AtoM est l’abréviation de «Access to Memory». Il s’agit d’un système d’information archivistique basé sur le web qui peut être utilisé aussi bien pour la description que pour la diffusion et la recherche d’archives. AtoM dispose d’une grande base d’utilisataires dans le monde. L’outil est utilisé au sein d’institutions d’archives de tailles différentes et aux missions variées.

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Normes et licences

AtoM est basé sur les normes internationales de description archivistique ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF et ISDIAH et est placé sous une licence open source. Il est bien moins cher à l’achat et à l’utilisation que les outils commerciaux offrant des fonctionnalités similaires.

Description archivistique

La norme ISAD(G) préconise une description des archives de manière hiérarchique dans une structure de classement (tectonique).

Les utilisataires autorisées peuvent éditer les champs de description après s’être connectées. Les personnes, les familles et les organisations sont décrites selon la norme ISAAR(CPF). La relation entre les descriptions des objets documentaires et les autorités est visible. Les entrées ISAAR(CPF) sont traitées de la même manière que les unités de description.

AtoM-2, docuteam

Recherche

AtoM permet d’effectuer des recherches simples et avancées. Lors de la recherche avancée, il est possible d’indiquer les champs dans lesquels la recherche doit être effectuée, ainsi que de définir des restrictions et des filtres. Lors de l’affichage des résultats de la recherche, des catégories s’affichent dans la colonne de gauche et permettent d’effectuer des restrictions supplémentaires (facettes).

AtoM, capture d'écran - docuteam SA

Objets numériques

Des fichiers peuvent également être intégrés dans les unités de description. Ceux-ci ont la fonction d’images d’aperçu ou de copies d’utilisation et ne remplacent pas une archive numérique (repository). Si les fichiers contiennent du texte (par ex. PDF), celui-ci peut être indexé par AtoM et rendu accessible à la fonction de recherche.

Utilisation

L’interface d’utilisation d’AtoM comprend non seulement les fonctionnalités destinées aux archivistes qui travaillent quotidiennement avec l’outil pour leur travail de description et pour répondre aux questions des utilisataires, mais aussi des fonctionnalités destinées aux utilisataires des archives qui consultent les fonds d’archives via la structure de classement ou par les fonctions de recherche.

Capacité multi-entité

AtoM est multi-entité. Cela signifie qu’une installation d’AtoM peut être utilisée simultanément pour plusieurs institutions d’archives. AtoM est ainsi adapté à la mise en œuvre de portails d’archives, comme le montre l’exemple des archives communales vaudoises :

AtoM-1, docuteam

Bon à savoir

Multilinguisme

Tous les éléments de l’interface d’utilisation peuvent être traduits. La traduction est assurée par une grande communauté.

Interface web

Toute l’interaction avec AtoM se fait grâce à un navigateur web. Aucune installation d’un logiciel client est requis.

Open Source

Le code du programme AtoM est disponible sous la licence GNU Affero General Public License (A-GPL 3.0). Il n’y a pas de frais de licence pour l’utilisation du logiciel, quel que soit le nombre d’institutions d’archives (mandats) ou d’utilisataires qui utilisent le système en même temps.

Basé sur des normes

AtoM s’appuie sur les normes archivistiques suivantes du Conseil international des archives (CIA) :

  • Norme générale et internationale de description archivistique (ISAD(G))
  • Norme internationale sur les notices d’autorité utilisées pour les archives relatives aux collectivités, aux personnes ou aux familles (ISAAR-CPF)
  • Norme internationale pour la description des institutions de conservation des archives (ISDIAH)
  • Norme internationale pour la description des fonctions (ISDF)

Importation/exportation de métadonnées

AtoM est en mesure d’importer ou d’exporter des métadonnées dans différents formats. Cela peut se faire sur la base de tableaux (CSV) ou de fichiers XML (EAD, EAC). AtoM est donc parfaitement adapté à une utilisation dans des archives numériques modulaires.

Documentation

Une documentation est disponible sur https://www.accesstomemory.org/fr/.

Références et exemples

Sélection de projets que docuteam a réalisés sur la base d’AtoM :

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