Geschäfts- und Verwaltungsprozesse werden heute in digitalen Umgebungen abgebildet. Die Digitalisierung macht auch vor dem Archiv nicht halt: Digital erzeugte Unterlagen werden sinnvollerweise ohne Medienbruch auch digital archiviert. docuteam verfügt über langjährige Expertise und spezifisches Know-how in der Entwicklung, im Aufbau und im Betrieb digitaler Archive und entwickelt die notwendigen Softwarekomponenten laufend weiter.
docuteam cosmos ist unsere Cloud-Lösung für die digitale Langzeitarchivierung. Damit können öffentliche Körperschaften oder private Unternehmen und Organisationen digitale Unterlagen auf lange Frist nutzbar halten, über Generationen von Software, Hardware und Dateiformaten hinweg.
Inhalt
Produktbeschreibung
Laden Sie hier die komplette Beschreibung des Produkts docuteam cosmos.
Warum digitale Archivierung ?
Dateien über 10 oder 20 Jahre hinaus nutzbar halten: dafür braucht es spezialisierte Software. docuteam cosmos ist unsere Lösung für die digitale Langzeitarchivierung. Sie besteht aus mehreren Modulen und kann mit zahlreichen anderen Komponenten zusammenarbeiten, insbesondere mit beliebigen Quellsystemen und Archivinformationssystemen.
Die Herausforderung
Es gibt Daten, die über sehr lange Zeiträume hinweg nutzbar gehalten werden müssen. Das können Verträge, Protokolle, Pläne, Projektunterlagen oder Fotografien sein – je nach Institution sind es verschiedene Typen von Unterlagen. Für öffentliche Institutionen schreiben die Archivgesetze vor, dass bestimmte Unterlagen archiviert werden müssen. Für private Unternehmen stellen manche Daten einen so hohen Wert dar, dass man lange über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinaus auf sie zugreifen will.
Die Herausforderung der digitalen Archivierung ist es, Daten über sehr lange Zeiträume hinweg nutzbar zu halten und vor allem auch nachweisen zu können, dass sie authentisch sind.
- Lange Zeiträume bedeutet, dass Daten auch noch nach mehreren Generationenwechseln von Hardware, Betriebssystemen, Software und Dateiformaten aufgefunden, dargestellt und wiederverwendet werden können. Damit sind durchaus Zeiträume von mehreren Jahrzehnten gemeint und es ist davon auszugehen, dass die Produzenten der Daten nicht mehr persönlich über die verwendeten Formate und Softwareprodukte befragt werden können.
- Authentisch bedeutet, dass die archivierten Unterlagen auch tatsächlich das sind, was sie vorgeben zu sein. Es muss also beispielsweise nachgewiesen werden können, dass ein Vertrag in der vorliegenden Version abgeschlossen und nicht nachträglich noch verändert wurde. Die wichtigste Massnahme, um die Authentizität zu unterstützen, ist die Dokumentation des Entstehungszusammenhangs, in der Fachsprache Evidenznachweis genannt.
Um die Herausforderung der digitalen Archivierung anzugehen, hat sich weltweit der Standard OAIS, Open Archival Information System (ISO 14721:2012), durchgesetzt.
Dieser Standard ist ein Referenzmodell, das nicht nur den technischen Aufbau, sondern die gesamte Organisation des Archivs in den Blick nimmt. Das OAIS definiert zentrale Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten des digitalen Archivs, enthält Funktions- und Informationsmodelle und definiert die wichtigsten Begriffe. Da es neutral gegenüber Datentypen und -formaten, Systemarchitekturen und Institutionstypen ist, bietet das OAIS-Modell eine wesentliche Grundlage, sich über Spartengrenzen hinweg über digitale Archivierung auszutauschen.
docuteam cosmos ist eine Umsetzung des Standards OAIS.
Was geschieht bei der digitalen Archivierung?
Wir unterscheiden nach dem OAIS-Referenzmodell grundsätzlich drei verschiedene Etappen oder Funktionsblöcke:
Dazu gesellen sich die übergreifenden Aufgaben:
Software
Ein digitales Langzeitarchiv ist ein komplexes System, das sich aus verschiedenen Bestandteilen zusammensetzt.
Wichtige Komponenten unseres digitalen Langzeitarchivs werden von uns selbst entwickelt. Bewusst bauen wir ein modulares System, das die breite Palette an unterschiedlichen Bedürfnissen von unseren Kunden und Kundinnen abzudecken vermag. Der Großteil unserer Software ist Open Source Software. Eine Dokumentation der verschiedenen Werkzeuge findet sich unter docs.docuteam.ch.

