Geschäfts- und Verwaltungsprozesse werden heute in digitalen Umgebungen abgebildet. Die Digitalisierung macht auch vor dem Archiv nicht halt: Digital erzeugte Unterlagen werden sinnvollerweise ohne Medienbruch auch digital archiviert. docuteam verfügt über langjährige Expertise und spezifisches Know-how in der Entwicklung, im Aufbau und im Betrieb digitaler Archive und entwickelt die notwendigen Softwarekomponenten laufend weiter.
Was ist docuteam cosmos?
docuteam cosmos ist eine modular aufgebaute Softwarelösung, die alle Aspekte der Archivierung von analogen, insbesondere aber auch von digitalen Unterlagen abdeckt. Sie umfasst Komponenten zur Erschliessung und Verzeichnung von analogem und digitalen Archivgut, zur Bildung, Bearbeitung, Speicherung und Nutzbarhaltung von digitalen Archivpaketen sowie zur Publikation und Präsentation dieser Daten.
Warum digitale Archivierung ?
Es gibt Daten, die über sehr lange Zeiträume hinweg nutzbar gehalten werden müssen. Das können Verträge, Protokolle, Pläne, Projektunterlagen oder Fotografien sein – je nach Institution sind es verschiedene Typen von Unterlagen. Für öffentliche Institutionen schreiben die Archivgesetze vor, dass bestimmte Unterlagen archiviert werden müssen. Für private Unternehmen stellen manche Daten einen so hohen Wert dar, dass man lange über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinaus auf sie zugreifen will.
Die Herausforderung der digitalen Archivierung ist es, Daten über sehr lange Zeiträume hinweg nutzbar zu halten und vor allem auch nachweisen zu können, dass sie authentisch sind.
- Lange Zeiträume bedeutet, dass Daten auch noch nach mehreren Generationenwechseln von Hardware, Betriebssystemen, Software und Dateiformaten aufgefunden, dargestellt und wiederverwendet werden können. Damit sind durchaus Zeiträume von mehreren Jahrzehnten gemeint und es ist davon auszugehen, dass die Produzenten der Daten nicht mehr persönlich über die verwendeten Formate und Softwareprodukte befragt werden können.
- Authentisch bedeutet, dass die archivierten Unterlagen auch tatsächlich das sind, was sie vorgeben zu sein. Es muss also beispielsweise nachgewiesen werden können, dass ein Vertrag in der vorliegenden Version abgeschlossen und nicht nachträglich noch verändert wurde. Die wichtigste Massnahme, um die Authentizität zu unterstützen, ist die Dokumentation des Entstehungszusammenhangs, in der Fachsprache Evidenznachweis genannt.
Wie ist docuteam cosmos aufgebaut?
Um die Herausforderung der digitalen Archivierung anzugehen, hat sich weltweit der Standard OAIS, Open Archival Information System (ISO 14721:2012), durchgesetzt.
Dieser Standard ist ein Referenzmodell, das nicht nur den technischen Aufbau, sondern die gesamte Organisation des Archivs in den Blick nimmt. Das OAIS definiert zentrale Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten des digitalen Archivs, enthält Funktions- und Informationsmodelle und definiert die wichtigsten Begriffe. Da es neutral gegenüber Datentypen und -formaten, Systemarchitekturen und Institutionstypen ist, bietet das OAIS-Modell eine wesentliche Grundlage, sich über Spartengrenzen hinweg über digitale Archivierung auszutauschen.
docuteam cosmos ist eine Umsetzung des Standards OAIS.
Was geschieht bei der digitalen Archivierung?
Wir unterscheiden nach dem OAIS-Referenzmodell grundsätzlich vier verschiedene Etappen oder Funktionsblöcke:
Die Daten werden zu sogenannten Ablieferungspaketen gebündelt. Dies kann auf vielfältige Art und Weise geschehen: manuell (z. B. Daten aus Dateiablagen), halbautomatisch (z. B. eine Fotosammlung mit separaten Metadaten) oder auch vollautomatisch (z. B. aus einem aktenproduzierenden Geschäftsverwaltungssystem). Diese Ablieferungspakete durchlaufen dann einen konfigurierbaren mehrstufigen Prozess, in dem die Daten überprüft und so aufbereitet werden, dass sie in einem digitalen Magazin gespeichert werden können. Teil dieses Prozesses können Formatmigrationen sein, die aus den Ursprungsdaten archivtaugliche Dateiformate produzieren. Dabei werden alle Aktionen protokolliert, so dass »Daten über Daten« (Metadaten) entstehen und eine lückenlose Dokumentation ermöglicht wird. Die in diesen Metadaten enthaltenen Informationen sind die Voraussetzung, um die Archivdaten auf lange Frist halt- und nutzbar machen zu können.
