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AtoM est l’abréviation de « Access to Memory ». Il s’agit d’un système d’information archivistique (AIS) basé sur le web qui peut être utilisé aussi bien pour le catalogage que pour la communication et la recherche. AtoM se repose sur les normes internationales archivistiques comme ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF et ISDIAH. Le fabricant canadien Artefactual met AtoM à disposition sous une licence open source, ce qui évite les frais de licence; ainsi, il est bien moins cher à l’achat et à l’utilisation que des outils commerciaux aux fonctionnalités similaires. Comme AtoM est un système open source et standardisé, il peut être relié à d’autres composants que docuteam propose pour l’archivage numérique. AtoM dispose d’une large base d’utilisateur-rice-s et d’une grande communauté dans le monde entier : liste des institutions d’archivage l’utilisant.

docuteam propose d’héberger AtoM dans des centres de calcul suisses partenaires. Notre offre comprend la mise à disposition de l’infrastructure informatique ainsi que l’exploitation et la maintenance de l’application. Cela comprend également l’installation des mises à jour régulières d’AtoM. Nous proposons également une assistance pour l’adaptation et le paramétrage du système, pour la préparation et l’importation des données ainsi que pour la formation des futurs utilisateurs.

Services docuteam pour AtoM

  • docuteam héberge AtoM en tant que partie de la solution d’archivage basée sur le cloud docuteam cosmos. AtoM peut être utilisé de manière autonome ou comme partie d’une archive numérique complète.
  • docuteam installe et entretient AtoM sur votre propre infrastructure.
  • docuteam paramètre et adapte AtoM pour vous. Nous ne développons pas l’outil en tant que tel mais nous coordonnons les projets directement avec Artefactual.
  • docuteam migre pour vous les données et les métadonnées de systèmes d’information d’archives existants ou d’autres sources de données telles que des tableaux, XML ou d’autres livres de recherche vers AtoM.
  • docuteam adapte pour vous l’interface d’AtoM selon votre CD/CI.

Les bases d'AtoM

Toute l’interaction avec AtoM se fait via le navigateur web. Aucun logiciel client ne doit être installé.

Open source

Le code du programme AtoM est disponible sous la licence publique générale GNU Affero (A-GPL 3.0). Il n’y a pas de frais de licence pour l’utilisation du logiciel, quel que soit le nombre d’institutions d’archives (mandats) ou d’utilisateurs utilisant le système en même temps.

Multilinguisme

Tous les éléments de l’interface utilisateur peuvent être traduits et les traductions sont assurées par une grande communauté. A cet égard, docuteam s’engage pour la traduction en allemand.

Basé sur des standards

AtoM intègre les normes archivistiques suivantes du Conseil international des archives (ICA) :

  • General International Standard Archival Description (ISAD)
  • International Standard Archival Authority Records (Corporate bodies, persons, and families) (ISAAR-CPF)
  • Norme internationale pour la description des institutions avec des holdings d’archives (ISDIAH)
  • Norme internationale pour la description des fonctions (ISDF)

Importation/exportation de métadonnées

AtoM est en mesure d’importer ou d’exporter des métadonnées dans différents formats. Cela peut se faire sur la base de tableaux (CSV) ou en XML (EAD, EAC). AtoM est donc parfaitement adapté à une utilisation dans des archives numériques modulaires.

Principales fonctionnalités

Les principales fonctionnalités d’AtoM sont expliquées ci-dessous. La liste complète des fonctionnalités se trouve en ligne sur  https://www.accesstomemory.org/

Capacité mandataire

AtoM est multi-clients. Cela signifie qu’une installation d’AtoM peut être utilisée simultanément pour plusieurs institutions d’archivage. L’accès aux archives est régulé par les droits des utilisateurs. AtoM est donc particulièrement bien adapté à la mise en œuvre de solutions de portail, comme le montre l’exemple des archives communales vaudoises :

AtoM-1, docuteam

L’interface utilisateur d’AtoM comprend toutes les fonctionnalités

  • d’une part, pour les archivistes qui travaillent quotidiennement avec l’outil et l’utilisent pour leur travail de catalogage et pour répondre aux demandes des utilisateurs ;
  • d’autre part, pour les utilisateurs des archives qui consultent les fonds d’archives via un accès structuré ou les fonctions de recherche.

Les archives sont répertoriées de manière hiérarchique dans une structure (tectonique) selon la norme ISAD(G). AtoM affiche les unités de description de la manière suivante :

AtoM-2, docuteam

Les utilisateurs autorisés peuvent modifier les champs de description après s’être connectés :

AtoM-3, docuteam

Les personnes, les familles et les organisations sont décrites selon la norme ISAAR(CPF). Pour chaque entrée, la relation avec les unités de description est visible :

AtoM-ISAAR2, docuteam

Les entrées ISAAR(CPF) sont traitées de la même manière que les unités de description :

AtoM-ISAAR, docuteam

Recherche

AtoM permet d’effectuer des recherches simples et avancées. Lors d’une recherche simple, un champ permet non seulement d’interroger toutes les métadonnées du système, mais aussi le texte intégral des données primaires référencées.

