Nous vous accompagnons afin d’optimiser votre gestion documentaire (gestion des documents d’activité ou Records management selon les normes ISO).
- Analyse et initialisation : Nous analysons votre situation et définissons les champs d’action possibles et les mesures envisageables pour la mise en œuvre d’une gestion documentaire. Ensemble, nous mettons en place un projet adapté à vos besoins.
- Conception : Ensemble, nous développons un plan de classement assorti de règles de conservation comme outil central de gestion. Nous définissons un cadre normatif pour garantir et sécuriser l’accès à l’information. Nous élaborons les règles de gestion documentaire, ainsi que les concepts nécessaires de migration des données dans le nouveau système, d’introduction et de formation des personnes concernées.
- Réalisation : À l’aide de modèles de dossiers, de directives claires et de documents de formation, nous vous préparons pour une mise en œuvre réussie de votre gestion documentaire.
- Déploiement : Nous formons votre personnel, vous accompagnons dans la migration de vos données et documents et mettons en place un contrôle spécifique pour assurer le succès de la démarche.
Conseil en gestion de l’information
Au-delà de l’introduction d’une démarche de gestion documentaire, vous pouvez améliorer la maturité de votre système d’information en contribuant à la transformation numérique du traitement documentaire. Nous vous aidons à avoir une approche globale de gestion de vos informations au sein de votre organisation grâce à notre longue expertise dans le domaine (gouvernance de l’information).
- Interaction des systèmes : Nous vous conseillons sur la manière d’organiser l’utilisation de vos systèmes et de permettre leur interopérabilité.
- Évaluation des systèmes : Ne fournissant pas de systèmes de GED, vous avez l’assurance que nous procédons de manière neutre, en priorisant vos besoins. Nous pouvons élaborer avec vous un cahier des charges et organiser la procédure d’appel d’offres.
- Contrôle de la gestion de l’information : Après l’introduction de nouvelles pratiques, il convient de contrôler les procédures mises en place et de prendre les mesures nécessaires au bon déroulement de votre nouvelle culture documentaire. Avec nos connaissances, nous vous proposons un suivi externe indépendant.
- Migration : Par manque de temps, le transfert des données et des fichiers d’un ancien système vers un nouveau est souvent négligé lors de l’introduction d’une démarche de gestion documentaire. Nous pouvons vous soutenir dans cette démarche et vous aider à trouver des solutions pragmatiques pour les nombreux cas particuliers qui apparaitront.
- Numérisation de documents papier : Le numérique a changé notre environnement de travail. Si vous souhaitez consulter numériquement des documents papier utiles à vos activités, nous pouvons vous accompagner en tant que prestataire, ou pour lancer un appel d’offres. Nous estimons avec vous la pertinence de la démarche et les coûts et vous indiquons comment procéder au mieux.
- Gestion des processus et cyberadministration : Profitez de revoir vos processus dans le cadre d’une transformation numérique. Commencez par les processus dont vous pouvez tirer le meilleur parti et pour lesquels vous pouvez éliminer les discontinuités de support. Par exemple, cessez de remplir vous-même des formulaires et profitez d’utiliser automatiquement les données de votre système, vous gagnerez un temps non négligeable. Les processus numériques fonctionnent souvent différemment de ceux papier; il devient possible d’automatiser de nombreuses tâches chronophages. Nous pouvons vous accompagnons dans cette amélioration.
- Gestion numérique : Si vous souhaiter aller plus loin, vous aurez besoin de quelqu’un pour vous amener constamment des idées pour la transformation numérique de votre gestion de l’information. Idéalement, il s’agira d’une personne au sein de votre organisation, qui relèvera directement de la direction. Dans tous les cas, vous pouvez profiter de notre expertise et de nos idées.
Optimisation de votre gestion électronique des documents
Dans de nombreuses administrations, les systèmes de gestion électronique des documents (GED) sont souvent utilisés que pour certaines unités organisationnelles comme, par exemple, la gestion des séances de l’exécutif. Trop souvent, ces systèmes ne sont pas utilisés de manière optimale, car ils n’ont pas été convenablement introduits. Beaucoup trop de documents sont encore gérés dans le système de fichiers (Explorer) et cela peut être amélioré.