Die Primärdaten und die dazugehörigen technischen Metadaten werden in einem digitalen Magazin gespeichert. Das digitale Magazin und die dazugehörige Speichertechnologie ist eine auf die Langzeitarchivierung spezialisierte Software.
Zum digitalen Magazin hinzu kommt eine Applikation, die die Beschreibung (beschreibende Metadaten) der archivierten Daten vorhält. Häufig ist dies ein sogenanntes Archivinformationssystem.
Ohne Möglichkeit der weiteren Nutzung der archivierten Daten wäre die digitale Langzeitarchvierung sinnlos. Der Zugriff auf die archivierten Daten erfolgt häufig über das Archivinformationssystem, über spezialisierte Applikationen wie etwa einen sogenannten digitalen Lesesaal oder aber direkt aus Fachanwendungen heraus.
Dazu gesellen sich die übergreifenden Aufgaben:
Digitale Langzeitarchivierung ist ein andauernder Prozess. Einerseits müssen die Archivdaten verwaltet und überwacht werden. Andererseits müssen geeignete Massnahmen getroffen werden, wenn sich die Umstände so ändern, dass Erhaltungsmassnahmen an den gespeichterten Archivdaten notwendig werden.
Software
Ein digitales Langzeitarchiv ist ein komplexes System, das sich aus verschiedenen Bestandteilen zusammensetzt. Die verschiedenen Applikationen von docuteam cosmos übernehmen bestimmte Aufgaben und Funktionen innerhalb eines OAIS.
Betriebs- und Nutzungsarten
Ihr Archiv wird von docuteam betreut. Die Archivarinnen und Archivare nutzen dazu docuteam cosmos. Sie liefern die Daten und nutzen das Archiv, docuteam erledigt den Rest. Sie benötigen dafür kein eigenes professionelles Archivpersonal und stellen sicher, dass Ihre Daten fachgerecht betreut und archiviert werden.
Sie nutzen docuteam cosmos oder Teile davon als Software as a Service. Sie beziehen die nötige Software als Dienstleistung und brauchen sich nicht um die Systemadministration, um Backups, Updates etc. zu kümmern. Der Service wird jährlich mit einer Pauschale abgegolten. Ein Vertrag regelt die Einzelheiten.
Wir installieren, parametrieren und integrieren docuteam cosmos oder Teile davon auf Ihrer Infrastruktur. Für den Betrieb, Backup, Monitoring etc. sind Sie selbst verantwortlich. docuteam schliesst mit Ihnen einen Wartungsvertrag ab.
Wer nutzt docuteam cosmos?
docuteam cosmos hat sich als eine der führenden Lösungen im Bereich der digitalen Langzeitarchivierung etabliert und wird von zahlreichen Archiven in ganz unterschiedlichen Kontexten genutzt. Die Anzahl dieser Archive nimmt stetig zu, was der Lösung Stabilität und eine langfristige Perspektive verleiht.
Komponenten von docuteam cosmos sind zurzeit in der Schweiz, in Österreich, Deutschland, Frankreich und Schweden im Einsatz.
Zu unseren Kunden und Kundinnen zählen:
Staats- bzw. Landesarchive in der Schweiz und in Österreich betreiben ihre digitalen Langzeitarchive mit docuteam cosmos auf ihrer eigenen Infrastruktur.
Mit dem docuteam cosmos Cloud-Angebot wird ein digitales Langzeitarchiv für Stadtarchive zur Realität.
Die Kosten- und Organisationsstruktur von docuteam cosmos erlaubt die Führung eines digitalen Langzeitarchivs auch für Gemeinden ohne eigenes professionelles Archivpersonal.
Zu unseren Kunden zählen sowohl mittelständische Unternehmen wie auch global tätige Konzerne aus den Branchen
- Industrie
- Produktion und Handel
- Bank- und Versicherungswesen
- Medien
Mehrere Hochschulen und Forschungsstellen zählen zu unseren Kunden.
Das Anwendungsgebiet von docuteam cosmos beschränkt sich nicht auf klassische Archive.
Eine breite Palette von nicht- und parastaatlichen Organisationen verfügt über ausgesprochen reiche Archive.
Internationale Organisationen zählen auf docuteam cosmos.
Wieso docuteam cosmos?