Hosting und Sicherheit
Wir betreiben je eine Infrastruktur in der Schweiz und in Deutschland. Für das Datenhosting nutzen wir SWITCHengines für das Angebot in der Schweiz und OVHcloud für das Angebot in Deutschland.
- SWITCH wurde 1987 als privatrechtliche, nicht gewinnorientierte Stiftung von der Eidgenossenschaft und den Kantonen als Infrastrukturbetreiberin der Schweizer Hochschulen gegründet. Die Infrastruktur von SWITCHengines läuft in zwei SWITCH-eigenen Rechenzentren im Raum Zürich und Lausanne unter schweizerischer Jurisdiktion.
- OVHcloud ist der größte Infrastrukturprovider im Cloud-Bereich in Europa. Die Standorte der von docuteam genutzen Rechenzentren liegen im Raum Frankfurt (Produktivdaten) und Straßburg (Backupdaten).
Der gesamte Technologie-Stack von SWITCHengines und OVHcloud ist bekannt und dokumentiert, das schafft Vertrauen.
Die Sicherheit Ihrer Daten steht an erster Stelle
- Eine georedundante Datenspeicherung und Backupstrategien schützen ihre Daten vor Verlust.
- Die Wege für die Übertragung und Nutzung der Daten sind verschlüsselt.
- Unser Personal ist bezüglich Informationssicherheit speziell geschult und hat eine Personensicherheitsprüfung durchlaufen.
- Ihre Daten verlassen die Schweiz (Angebot Schweiz) beziehungsweise die EU (Angebot Deutschland) nicht.
Betreffend den Datenschutz schließen wir mit unseren Kunden einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) (CH) beziehungsweise der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) (EU) ab.
Wer nutzt docuteam cosmos?
docuteam cosmos hat sich als eine der führenden Lösungen im Bereich der digitalen Langzeitarchivierung etabliert und wird von zahlreichen Archiven in ganz unterschiedlichen Kontexten genutzt. Die Anzahl dieser Archive nimmt stetig zu, was der Lösung Stabilität und eine langfristige Perspektive verleiht.
Komponenten von docuteam cosmos sind zurzeit in der Schweiz, in Österreich, Deutschland, Frankreich und Schweden im Einsatz.
Zu unseren Kunden und Kundinnen zählen:
- Industrie
- Produktion und Handel
- Bank- und Versicherungswesen
- Medien
Wie kommen Sie zu Ihrem digitalen Langzeitarchiv?
Mit docuteam cosmos kaufen Sie nicht einfach eine Software, sondern Sie werden begleitet. Dabei können Sie die Intensität der Betreuung selber definieren. Wir unterstützen Sie beim Aufbau und den ersten Ablieferungen. Danach bestimmen Sie selbst, welche Arbeiten Sie selbst durchführen oder was Sie an unsere spezialisierten Archivarinnen und Archivare delegieren möchten.
Im Rahmen unseres Angebots in Deutschland werden diese Dienstleistungen von unserer Kooperationspartnerin, der ArchivInForm GmbH, erbracht.
Initiales Einrichten des Archivs
Der Aufbau Ihres Mandanten von docuteam cosmos umfasst die Einrichtung des Datensynchronisations-Dienstes für den Datenupload/ -download und des notwendigen Workflows auf unserem zentralen Ingest-Server sowie die Einrichtung des Repositorys und des Backups. Dazu kommen, je nach Bedarf und vereinbartem Leistungsumfang:
- Parametrierung nach Ihren Wünschen
- Implementierung zusätzlicher Workflows
- Anbindung von Drittsystemen
- Tests
- Schulung
- Datentransformationen und -import
Für die Einrichtung des Archivs und die damit verbundenen Dienstleistungen entstehen einmalige Kosten.
Software as a Service und Datenhosting
Nach dem initialen Einrichten steht Ihr digitales Langzeitarchiv zur Nutzung bereit. Sie beziehen die nötige Software und das System als Dienstleistung und brauchen sich nicht um die Systemadministration zu kümmern. Der Service wird jährlich mit einer Pauschale abgegolten. Ein Vertrag regelt die Einzelheiten. Der Vertrag ist nach einer Mindestlaufzeit von einem Jahr mit einer Frist von drei Monaten per Ende Jahr kündbar.
Archivdienstleistungen
Wir sind auch nach der erfolgten Inbetriebname weiter für Sie da und besorgen – sofern Sie dies wünschen – in Ihrem Auftrag alle Arbeiten, die es für die Archivierung und die Nutzbarhaltung braucht. Diese Arbeiten umfassen unter anderem:
- Eingriffe, wenn korrupte Daten, exotische Dateiformate oder verschlüsselte Dateien zu Fehlern beim Eintrittsprozess ins Archiv führen.
