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Gestion d'archives

Beratung in Informationsmanagement

(Records Management, GEVER, Beratung in Archivierung)

Beratung in Records Management

Wir begleiten Sie bei der Optimierung Ihres Umgangs mit Geschäftsunterlagen. Ganz gleich, ob Sie dies Records Management, GEVER (elektronische Geschäftsverwaltung), Dokumentenmanagement oder ganz anders nennen.

  • Analyse, Initialisierung: Wir analysieren Ihre Situation, erarbeiten mit Ihnen den Soll-Zustand und gleisen ein Projekt auf.
  • Konzept: Wir entwickeln mit Ihnen ein Ordnungssystem (Registraturplan, Aktenplan) als Managementsystem für den Umgang mit Unterlagen. Wir erarbeiten Regeln für den Umgang mit Informationen und alle nötigen Migrations-, Einführungs- und Schulungskonzepte.
  • Realisierung: Mit Dossiervorlagen, Arbeitsanweisungen und Schulungsunterlagen bereiten wir alles für eine erfolgreiche Einführung vor.
  • Einführung: Wir schulen Ihre Mitarbeitenden, begleiten die Migration von Daten und Dokumenten und sichern mit einem spezifischen Controlling den Erfolg ab.

Beratung im Informationsmanagement

Conseil en gestion documentaire - image libre de droit

Schaffen Sie nach der Einführung von Records Management oder von GEVER weiteren Mehrwert. Erhöhen Sie den Reifegrad Ihres Informationsmanagements. Treiben Sie die digitale Transformation im Umgang mit Unterlagen voran. Wir unterstützen Sie mit unserem Vorgehens- und Fachwissen. Bis hin zu einer umfassenden Regelung des Umgangs mit Informationen in Ihrer Organisation (Information Governance).

  • Zusammenspiel der Systeme: Wir beraten Sie, wie Sie die Nutzung Ihrer Systeme regeln und deren Zusammenspiel ermöglichen.
  • Evaluation von Systemen: Wir sind unabhängig von Systemherstellern. Wir erstellen mit Ihnen ein Lastenheft und organisieren die Ausschreibung.
  • Controlling des Informationsmanagements: Gehen Sie unmittelbar nach der Einführung von neuen Praktiken dazu über, das Verlangte zu kontrollieren und notwendige Massnahmen einzuleiten. In den zwei Jahren nach der Einführung bilden Sie eine neue Kultur im Umgang mit Unterlagen heran – oder auch nicht. Wir verfügen über das Vorgehenswissen, die Controlling-Instrumente und den unabhängigen Blick von aussen.
  • Migration: Oft bleibt die Übertragung von Daten und Dateien aus Altsystemen auf der Strecke, weil im Rahmen der Einführung von GEVER oder Records Management niemand Zeit dafür hat. Nehmen Sie einen zweiten Anlauf. Es wird zahlreiche Spezialfälle geben. Wir helfen Ihnen, sie zu entdecken und pragmatische Lösungen zu finden.
  • Digitalisierung von Papierunterlagen: Jetzt, wo Sie digital arbeiten, möchten Sie auch Informationsbestände digital konsultieren, die Sie nur auf Papier haben. Wir wissen, wo Digitalisierung Sinn ergibt und wie man vorgeht.
  • Prozessmanagement und eGovernment: Gehen Sie dazu über, Prozesse digital neu zu konzipieren. Konzentrieren Sie sich vorerst auf Abläufe, in denen Sie Medienbrüche beseitigen und viel herausholen können. Hören Sie etwa damit auf, ausgefüllte Formulare abzutippen. Sorgen Sie dafür, dass Formulare direkt Daten in Ihr System liefern. Sie werden sehen, dass digitale Prozesse oft anders ablaufen als papiergestützte. Nutzen Sie die Automatisierungsmöglichkeiten Ihres GEVER-Systems. Wir zeigen Ihnen, wie.
  • Digital Management: Wenn Sie weiter gehen wollen, brauchen Sie jemanden, der Ihnen ständig Ideen zur weiteren digitalen Transformation Ihres Informationsmanagements liefert. Im Idealfall ist das eine Person in Ihrer Organisation, direkt der Leitung unterstellt. Nutzen Sie unsere Expertise und unsere Ideen hierfür.

Optimierung von GEVER (Geschäftsverwaltung)

digitale Langzeitarchivierung - lizenzfreies Bild

Geschäftsverwaltungs- oder GEVER-Systeme sind in vielen Verwaltungen nur in Teilbereichen eingesetzt. Etwa für das Sitzungsmanagement der Exekutive. Oft sind die Systeme zwar in die Organisationseinheiten ausgerollt, werden wegen zu oberflächlicher Einführung aber nur mangelhaft genutzt. Daneben werden Dateien häufig weiterhin im Dateisystem (Explorer) bewirtschaftet. Das ist eine Verschwendung von Ressourcen.