Vergleich von cosmos mit Systemen von Mitbewerbern
Wenn Sie ein System für die digitale Langzeitarchivierung (OAIS) evaluieren, sollten Sie auf einige kritische Punkte achten.
- Innovationsfähigkeit: Ein OAIS muss laufend weiterentwickelt, an neue Standards oder Trends (wie Linked Data) oder neue Dateiformate angepasst werden. Hat das OAIS eine starke Community und eine Verbreitung, die es zu Innovation befähigt? Ist die Trägerschaft organisatorisch in der Lage, das OAIS dynamisch und effizient weiterzuentwickeln?
- Mandantenfähigkeit: Die Archive von getrennten Organisationen sind voneinander zu trennen. Gemeindearchive sind von den Archiven des Kantons oder Landes zu trennen. Oft bringen Systeme dafür nur eine pseudo-Mandantenfähigkeit mit, indem die Software einfach mehrmals auf dem Server installiert wird. Sind die Speicher ausreichend voneinander getrennt, sodass Unbefugte keine Einsicht erhalten?
- Cloud Act: Der Cloud Act verpflichtet US-Firmen, Daten bei Bedarf an die USA weiterzugeben, auch in anderen Ländern. Basiert das OAIS auf einem Rechenzentrum, das amerkanisch beherrscht ist oder es werden könnte, dann besteht hier eine Gefahr.
- Verbindung zum AIS: Das digitale Magazin (Repository) muss Metadaten an ein Archivinformationssystem (AIS) übergeben können. Fehlt diese Funktionalität, müssen unter Umständen die digitalen Archivalien im Repository und nochmals im AIS verzeichnet werden.
- SIP – AIP – DIP: Wenn ein System ein Ablieferungspaket (SIP) zu einem Archivinformationspaket (AIP) macht, dann können in der Regel nur ganze Pakete als Auslieferungspaket (DIP) an Benutzende ausgeliefert werden. Die Auslieferung einzelner Dateien oder von Teilen eines Pakets ist nicht möglich. Es ist wichtig, dass ein (grosses) SIP im Ingest-Prozess genügend differenziert in zahlreiche AIP zerlegt wird. Nur dann kann die Konsultation genügend flexibel erfolgen.
- Ingest: Zu einem ausreichenden Ingest gehört, dass er Ablieferungspakete im entsprechenden Standard (CH: eCH-0160, A: Edidoc, D: XDOMEA, F: SEDA) entgegennehmen kann. Er muss die SIP und die Dateien prüfen können (Virenprüfung, Formaterkennung, Formatvalidierung). Er muss die Dateien automatisiert in archivfähige Dateiformate umwandeln können. Fehlen solche Funktionen, müssen sie mühsam in vorgelagerten Systemen eingesetzt werden («Pre-Ingest»). Das führt zu Verfahrensproblemen und, bei einer Dezentralisierung der Formatmigration, zu uneinheitlichen Datenlieferungen ans Archiv, eventuell auch zu fehlenden Erhaltungsmetadaten oder zu fehlender Protokollierung der Migration und somit zu einer Lücke im Nachweis der Integrität.
FAQ
Wir stehen jederzeit gerne zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beantworten und um Ihre konkreten Anliegen und Bedürfnisse zu besprechen.
Mit einem digitalen Archiv wird eine Trennung zwischen aktiven und abgeschlossenen Unterlagen möglich. Ins Archiv gelangen nur Daten, welche dauerhaft oder mehrere Jahrzehnte nutzbar gehalten werden müssen.
Es gibt gute Gründe, Daten schon nach zwei oder vier Jahren aus einem Geschäftsverwaltungssystem herauszunehmen und zu archivieren: Entlastung des Systems, frühe Konversion in archivfähige Dateiformate, Auswahl zu archivierender Akten, solange das Personal die Geschäfte noch kennt usw. Das Triagemodell nach eCH-0164 beschreibt diesen Fall. Zudem hat jeder Kunde zahlreiche Daten, die gar nie in das Geschäftsverwaltungssystem importiert worden sind und trotzdem archivwürdig sind, beispielsweise Protokollserien, Fotos, digitalisierte Einwohnerkontrollkarten usw.
Nein, das können wir nicht und das kann auch niemand sonst. Aber wir garantieren Ihnen, dass wir digitale Archivierung basierend auf dem international etablierten Standard (OAIS) betreiben und damit einer solchen Garantie möglichst nahe kommen. Essenzieller Bestandteil von OAIS ist das so genannte »Preservation Planning«. Daten und Metadaten werden im Archivspeicher periodisch überprüft und bei Bedarf und in Absprache mit dem Kunden auf neue Archivformate migriert. Digitale Archivierung ist ein kontinuierlicher Prozess und nach der Verschiebung in den Archivspeicher nicht abgeschlossen.