- Optimisation avec peu d’efforts : En deux à cinq ateliers, nous vous fournissons des pistes que vous pouvez mettre en œuvre de manière autonome. Vous améliorez ainsi la manière dont vos dossiers sont constitués, leur dénomination et leur structuration. Nous vous montrons également comment préparer des modèles de dossiers grâce aux possibilités de votre système.
- Nouveau plan de classement : Des plans de classement vieux de plusieurs décennies sont souvent importés tels quels dans les systèmes de GED alors qu’ils ne correspondent plus à la manière dont on constitue des dossiers aujourd’hui. Nous vous aidons à adapter ou à changer votre plan de classement pour qu’il réponde à nouveau au besoin de votre organisation.
- Recommencer : Souvent, il n’y a pas d’autre choix que de lancer un deuxième projet de GED si l’introduction n’a pas permis d’atteindre l’objectif souhaité. Nous vous aidons à développer ce projet et nous vous accompagnons de A à Z.
Conseil en gestion du cycle de vie
Les documents ne devraient pas rester éternellement dans vos systèmes. Il est important d’éliminer les fichiers devenus obsolètes et de vous assurer que les autres demeurent lisibles tant que vous en avez besoin, parfois à long terme. Nous vous aidons à créer les conditions nécessaires à une gestion optimale du cycle de vie de vos documents.
- Délais de conservation et sorts finaux : Nous vous aidons à déterminer les délais de conservation qui s’appliquent à vos documents d’activités et à déterminer leur valeur archivistique. Ces informations sont intégrées au plan de classement.
- Préparation des systèmes : Nous déterminons avec vous les options permettant d’extraire les données et les documents de vos systèmes afin qu’ils puissent être détruits ou transférés vers un système d’archivage à long terme après leur période d’activité. Nous configurons les modules appropriés de votre système de GED.
- Tri : Nous effectuons un tri annuel dans vos systèmes et transférons les documents ayant une valeur archivistique vers un système d’archivage pour leur conservation à long terme.
- Archivage à long terme : Avec docuteam cosmos, nous vous proposons notre propre solution d’archivage électronique à long terme. Celle-ci est sûre et durable, grâce à des logiciels libres et à un hébergement dans des centres de données sur territoire suisse.
Conseil pour l'archivage
Les archives sont aujourd’hui hybrides, sur supports analogiques et électroniques. Actuellement le défi le plus récurrent des institutions et des entreprises reste la gestion de leurs archives papier. Chez docuteam, nous avons une vision intégrale de l’archivage ; nous pouvons vous conseiller quels que soient vos besoins.
- Concept d’archivage : Nous développons avec vous les concepts d’archivage adaptés aux besoins de votre organisation. Nous définissons les responsabilités et les processus et vous suggérons les possibles solutions internes et externes.
- Numérisation de documents papier : Vous souhaitez numériser des documents (papier, plaques de verre, plans,…) ? Nous estimons avec vous la pertinence de la démarche, les coûts et vous indiquons comment procéder au mieux. Nous organisons ensuite votre projet de numérisation, en tant que prestataire, ou nous vous accompagnons pour lancer un appel d’offres si la démarche dépasse notre palette de prestations. Notre plus-value ? Mener en parallèle la numérisation et la gestion des données produites, à savoir leur description dans un inventaire, leur conservation à long terme dans une plateforme d’archivage à long terme, voire leur valorisation.
- Analyse des dépôts d’archives : Nous visitons vos dépôts d’archives pour déterminer s’ils sont adaptés ou s’ils présentent des risques pour la conservation d’archives. Au besoin nous faisons appel à des spécialistes pour l’expertise du climat ou des infrastructures, ainsi que pour l’assainissement des locaux (moisissures, insectes) ou la restauration des documents.