- Erarbeitung von weiteren Ablieferungsprozessen
- Datentransformationen, -migrationen und -import
- Masseningests
- zusätzliche Schulungen
- weitere Dienstleistungen
Solche Arbeiten werden nach Aufwand abgegolten oder im Rahmen eines Projektes durchgeführt.
Preismodelle
Die Ausgangslagen und Bedürfnisse der verschiedenen Archive sind ganz verschieden. Wir bieten docuteam cosmos in vier Modellen an, die sich hinsichtlich ihres Leistungsumfangs und der Flexibilität und Konfigurierbarkeit unterscheiden.
Sie setzen die digitale Archivierung mit einem Archivdienstleister um oder nutzen das System ausschliesslich über die API.
Wenn Sie dies wünschen, bedienen Sie das System selbst, und verfügen über ein eigenes Archiv- informations- oder Sammlungs- verwaltungssystem.
Sie haben erhöhte Anforderungen an die Konfigurierbarkeit und Flexibilität des Systems. Wenn gewünscht, nutzen Sie das Archiv- informationssystem AtoM.
Sie haben besondere Anforderungen an die Konfigurierbarkeit der Daten, Metadaten und Übernahmeprozesse ins Archiv.
Vergleich von cosmos mit Systemen von Mitbewerbern
Wenn Sie ein System für die digitale Langzeitarchivierung (OAIS) evaluieren, sollten Sie auf einige kritische Punkte achten.
- Innovationsfähigkeit: Ein OAIS muss laufend weiterentwickelt, an neue Standards oder Trends (wie Linked Data) oder neue Dateiformate angepasst werden. Hat das OAIS eine starke Community und eine Verbreitung, die es zu Innovation befähigt? Ist die Trägerschaft organisatorisch in der Lage, das OAIS dynamisch und effizient weiterzuentwickeln?
- Mandantenfähigkeit: Die Archive von getrennten Organisationen sind voneinander zu trennen. Gemeindearchive sind von den Archiven des Kantons oder Landes zu trennen. Oft bringen Systeme dafür nur eine pseudo-Mandantenfähigkeit mit, indem die Software einfach mehrmals auf dem Server installiert wird. Sind die Speicher ausreichend voneinander getrennt, sodass Unbefugte keine Einsicht erhalten?
- Cloud Act: Der Cloud Act verpflichtet US-Firmen, Daten bei Bedarf an die USA weiterzugeben, auch in anderen Ländern. Basiert das OAIS auf einem Rechenzentrum, das amerkanisch beherrscht ist oder es werden könnte, dann besteht hier eine Gefahr.
- Verbindung zum AIS: Das digitale Magazin (Repository) muss Metadaten an ein Archivinformationssystem (AIS) übergeben können. Fehlt diese Funktionalität, müssen unter Umständen die digitalen Archivalien im Repository und nochmals im AIS verzeichnet werden.
- SIP – AIP – DIP: Wenn ein System ein Ablieferungspaket (SIP) zu einem Archivinformationspaket (AIP) macht, dann können in der Regel nur ganze Pakete als Auslieferungspaket (DIP) an Benutzende ausgeliefert werden. Die Auslieferung einzelner Dateien oder von Teilen eines Pakets ist nicht möglich. Es ist wichtig, dass ein (grosses) SIP im Ingest-Prozess genügend differenziert in zahlreiche AIP zerlegt wird. Nur dann kann die Konsultation genügend flexibel erfolgen.
- Ingest: Zu einem ausreichenden Ingest gehört, dass er Ablieferungspakete im entsprechenden Standard (CH: eCH-0160, A: Edidoc, D: XDOMEA, F: SEDA) entgegennehmen kann. Er muss die SIP und die Dateien prüfen können (Virenprüfung, Formaterkennung, Formatvalidierung). Er muss die Dateien automatisiert in archivfähige Dateiformate umwandeln können. Fehlen solche Funktionen, müssen sie mühsam in vorgelagerten Systemen eingesetzt werden («Pre-Ingest»). Das führt zu Verfahrensproblemen und, bei einer Dezentralisierung der Formatmigration, zu uneinheitlichen Datenlieferungen ans Archiv, eventuell auch zu fehlenden Erhaltungsmetadaten oder zu fehlender Protokollierung der Migration und somit zu einer Lücke im Nachweis der Integrität.
FAQ
Wir stehen jederzeit gerne zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beantworten und um Ihre konkreten Anliegen und Bedürfnisse zu besprechen.