.

Es gibt gute Gründe, Daten schon nach zwei oder vier Jahren aus einem Geschäftsverwaltungssystem herauszunehmen und zu archivieren: Entlastung des Systems, frühe Konversion in archivfähige Dateiformate, Auswahl zu archivierender Akten, solange das Personal die Geschäfte noch kennt usw. Das Triagemodell nach eCH-0164 beschreibt diesen Fall. Zudem hat jeder Kunde zahlreiche Daten, die gar nie in das Geschäftsverwaltungssystem importiert worden sind und trotzdem archivwürdig sind, beispielsweise Protokollserien, Fotos, digitalisierte Einwohnerkontrollkarten usw.

Nein, das können wir nicht und das kann auch niemand sonst. Aber wir garantieren Ihnen, dass wir digitale Archivierung basierend auf dem international etablierten Standard (OAIS) betreiben und damit einer solchen Garantie möglichst nahe kommen. Essenzieller Bestandteil von OAIS ist das so genannte »Preservation Planning«. Daten und Metadaten werden im Archivspeicher periodisch überprüft und bei Bedarf und in Absprache mit dem Kunden auf neue Archivformate migriert. Digitale Archivierung ist ein kontinuierlicher Prozess und nach der Verschiebung in den Archivspeicher nicht abgeschlossen.

Die Daten gehören Ihnen und fallen nicht in eine etwaige Konkursmasse. Als zusätzliche Absicherung besteht die Möglichkeit eines Backups auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Da unsere Lösungen auf etablierten Standards basieren, sind die Primär- und Metadaten auch ohne docuteam weiterverwendbar.

Ja. Das Archivinformationssystem, das Bestandteil von docuteam cosmos ist, kann nicht nur digitale Archivalien verzeichnen, sondern auch solche in Papier. Es kann von Dritten über eine geschützte Verbindung bedient werden. Der Import bestehender Verzeichnisse ist möglich. Eine Trennung der Zuständigkeit für analoges und digitales Archiv verursacht allerdings einen Koordinationsaufwand und zusätzliche Kosten für die Bereitstellung. Sie kann zudem die Kohärenz des Archivverzeichnisses gefährden.

Die in docuteam cosmos archivierten Daten und Metadaten gehören Ihnen. Sollten Sie unser Angebot nicht mehr benötigen, liefern wir Ihnen Ihre Archivpakete aus dem Archivspeicher in standardisierter Form wieder aus. Wir wollen keine Abhängigkeit von unserem System schaffen. Die exportierten Archivpakete basieren auf internationalen Standards, so dass sie auch in andere Systeme eingelesen werden können.

In vielfachem Einsatz sind die nationalen Standards eCH-0160 (Schweiz), EDIDOC (Österreich) und SEDA (Frankreich). Dazu kommen Matterhorn METS, docuteam dublin core und verschiedene individuelle Übernahmeprozesse. Die Anzahl der abgedeckten Standards vergrößert sich laufend.

docuteam cosmos ist sehr flexibel konfigurierbar und kann grundsätzlich Daten in jeglicher Form übernehmen. Sollen Metadaten aus den Ursprungssystemen mitgenommen werden, müssen diese in einer strukturierten Form vorliegen. Aufgrund den vorhandenen Gegebenheiten und einer Analyse, welche Daten und Metadaten man in welcher Form übernehmen möchte, wird sodann ein Übernahmeprozess implementiert. Dies kann etwa für Dokumentenmanagementsysteme gemacht werden oder Fachapplikationen und Datenbanken.

Eine Anbindung von docuteam cosmos an ein Drittsystem kann unterschiedlich eng ausgestaltet sein. Es bedeutet mindestens, dass Daten aus dem Drittsystem übernommen werden können (beispielsweise mittels Export und anschließender Konvertierung). Eine Anbindung kann aber auch so ausgestaltet sein, dass das Langzeitarchiv aus dem Drittsystem heraus angesteuert werden kann (Beispiel: in einem Geschäftsverwaltungssystem kann eine Langzeitarchivierung einer Akte auf Knopfdruck ausgelöst werden, ebenso kann auf Knopfdruck die Akte wieder aus dem Langzeitarchiv angefordert werden).

Nein, wir können die Primärdaten (Dateien) und Metadaten (Beschreibungen) während des Ingests zusammenfügen.

Ja, das ist möglich, sofern das Archivinformationssystem über eine Schnittstelle ansprechbar ist.

Nein. docuteam cosmos ist modular aufgebaut und setzt kein spezifisches Archivinformationssystem voraus.

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