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Gestion d'archives

Gestion et traitement d'archives

Classement et description d’archives

Vous souhaitez trouver rapidement ce dont vous avez besoin dans vos archives?

  • Classement et description : Nous classons vos dossiers selon les principes archivistiques, notamment le respect des fonds (principe de provenance). Nous trions et éliminons les exemplaires surnuméraires et les documents qui n’ont pas de valeur probante et archivistique. Nous rédigeons des inventaires conformes aux normes internationales de description; pour ce faire, nous travaillons avec un logiciel d’archivistique développé par nos soins, docuteam curator, ou avec les logiciels courants à disposition sur le marché, en fonction de vos besoins.
  • Inventaires d’archives en ligne : Nous nous adaptons à votre situation. Avec notre logiciel de description, vous n’avez pas besoin de vous doter de votre propre logiciel d’archives et vous avez un accès en ligne en tout temps à vos inventaires par le biais d’une connexion sécurisée dans notre application web docuteam webgate. Et si vous le souhaitez, les inventaires peuvent aussi être rendus publics, intégralement ou en partie seulement, sans mot de passe. Si vous travaillez déjà avec un logiciel d’archivage, nous vous accompagnons pour la publication et la mise en ligne de vos inventaires.
  • Préservation : Nous retirons les éléments qui nuisent à la conservation et reconditionnons les dossiers papier dans du matériel de conservation pérenne, conforme aux normes internationales. Nous nous assurons ensuite que vos archives soient déposées dans des espaces adaptés, dans l’un de vos locaux ou chez un prestataire de votre choix.

Nous effectuons également ces mêmes tâches pour vos archives électroniques, grâce à notre plateforme docuteam cosmos, ou à une autre solution d’archivage numérique.

Évaluation archivistique et tri

Archives patrimoniales - Vicariat, Genève

Vous souhaitez économiser de la place ou de l’espace de stockage ? L’évaluation archivistique permet de déterminer quels dossiers doivent être gardés et quels dossiers peuvent être éliminés.

  • Évaluation et tri : Nous faisons le tri dans vos dossiers d’archives en appliquant les règles de conservation en vigueur (délais de conservation légaux, sorts finaux) et rédigeons un bordereau d’élimination ou de versement, avant de procéder effectivement à la destruction confidentielle ou au versement de vos archives.
  • Évaluation des données des systèmes: Chaque année, nous évaluons les données de vos systèmes de gestion électronique des documents (GED). Nous assurons le tri des données et vous soumettons les bordereaux pour validation. Nous migrons enfin les données vers une plateforme d’archivage électroniques à long terme et détruisons les données obsolètes ou sans valeur archivistique probante.
  • Versement : Pour les services et les institutions publiques et para-publiques, nous organisons les versements et nous chargeons de superviser et documenter la livraison des archives aux archives fédérales ou cantonales.

Nous procédons de la même manière pour les archives numériques dans vos serveurs, vos arborescences de fichiers, vos disques durs externes.

Prise en charge de l’archivage (externalisation)

Traitement d'archives - docuteam, Baden

La prise en charge de vos archives sur le long terme, quel qu’en soit le support (analogique, numérique) est notre cœur de métier. En externalisant les tâches d’archivage, nos spécialistes deviennent vos archivistes. Ce modèle a fait ses preuves pour de nombreuses communes, villes, entreprises et organisations qui n’ont pas leur propre service d’archives mais souhaitent un suivi professionnel externalisé; nos mandats les plus anciens remontent à la fondation de docuteam en 2003.

  • Suivi périodique: Nos spécialistes vous rendent visite à intervalles réguliers et effectuent toutes les activités d’archivage nécessaires à votre structure. Nous évaluons et trions vos dossiers, éliminons confidentiellement ce qui peut l’être, traitons vos archives historiques, veillons à leur bonne conservation et mettons à jour les inventaires.
  • Communication, valorisation et conseil : Vous vous appuyer sur nous pour toutes les tâches relatives aux archives. Nous répondons aux demandes de renseignements qui vous sont adressées, nous conseillons vos services et votre personnel sur la meilleure manière de gérer les documents et les archives et nous vous accompagnons si vous souhaitez numériser ou valoriser vos archives.
  • Déménagement d’archives : Nous organisons tous les transports d’archives, qu’ils soient assurés par nos soins ou confiés à des tiers.

