Prestations
docuteam vous conseille et soutient afin que vous puissiez maîtriser l’ensemble du cycle de vie de l’information : de sa production à sa destruction ou archivage à long terme. Nous vous assurons ainsi une disponibilité de l’information sur le long terme.
Nous analysons et vous conseillons sur votre façon de gérer votre information (notamment la gestion de vos documents d’activité ou records management) : nous vous aidons à structurer votre système de classement et à déterminer les délais de conservation et degrés de confidentialité de l’information, quel que soit son support (papier, électronique ou autre).
De nos jours, rares sont les organismes à avoir le temps de s’occuper de la gestion de leurs archives et cette activité exige certaines connaissances spécialisées. C’est pourquoi, que vous soyez dans une institution privée ou publique, nous venons classer et décrire nous-mêmes vos archives, afin que leur traitement soit fait par des professionnels. Si vous le souhaitez, vous pouvez également nous confier la prise en charge de votre archivage dans la durée et nous devenons de la sorte votre service d’archives.
En général, une grande partie des documents utiles au quotidien peut être détruite après un certain temps. Par l’évaluation de vos dossiers, nous vous aidons à trier et conserver les documents les plus importants. En décrivant vos archives, nous rendons votre information accessible et utilisable sur le long terme. Nous vous aidons également à conserver vos documents électroniques sur le long terme : nous les migrons dans un format adapté à l’archivage à long terme et nous discutons avec vous de l’aspect et du contenu des « paquets d’information » que vous désirez archiver et des métadonnées qui vous sont nécessaires.
Pour des projets de grande envergure, nous vous offrons aussi nos conseils et notre expérience en matière de gestion de projets. Pour harmoniser les métadonnées de plusieurs catalogues ou systèmes, établir ou modifier des directives d’archivage ou encore lancer une vaste campagne de numérisation de fonds, nous sommes là pour vous ! Experts en gestion de tels projets, nous vous permettons également de bénéficier de notre réseau de fournisseurs et de spécialistes.