AtoM-Suche, docuteam

Lors de la recherche avancée, il est possible d’indiquer les champs dans lesquels la recherche doit être effectuée, ainsi que de définir des restrictions et d’utiliser des filtres.

AtoM-Suche-erweitert

Lors de l’affichage des résultats de la recherche, des catégories s’affichent dans la colonne de gauche et permettent d’effectuer une restriction supplémentaire (facettage).

AtoM-Suchresultate

Objets numériques

Des fichiers peuvent également être intégrés dans les unités de description. Ceux-ci ont la fonction d’images d’aperçu ou de copies d’utilisation et ne remplacent pas les archives numériques (Repository). Si les fichiers contiennent du texte (par ex. PDF), celui-ci est indexé par AtoM et peut être recherché.

Sur l’environnement cloud docuteam cosmos, AtoM affiche des aperçus de l’archive numérique. L’accès aux archives numériques se fait via AtoM. Les fichiers peuvent également être téléchargés manuellement et attribués aux unités de répertoire.

AtoM-Suchresultate

Pour plus d’informations : La documentation complète de toutes les fonctionnalités d’AtoM se trouve en anglais sous le lien suivant : https://www.accesstomemory.org/en/docs/

Fonctionnalités importantes

Serveur

Nous exploitons sur docuteam cosmos un serveur virtuel propre à chaque client AtoM. Celui-ci est construit selon les directives du fabricant Artefactual et dispose des ressources suivantes :

  • RAM : 4 GO
  • Disque : 20 Go (partition système), 50 Go (données)
  • OS : Linux (Ubuntu)

Ces ressources système sont comprises dans l’offre d’hébergement forfaitaire. Si des ressources supplémentaires sont souhaitées, par exemple un espace disque plus important pour les données, une extension individuelle peut être réalisée.

Nous installons sur le serveur virtuel aussi bien une instance de test qu’une instance productive d’AtoM. En règle générale, nous effectuons une mise à jour de l’application par an, ce qui est compris dans le prix de l’hébergement.

Centre de calcul

Nous hébergeons les serveurs AtoM dans un centre de calcul dans la région de Zurich. Les données, y compris les sauvegardes, restent en Suisse.

Nous effectuons des sauvegardes de toutes les données et métadonnées à la fréquence requise, et ce sur deux sites distincts. Grâce aux fonctions d’exportation d’AtoM, vous pouvez en outre télécharger toutes les données et métadonnées chez vous et les intégrer dans votre propre processus de sauvegarde.

docuteam cosmos – archives numériques à long terme

docuteam exploite sur la même infrastructure docuteam cosmos comme solution cloud pour l’archivage numérique à long terme. AtoM fait partie intégrante de docuteam cosmos : l’accès aux documents dans les archives numériques se fait par un lien à partir d’AtoM. Mais AtoM peut aussi être utilisé comme simple outil de catalogage sans archives numériques.

Responsabilités

Les responsabilités sont définies comme suit entre le client et docuteam :

  • docuteam pour l’infrastructure technique, c’est-à-dire les composants du serveur, l’application, la mémoire et l’accessibilité via Internet. Cela comprend également les mises à jour régulières de ces composants.
  • Les clients accèdent à l’application AtoM par un accès crypté https. docuteam se charge d’obtenir les certificats SSL nécessaires. Si l’application AtoM doit être accessible via un domaine/sous-domaine du client, celui-ci doit mettre le certificat à disposition.
  • docuteam installe un utilisateur avec des droits d’administrateur sur l’application AtoM. A l’aide de cet utilisateur, le client peut créer de manière autonome les utilisateurs et les groupes nécessaires Le client est responsable de la gestion des utilisateurs et des groupes sur son instance AtoM.
  • Tous les contenus téléchargés sur AtoM (métadonnées et données) appartiennent au client.
  • docuteam est responsable de ce que les versions précédentes des données et des métadonnées puissent être réintroduites pour le client à partir de la sauvegarde.

Relation contractuelle

Le client conclut un contrat (SLA, Service Level Agreement) avec docuteam AG (et exclusivement avec elle). Après une durée minimale d’un an, le contrat peut être résilié avec un préavis de trois mois.

Références et exemples

Voici une sélection de projets que docuteam a réalisés sur la base d’AtoM et qui sont hébergés sur docuteam cosmos :

La liste de références d’Artefactual donne une idée de la grande diversité des institutions d’archives qui utilisent AtoM dans le monde entier.

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