AtoM est l’abréviation de «Access to Memory». Il s’agit d’un système d’information archivistique (SIA) accessible par une interface web qui peut être utilisé pour la description d’archives, ainsi que pour la recherche et la diffusion de documents d’archives. AtoM supporte les normes de description archivistique internationales ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF et ISDIAH. Le fabricant canadien Artefactual fournit AtoM sous une licence open source pour laquelle il n’y a pas de frais. AtoM est beaucoup moins coûteux à la mise en œuvre et à l’utilisation que les outils commerciaux offrant des fonctionnalités similaires. AtoM étant un système ouvert et basé sur des normes, il peut être connecté à d’autres composants que docuteam propose pour l’archivage numérique. AtoM dispose d’une large base d’utilisateur et d’utilisatrices  et d’une grande communauté dans le monde entier. L’outil est multilingue et utilisé dans des institutions très différentes.

Contenu

Notre offre
Caractéristiques
Principales fonctionnalités
Références et exemples

Notre offre

  • docuteam héberge AtoM en tant que partie de l’infrastructure cloud docuteam cosmos. AtoM peut être utilisé de manière autonome ou comme partie d’un système d’archivage numérique.
  • docuteam installe et maintient AtoM dans votre infrastructure.
  • docuteam paramètre et adapte AtoM pour vous. Nous ne développons pas l’outil en tant que tel, mais nous coordonnons les projets directement avec Artefactual.
  • docuteam migre pour vous vers AtoM les données et les métadonnées de systèmes d’information archivistique existants ou depuis d’autres sources de données telles que des tableaux, des fichiers XML ou d’autres instruments de recherche.
  • docuteam adapte pour vous l’interface d’AtoM selon votre CD/CI.

Caractéristiques

Interface web

Toute l’interaction avec AtoM se fait via un navigateur web. Aucun logiciel client ne doit être installé.

Open source

Le code du programme AtoM est placé sous la licence GNU Affero General Public License (A-GPL 3.0). Il n’y a pas de frais de licence pour l’utilisation du logiciel, quel que soit le nombre d’institutions d’archives (mandats) ou de personnes utilisant le système en même temps.

Multilinguisme

Tous les éléments de l’interface utilisateur peuvent être traduits dans une autre langue. Les traductions sont assurées par une grande communauté.

Basé sur des normes

AtoM intègre les normes de description de la communauté archivistique, en particulier celles du Conseil international des archives (ICA):

  • Norme générale et internationale de description archivistique (ISAD(G))
  • Norme internationale sur les notices d’autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles (ISAAR-CPF)
  • Norme internationale pour la description des institutions conservant des archives (ISDIAH)
  • Norme internationale pour la description des fonctions (ISDF)

Importation/exportation de données

AtoM est en mesure d’importer ou d’exporter des métadonnées dans différents formats. Cela peut se faire sur la base de tableaux (CSV) ou de fichiers XML (EAD, EAC). AtoM est donc parfaitement adapté à une utilisation dans des archives numériques modulaires.

Principales fonctionnalités

Les principales fonctionnalités d’AtoM sont expliquées ci-dessous. La liste complète des fonctionnalités se trouve en ligne dans la documentation: https://www.accesstomemory.org/

Capacité multi-entité (multi-dépôts)

L’architecture de AtoM est multi-entité. Cela signifie qu’une installation d’AtoM peut être utilisée simultanément pour plusieurs institutions ou services d’archives. L’accès aux inventaires et aux archives est réglé par les droits utilisateur. AtoM est donc particulièrement bien adapté à la mise en œuvre de portails d’archives, comme le montrent les exemples des archives communales vaudoises et des archives communales genevoises :

Utilisation et consultation

L’interface utilisateur d’AtoM englobe toutes les fonctionnalités nécessaires au traitement d’archives :

  • Les archivistes qui travaillent quotidiennement avec l’outil peuvent décrire les archives et répondre aux demandes des utilisateurs et utilisatrices.
  • Les utilisateurs et utilisatrices peuvent consulter en ligne les fonds d’archives à travers le plan de classement ou les fonctionnalités de recherche.

Classement et description d’archives

Les archives sont classées de manière hiérarchique, conformément à la norme ISAD(G) (tectonique).

AtoM-2, docuteam

Il est possible de modifier les champs de description après s’être connectés. Les personnes, les familles et les organisations sont décrites selon la norme ISAAR(CPF). Pour chaque entrée, la relation avec les unités de description est visible. Les entrées ISAAR(CPF) sont traitées de la même manière que les unités de description.

Fonctionnalités de recherche

AtoM permet d’effectuer des recherches simples et avancées. Il est possible non seulement d’interroger toutes les métadonnées du système, mais aussi le texte intégral des données primaires référencées. Lors de la recherche avancée, il est possible d’indiquer plus précisément les champs dans lesquels la recherche doit être effectuée, ainsi que de définir des restrictions et des filtres. Lors de l’affichage des résultats de la recherche, des catégories s’affichent dans la colonne de gauche et permettent d’effectuer des restrictions supplémentaires.

AtoM, capture d'écran - docuteam SA

Consultation de documents numériques

Des documents numériques (copies numérisées de documents analogiques ou documents nés numériques) peuvent également être publiés dans les inventaires d’archives.

Ces documents numériques ont la fonction d’images d’aperçu ou de copies d’utilisation pour faciliter l’accès à l’information mais ils ne remplacent pas une archive numérique (Repository). Si les fichiers contiennent du texte (par ex. PDF), celui-ci est indexé par AtoM et rendu accessible à l’outil de recherche.

Références et exemples

Une sélection de projets que docuteam a réalisés sur la base d’AtoM :

La liste de références d’Artefactual donne une idée de la grande diversité des institutions d’archives qui utilisent AtoM dans le monde entier.

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