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AtoM steht für «Access to Memory». Es handelt sich um ein webbasiertes Archivinformationssystem (AIS), das sowohl für die Erschliessung wie auch für die Vermittlung und Recherche genutzt werden kann. AtoM basiert auf den internationalen Archiv­standards ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF und ISDIAH. Die kanadische Herstellerfirma Artefactual stellt AtoM unter einer Open Source-Lizenz zur Verfügung, dadurch entstehen keine Lizenzkosten. Atom ist in der Anschaffung und im Betrieb weit günstiger wie kommerzielle Werkzeuge mit ähnlichem Funktionsumfang. Weil AtoM ein offenes und standardbasiertes System ist, lässt es sich mit weiteren Komponenten verbinden, die docuteam für die digitale Archivie­rung anbietet. AtoM verfügt weltweit über eine grosse Benutzerbasis und eine grosse Community. Das Werkzeug wir ganz unterschiedli­chen Archivinstitutionen eingesetzt.

docuteam bietet das Hosting für AtoM in Schweizer Rechenzentren an. Unser Angebot umfasst die Bereitstellung der IT-Infrastruktur und den Betrieb und die Wartung der Applikation. Dazu gehört auch, dass wir die regelmässig erscheinenden Updates von AtoM einspielen. Darüber hinaus bieten wir auch Unterstützung bei der Anpassung und Parametrie­rung von AtoM, bei der Aufbereitung und dem Import von Daten nach AtoM und bei der Schu­lung der zukünftigen Benutzer.

docuteam bietet Ihnen AtoM an

  • docuteam hostet AtoM als Teil der cloudbasierten Archivlösung docuteam cosmos. AtoM kann dabei Standalone genutzt werden oder als Teil eines kompletten digitalen Archivs.
  • docuteam installiert und wartet AtoM auf Ihrer eigenen Infrastruktur.
  • docuteam parametriert und passt AtoM für Sie an. Wir entwickeln das Werkzeug selber nicht weiter, hierfür koordinieren wir Projekte direkt mit Artefactual.
  • docuteam migriert für Sie Daten und Metadaten aus bestehenden Archivinformationssystemen oder aus anderen Datenquellen wie Tabellen, XML oder sonstige Findbücher nach AtoM.
  • docuteam passt für Sie die Oberfläche von AtoM gemäss Ihrem CD/CI an.

Die Grundlagen

Webbasiert

Die gesamte Interaktion mit AtoM geschieht über den Webbrowser. Es muss keine Client-Soft­ware installiert werden.

Open Source

Der Programmcode von AtoM steht unter der GNU Affero General Public License (A-GPL 3.0). Es entstehen keine Lizenzkosten für die Benutzung der Software, egal wieviele Archiv­institutionen (Mandaten) oder Benutzer das System gleichzeitig nutzen.

Mehrsprachigkeit

Alle Elemente der Benutzeroberfläche lassen sich übersetzen. Die Übersetzung wird durch eine grosse Community sichergestellt. Docuteam engagiert sich für die Übersetzung auf Deutsch.

Standardbasiert

AtoM basiert auf den folgenden archivischen Standards des Internationalen Archivrats (ICA):

  • General International Standard Archival Description (ISAD)
  • International Standard Archival Authority Records (Corporate bodies, persons, and families) (ISAAR-CPF)
  • International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings (ISDIAH)
  • International Standard for Describing Functions (ISDF)

Import/Export von Metadaten

AtoM ist in der Lage, Metadaten in unterschiedlichen Formaten zu importieren oder zu exportie­ren. Das kann tabellenbasiert geschehen (CSV) oder als XML (EAD, EAC). Damit eignet sich AtoM sehr gut für die Verwendung in einem modular aufgebauten digitalen Archiv.

Wichtigste Funktionalitäten

Im Folgenden werden die wichtigsten Funktionalitäten von AtoM erläutert. Die komplette Liste von Funktionalitäten findet sich online unter https://www.accesstomemory.org/

Mandantenfähigkeit

AtoM ist mandantenfähig. Das bedeutet, dass eine AtoM-Installation gleichzeitig für mehrere Archivinstitutionen verwendet werden. Der Zugriff auf die Archive wird über Benutzerrechte geregelt. Damit eignet sich AtoM besonders gut für die Umsetzung von Portallösungen, wie das Beispiel der waadtländer Gemeindearchive zeigt:

Die Benutzeroberfläche von AtoM umfasst alle Funktionalitäten

  • einerseits für die Archivare, die täglich mit dem Werkzeug arbeiten und es für ihre Erschliessungsarbeit und die Beantwortung von Benutzeranfragen nutzen,
  • andererseits für Archivbenutzer, die die Archivbestände über einen strukturierten Zugang oder die Suchfunktionen konsultieren.

Archive werden nach dem ISAD(G)-Standard hierarchisch in einer Baustruktur (Tektonik) verzeichnet. AtoM zeigt Verzeichnungseinheiten wie folgt an:

AtoM-2, docuteam

Berechtigte Benutzer können nach dem Einloggen die Beschreibungsfelder bearbeiten.

Personen, Familien und Organisationen werden nach dem ISAAR(CPF)-Standard erschlossen. Bei jedem Eintrag ist die Beziehung zu den Verzeichnungseinheiten ersichtlich.

Genau so wie die Verzeichnungseinheiten werden auch ISAAR(CPF)-Einträge bearbeitet.

Suche

AtoM erlaubt einfache und erweiterte Suchanfragen. Bei der ein­fachen Suche werden über ein Suchfeld nicht nur sämtliche Metadaten im System abgefragt, sondern auch der Volltext der referenzierten Primärdaten.

Bei der erweiterten Suche kann angegeben werden, in welchen Feldern gesucht werden soll, zusätzlich können Einschränkungen und Filter gesetzt werden.

Bei der Anzeige der Suchresultate werden in der linken Spalte Kategorien eingeblendet, über die eine weitere Einschränkung erfolgen kann (Facettierung).

Digitale Objekte

In die Verzeichnungseinheiten können auch Dateien eingebettet werden. Diese haben die Funktion von Vorschaubildern oder Nutzungskopien und ersetzen kein digitales Archiv (Reposi­tory). Wenn die Dateien Text enthalten (z. B. PDF) wird dieser durch AtoM indiziert und kann abgesucht werden.

Auf der Cloud-Umgebung docuteam cosmos zeigt AtoM Vorschauen aus dem digitalen Archiv an. Über AtoM findet der Zugang zum digitalen Archiv statt. Dateien können aber auch manuell hochgeladen und den Verzeichnungseinheiten zugewiesen werden.

Dokumentation

Die komplette Dokumentation aller Funktionalitäten von AtoM findet sich in englischer Sprache unter folgendem Link: https://www.accesstomemory.org/en/docs/

Referenzen und Beispiele

Eine Auswahl von Projekten, die docuteam auf Basis von AtoM umgesetzt hat und die auf docuteam cosmos gehostet werden:

Die Referenzliste von Artefactual gibt einen Eindruck über die grosse Breite von Archivinstitutio­nen, die weltwelt AtoM verwenden.

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