Die Daten gehören Ihnen und fallen nicht in eine etwaige Konkursmasse. Als zusätzliche Absicherung besteht die Möglichkeit eines Backups auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Da unsere Lösungen auf etablierten Standards basieren, sind die Primär- und Metadaten auch ohne docuteam weiterverwendbar.
Ja. Sie nutzen für die Verzeichnung entweder ihr bestehendes Archivinformationssystem oder verwenden docuteam context. Eine Trennung der Zuständigkeit für analoges und digitales Archiv verursacht allerdings einen Koordinationsaufwand und zusätzliche Kosten für die Bereitstellung. Sie kann zudem die Kohärenz des Archivverzeichnisses gefährden.
Die archivierten Daten und Metadaten gehören Ihnen. Sollten Sie unser Angebot nicht mehr benötigen, liefern wir Ihnen Ihre Archivpakete aus dem Archivspeicher in standardisierter Form wieder aus. Wir wollen keine Abhängigkeit von unserem System schaffen. Die exportierten Archivpakete basieren auf internationalen Standards, so dass sie auch in andere Systeme eingelesen werden können.
In vielfachem Einsatz sind die nationalen Standards eCH-0160 (Schweiz), EDIDOC (Österreich) und SEDA (Frankreich). Dazu kommen Matterhorn METS, docuteam dublin core und verschiedene individuelle Übernahmeprozesse. Die Anzahl der abgedeckten Standards vergrößert sich laufend.
Die Exit-Strategie ist integraler Bestandteil der Lösung, da die notwendigen Bestandteile und Mechanismen fest eingebaut sind. Stichworte dafür sind: Metadatenstandards, Lizenzierung, Speicherstandard (OCFL), Vollständigkeit der Daten im Repository-Speicherbereich, Menschen- und Maschinenlesbarkeit der Metadaten, Integritätssicherungsmechanismen und Unabhängigkeit von Speichertechnologien.
docuteam feeder, die zuständige Komponenten in docuteam cosmos, ist sehr flexibel konfigurierbar und kann grundsätzlich Daten in jeglicher Form übernehmen. Sollen Metadaten aus den Ursprungssystemen mitgenommen werden, müssen diese in einer strukturierten Form vorliegen. Aufgrund den vorhandenen Gegebenheiten und einer Analyse, welche Daten und Metadaten man in welcher Form übernehmen möchte, wird sodann ein Übernahmeprozess implementiert. Dies kann etwa für Dokumentenmanagementsysteme gemacht werden oder Fachapplikationen und Datenbanken.
Eine Anbindung von docuteam cosmos an ein Drittsystem kann unterschiedlich eng ausgestaltet sein. Es bedeutet mindestens, dass Daten aus dem Drittsystem übernommen werden können (beispielsweise mittels Export und anschließender Konvertierung). Eine Anbindung kann aber auch so ausgestaltet sein, dass das Langzeitarchiv aus dem Drittsystem heraus angesteuert werden kann (Beispiel: in einem Geschäftsverwaltungssystem kann eine Langzeitarchivierung einer Akte auf Knopfdruck ausgelöst werden, ebenso kann auf Knopfdruck die Akte wieder aus dem Langzeitarchiv angefordert werden).
Nein, es bestehen vielfältige Automatisierungsmöglichkeiten.
Nein, wir können die Primärdaten (Dateien) und Metadaten (Beschreibungen) während des Ingests zusammenfügen.
Ja, das ist möglich, sofern das Archivinformationssystem über eine Schnittstelle ansprechbar ist.
Nein. docuteam cosmos ist modular aufgebaut und setzt kein spezifisches Archivinformationssystem voraus. Allerdings sind die Integrationstiefe und -möglichkeiten je nach Produkt unterschiedlich.
Unbedingt, die Möglichkeit für ein solch phasenweises Vorgehen ist eine der Stärken des modularen Ansatzes von docuteam cosmos.
Ja sicher, das liegt in Ihrem Ermessen.
Absolut, das ist ein häufiger Anwendungsfall.
Beziehen Sie docuteam cosmos als Dienstleistung. docuteam betreut die Archive vieler Körperschaften, Institutionen und Firmen, die sich in genau der geschilderten Situation befinden. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!