Avec nos prestations en gestion d’archives, nous mettons notre expérience à votre service pour traiter vos dossiers papier et électroniques afin que vous n’ayez pas à vous en préoccuper.
Nous nous chargeons du travail, tandis que les archives sont conservées chez vous ou chez le prestataire logistique de votre choix.
Classement et description d’archives
Vous souhaitez trouver rapidement ce dont vous avez besoin dans vos archives?
- Classement et description : Nous classons vos dossiers selon les principes archivistiques, notamment le respect des fonds (principe de provenance). Nous trions et éliminons les exemplaires surnuméraires et les documents qui n’ont pas de valeur probante et archivistique. Nous rédigeons des inventaires conformes aux normes internationales de description ; pour ce faire, nous travaillons avec un système d’information archivistique développé par nos soins, docuteam curator, ou avec les systèmes courants à disposition sur le marché, en fonction de vos besoins.
- Inventaires d’archives en ligne : Nous nous adaptons à votre situation. Avec notre logiciel de description, vous n’avez pas besoin de vous doter de votre propre système d’information archivistique et vous avez un accès en ligne en tout temps à vos inventaires par le biais d’une connexion sécurisée dans notre application web docuteam webgate. Et si vous le souhaitez, les inventaires peuvent aussi être rendus publics, intégralement ou en partie seulement, sans mot de passe. Si vous travaillez déjà avec un système d’information archivistique, nous vous accompagnons pour la publication et la mise en ligne de vos inventaires.
- Préservation : Nous retirons les éléments qui nuisent à la conservation et reconditionnons les dossiers papier dans du matériel de conservation pérenne, conforme aux normes internationales. Nous nous assurons ensuite que vos archives soient déposées dans des espaces adaptés, dans l’un de vos locaux ou chez un prestataire de votre choix.
Nous effectuons également ces mêmes tâches pour vos archives électroniques, grâce à notre plateforme docuteam cosmos, ou à une autre solution d’archivage numérique.
Évaluation archivistique et tri
Vous souhaitez économiser de la place ou de l’espace de stockage ? L’évaluation archivistique permet de déterminer quels dossiers doivent être gardés et quels dossiers peuvent être éliminés.
- Évaluation et tri : Nous faisons le tri dans vos dossiers d’archives en appliquant les règles de conservation en vigueur (délais de conservation légaux, sorts finaux) et rédigeons un bordereau d’élimination ou de versement, avant de procéder effectivement à la destruction confidentielle ou au versement de vos archives.
- Évaluation des données des systèmes: Chaque année, nous évaluons les données de vos systèmes de gestion électronique des documents (GED). Nous assurons le tri des données et vous soumettons les bordereaux pour validation. Nous migrons enfin les données vers une plateforme d’archivage électroniques à long terme et détruisons les données obsolètes ou sans valeur archivistique probante.
- Versement : Pour les services et les institutions publiques et parapubliques, nous organisons les versements et nous chargeons de superviser et documenter la livraison des archives aux archives fédérales ou cantonales.
Nous procédons de la même manière pour les archives numériques dans vos serveurs, vos arborescences de fichiers, vos disques durs externes.
Prise en charge de l’archivage (externalisation)
La prise en charge de vos archives sur le long terme, quel qu’en soit le support (analogique, numérique) est notre cœur de métier. En externalisant les tâches d’archivage, nos spécialistes deviennent vos archivistes. Ce modèle a fait ses preuves pour de nombreuses communes, villes, entreprises et organisations qui n’ont pas leur propre service d’archives mais souhaitent un suivi professionnel externalisé; nos mandats les plus anciens remontent à la fondation de docuteam en 2003.
- Suivi périodique: Nos spécialistes vous rendent visite à intervalles réguliers et effectuent toutes les activités d’archivage nécessaires à votre structure. Nous évaluons et trions vos dossiers, éliminons confidentiellement ce qui peut l’être, traitons vos archives historiques, veillons à leur bonne conservation et mettons à jour les inventaires.
- Communication, valorisation et conseil: Vous vous appuyer sur nous pour toutes les tâches relatives aux archives. Nous répondons aux demandes de renseignements qui vous sont adressées, nous conseillons vos services et votre personnel sur la meilleure manière de gérer les documents et les archives et nous vous accompagnons si vous souhaitez numériser ou valoriser vos archives.
- Déménagement d’archives: Nous organisons tous les transports d’archives, qu’ils soient assurés par nos soins ou confiés à des tiers.
Conversion de formats de fichiers
Vous souhaitez convertir des fichiers dans de nouveaux formats pour qu’ils restent utilisables à long terme ou pour pouvoir les confier à des archives publiques ?
- Préparation: Nous analysons le type, l’importance et la complexité de vos données, recommandons une marche à suivre pour l’extraction de celles-ci et effectuons si nécessaire une détermination de leur valeur archivistique.
- Sélection de fichiers: Dans les cas les plus simples, les données sont extraites du système de fichiers, mais nous pouvons également extraire sans problème des données d’un système de gestion électronique des documents (GED) ou d’une application métier. Il est également possible d’archiver les données d’un projet de numérisation.
- Versement dans le système d’archivage électronique («ingest»): Pour préparer l’archivage de fichiers, il faut vérifier leur intégrité et leurs formats, les convertir dans un format d’archivage, préparer les métadonnées et documenter les opérations réalisées. La description archivistique peut être effectuée selon la norme ISAD(G) et les paquets d’information archivés (AIP) peuvent être créés dans les formats Matterhorn METS (METS, Premis, EAD) ou eCH-0160.
- Transmission: Nous transférons les données de manière sécurisée aux archives. Les métadonnées sont préparées pour pouvoir être importées dans un système d’information archivistique (SIA). Si vous ne disposez pas déjà d’un logiciel de ce type, nous pouvons vous donner un accès sécurisé à notre plateforme web docuteam webgate.
- Hébergement: Vous pouvez stocker les paquets d’information archivés (AIP) de différentes manières: a) dans le dépôt ou serveur d’archives de votre choix; b) dans notre solution d’hébergement, docuteam cosmos (centres de données en Suisse). Avec docuteam cosmos, vous effectuez vos recherches par le biais de notre interface web, docuteam webgate, et vous pouvez télécharger les données sur votre poste.