Numérisation de documents d'archives

Numérisation - Tobias Wildi - docuteam, Baden

Vous souhaitez numériser des documents (registres, photographies, plaques de verre, plans,…) ? Nous estimons avec vous la pertinence de la démarche, les coûts et vous indiquons comment procéder au mieux. Nous organisons ensuite votre projet de numérisation, en tant que prestataire, ou nous vous accompagnons pour lancer un appel d’offres si la démarche dépasse notre palette de prestations.

  • Numérisation et archivage à long terme : Nous assurons la numérisation de vos documents grâce à différents scanners ou appareils photos à haute résolution et traitons les données dans un processus continu. Si nécessaire, nous soumettons les données à un système de reconnaissance optique de caractères (océrisation). Enfin, nous pouvons garantir la conservation à long terme de vos données en archivant vos données dans notre plateforme d’archivage numérique.
  • Numérisation des livres : Nous disposons d’un puissant scanner de dernière génération permettant la numérisation d’ouvrages reliés.
  • Numérisation de négatifs sur plaques de verre et autres supports photographiques : Nous sommes spécialisés dans la numérisation de photographies. Pour les négatifs sur plaques de verre en particulier, nous utilisons un système qui garantit un éclairage uniforme et un résultat de haute qualité.
  • Numérisation de films et de vidéos : Nous travaillons pour la numérisation des films et des vidéos avec une société suisse spécialisée dans le domaine.
  • Notre plus-value : Mener en parallèle la numérisation et la gestion des données produites, à savoir leur description dans un inventaire, leur conservation pérenne dans une plateforme d’archivage à long terme, voire leur valorisation.

Conversion de formats de fichiers

Archivage électronique - image libre de droit

Vous souhaitez convertir des fichiers dans de nouveaux formats pour qu’ils restent utilisables à long terme ou pour pouvoir les confier à des archives publiques ?

  • Préparation : Nous analysons le type, l’importance et la complexité de vos données, recommandons une marche à suivre pour l’extraction de celles-ci et effectuons si nécessaire une détermination de leur valeur archivistique.
  • Sélection de fichiers : Dans les cas les plus simples, les données sont extraites du système de fichiers, mais nous pouvons également extraire sans problème des données d’un système de gestion électronique des documents (GED) ou d’une application métier. Il est également possible d’archiver les données d’un projet de numérisation.
  • Intégration dans le système d’archivage électronique (Ingest) : Pour préparer l’archivage de fichiers, il faut vérifier leur intégrité et leurs formats, les convertir dans un format d’archivage, préparer les métadonnées et documenter les opérations réalisées. La description archivistique peut être effectuée selon la norme ISAD(G) et les paquets d’information archivés (AIP) peuvent être créés dans les formats Matterhorn METS (METS, Premis, EAD) ou eCH-0160.
  • Transmission: Nous transférons les données de manière sécurisée aux archives. Les métadonnées sont préparées pour pouvoir être importées dans un logiciel de gestion d’archives. Si vous ne disposez pas déjà d’un logiciel de ce type, nous pouvons vous donner un accès sécurisé à notre plateforme web docuteam webgate.
  • Hébergement : Vous pouvez stocker les paquets d’information archivés (AIP) de différentes manières: a) dans le dépôt ou serveur d’archives de votre choix; b) dans notre solution d’hébergement, docuteam cosmos (centres de données en Suisse). Avec docuteam cosmos, vous effectuez vos recherches par le biais de notre interface web, docuteam webgate, et vous pouvez télécharger les données sur votre poste.
Externalisation du traitement d'archives - Tobias Wildi - docuteam, Baden
Classification et tri d'archives - Vicariat, Genève
Cartes postales anciennes - Archives de la Commune de Daillens
Archives photographiques - docuteam, Baden
Traitement d'archives - Val-de-Ruz
Boîtes de conservation - Archives de la Commune de Daillens
Appareils photos à haute résolution - docuteam, Baden
Archivage électronique - image libre de droit
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