  • Optimierung mit kleinem Aufwand: In zwei bis fünf Workshops geben wir Ihnen Inputs, die sie selbst umsetzen können. Lassen Sie uns die Art der Dossierbildung, die Benennung von Dossiers und Dokumenten und die Gliederung von Dossiers verbessern. Nutzen Sie die Möglichkeit Ihres Systems, Dossiervorlagen bereitzuhalten. Wir zeigen Ihnen, wie.
  • Neuer Registraturplan: Oft werden jahrzehntealte Registraturpläne in GEVER-Systeme importiert. Sie passen nicht auf die Art, wie man in GEVER-Systemen Geschäfte oder Dossiers bildet. Wechseln Sie den Registratur- beziehungsweise Aktenplan, wir bieten Hilfe oder erarbeiten ihn mit Ihnen.
  • Neu starten: Oft bleibt nichts anderes übrig, als ein zweites GEVER-Projekt zu starten, wenn die Einführung nicht zum heute gewünschten Ziel geführt hat. Wir entwickeln mit Ihnen dieses Vorhaben und begleiten Sie von A bis Z.

Beratung im Lebenszyklus-Management

Beratung im Lebenszyklus-Management - docuteam Grafik

Dokumente können nicht ewig in Ihren Systemen verbleiben. Sie müssen Altes loswerden. Und Sie müssen dafür sorgen, dass Dateien lesbar bleiben, die Sie sehr lange benötigen. Schaffen Sie mit unserer Hilfe die nötigen Voraussetzungen.

  • Aufbewahrungsfristen und Archivwürdigkeit: Wir helfen Ihnen, die für Sie gültigen Aufbewahrungsfristen festzulegen und Ihre Unterlagen auf Archivwürdigkeit zu bewerten. Das Ergebnis wird im Ordnungssystem (Registraturplan, Aktenplan) festgehalten.
  • Vorbereitung der Systeme: Wir ermitteln mit Ihnen die Möglichkeiten, Daten und Dokumente aus Ihren Systemen auszusondern, um sie nach der Aufbewahrungsfrist entweder zu vernichten oder in ein System für die Langzeitarchivierung zu überführen. Wir konfigurieren die entsprechenden Module Ihres GEVER-Systems.
  • Aussonderung: Wir nehmen die jährliche Aussonderung aus Ihren Systemen vor und übergeben die archivwürdigen Unterlagen an ein Langzeitarchiv.
  • Langzeitarchivierung: Wir stellen mit docuteam cosmos einen eigenen Dienst für die Langzeitarchivierung zur Verfügung, der dank Open-Source-Software und Hosting in nationalen Rechenzentren sicher und nachhaltig ist

Beratung in Archivierung

Beratung im Informationsmanagement - Gilliane Kern - Baden, YverdonBeratung im Informationsmanagement - Gilliane Kern - docuteam, Yverdons-les-Bainss-les-Bains

Archivierung erfolgt heute hybrid, in analoger und digitaler Form. Aber vielleicht sind Sie noch nicht an diesem Punkt und haben Aufgaben in der Papierarchivierung zu lösen. Wir betrachten Archivierung integral und beraten Sie in allen Aspekten.

  • Archivkonzept: Wir erarbeiten mit Ihnen das passende Archivkonzept für Ihre Organisation. Wir definieren die Zuständigkeiten und Prozesse und zeigen Möglichkeiten für interne und externe Lösungen auf.
  • Digitalisierung von Papierunterlagen: Sie möchten digital auf Unterlagen zugreifen, die nur auf Papier existieren. Wir können beurteilen, wo dies Sinn ergibt, wie viel das kostet und wie man vorgeht. Wir übernehmen die Organisation Ihres Digitalisierungsprojekts oder die Ausschreibung Ihres Vorhabens. Wir können die Digitalisierung selbst ausführen, können uns bei einer Ausschreibung aber auf die organisatorische Rolle beschränken.
  • Beurteilung von Archivräumen: Wir beurteilen Archivräume auf ihre Eignung und ihre Risiken. Für klimatische oder bauliche Expertisen ziehen wir Spezialisten bei, ebenso für Schimmelsanierungen oder für die Restaurierung.
Archiv Der Gemeinde Daillens
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Digitale Langzeitarchivierung - Lizenzfreies Bild
Informationssicherheit - Lizenzfreies Bild

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