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Aujourd’hui, les processus opérationnels et administratifs s’inscrivent dans des environnements numériques. La numérisation n’épargne pas non plus le domaine de l’archivage. En toute logique, les documents créés sous forme électronique sont archivés électroniquement sans changer de support. La société docuteam bénéficie d’une longue expérience et d’un savoir-faire spécifique dans le déploiement et la gestion de systèmes pour l’archivage numérique, et ne cesse de développer les composants logiciels nécessaires à cet effet.

docuteam cosmos est notre solution cloud destinée à l’archivage électronique à long terme. Elle permet à des collectivités publiques ou des entreprises et organisations privées de conserver à long terme des documents numériques dans des formats utilisables, et ce, au-delà des générations de logiciels, de matériels informatiques et de formats de données.

Sommaire

Pourquoi ?

Le défi

Que se passe-t-il lors de l'archivage numérique?

La solution

Hébergement et sécurité

Qui utilise docuteam cosmos?

Comment accéder à vos archives numériques à long terme?

Modèles de prix

FAQ

Description du produit

Téléchargez ici la description complète du produit docuteam cosmos:

Pourquoi l'archivage électronique à long terme?

Conserver des fichiers utilisables pendant 10 ou 20 ans : cela nécessite un logiciel spécialisé. docuteam cosmos est notre solution pour l’archivage numérique à long terme. Elle se compose de plusieurs modules et peut fonctionner avec de nombreux autres composants, notamment avec n’importe quel système source ou système d’information d’archivage

Le défi

Certaines données doivent rester utilisables sur une très longue durée. Il peut s’agir de contrats, procès-verbaux, plans, dossiers de projets ou photographies. Des types de documents qui varient en fonction du contexte institutionnel. Pour les organismes publics, c’est la législation sur l’archivage qui réglemente les documents à archiver. Dans le cas des entreprises privées, certaines données ont une valeur importante et nécessitent que l’on puisse y accéder bien au-delà des délais légaux de conservation.

Le défi de l’archivage électronique réside dans le fait de pouvoir utiliser les données à très long terme, tout en étant capable de prouver leur authenticité.

  • À long terme signifie qu’il doit être possible en tout temps de trouver, d’afficher et d’utiliser des données même après plusieurs changements de générations de matériel informatique, de systèmes d’exploitation, de logiciels et de formats de données. On parle ainsi d’un horizon de plusieurs décennies et il faut partir du principe qu’il ne sera alors plus possible de s’adresser directement aux personnes qui ont produit les données pour savoir quels formats ou logiciels elles ont utilisés.
  • Authentique signifie que les documents archivés sont effectivement ce qu’ils sont censés être. Il faut ainsi pouvoir prouver que tel ou tel contrat a bien été conservé dans la version dans laquelle il a été conclu et qu’il n’a pas été modifié ultérieurement. Dans un environnement numérique, la principale mesure permettant de conserver l’authenticité des données est la documentation de leur contexte de production. Dans le jargon, on parle d’un faisceau de preuves.

Pour relever le défi de l’archivage électronique, la norme internationale OAIS, Open Archival Information System (ISO 14721:2012), s’est imposée.

C’est un modèle de référence qui ne tient pas seulement compte de l’infrastructure technique, mais de toute l’organisation des archives. Il définit des domaines d’activité centraux et les responsabilités en matière d’archivage électronique, propose des modèles de fonctions et d’informations et, enfin, donne une définition des termes les plus importants. Grâce à sa neutralité à l’égard des différents types et formats de données, des architectures de systèmes et des types d’institution, le modèle OAIS fournit une base fondamentale pour aborder la question de l’archivage électronique au-delà des cercles de spécialistes.

docuteam cosmos est une réalisation de la norme OAIS.

Que se passe-t-il lors de l'archivage numérique?

Selon le modèle de référence OAIS, nous distinguons en principe trois étapes ou blocs fonctionnels différents:

Les données sont regroupées dans ce que l’on appelle des paquets d’information à verser. Cela peut se faire de différentes manières: manuellement (par exemple, des données provenant de serveurs de fichiers), de manière semi-automatique (par exemple, une collection de photos avec des métadonnées séparées) ou de manière entièrement automatique (par exemple, à partir d’un système de gestion électronique des documents ou GED). Ces paquets passent ensuite par un processus configurable à plusieurs niveaux, au cours duquel les données sont vérifiées et préparées de manière à pouvoir être stockées dans un dépôt numérique. Une partie de ce processus peut consister en des migrations de format qui produisent des formats de fichiers adaptés à l’archivage à partir des données d’origine. Toutes les actions sont alors consignées, ce qui permet de créer des «données sur les données» (métadonnées) et d’assurer une documentation complète. Les informations contenues dans ces métadonnées sont la condition préalable à l’identification, à la conservation et à l’utilisation à long terme des données archivées.

Les données primaires et les métadonnées techniques correspondantes sont stockées dans un dépôt numérique. Le dépôt numérique est un logiciel spécialisé dans l’archivage à long terme. Au dépôt numérique s’ajoute une application qui conserve la description (métadonnées descriptives) des données archivées. Il s’agit souvent de ce que l’on appelle un système d’information archivistique (SIA).

Sans possibilité d’utilisation ultérieure des données archivées,
l’archivage numérique à long terme n’aurait aucun sens. L’accès aux données archivées se fait souvent via le système d’information archivistique (SIA) ou au moyen de systèmes tiers comme un système de GED, une salle de lecture virtuelle ou des applications métier.

À cela s’ajoutent les tâches transversales:

L’archivage numérique à long terme est un processus continu.
D’une part, les données archivées doivent être gérées et surveillées. D’autre part, des mesures appropriées doivent être prises lorsque les circonstances changent et que des mesures de conservation des données archivées deviennent nécessaires.

La solution

L’archivage numérique à long terme est un système complexe composé de différents éléments.

Nous développons nous-mêmes des composants importants de notre système d’archivage numérique à long terme. Notre système est délibérément modulaire afin de pouvoir répondre à une large palette de besoins de notre clientèle. La plupart des logiciels utilisés sont des logiciels open source. Une documentation sur ces différents outils se trouve dans la plateforme docs.docuteam.ch.

Hébergement et sécurité

Nous exploitons une infrastructure en Suisse et une en Allemagne. Pour l’hébergement des données, nous utilisons SWITCHengines pour l’offre en Suisse et OVHcloud pour l’offre en Europe.

  • SWITCH a été créée en 1987 en tant que fondation de droit privé à but non lucratif par la Confédération et les cantons en tant qu’exploitant de l’infrastructure des
    hautes écoles suisses. L’infrastructure de SWITCHengines fonctionne dans deux centres de données appartenant à SWITCH dans la région de Zurich et de Lausanne,
    sous juridiction suisse.
  • OVHcloud est le plus grand fournisseur d’infrastructures dans le domaine du cloud en Europe. Les centres de données utilisés par docuteam sont situés dans la région
    de Francfort (données productives) et de Strasbourg (données de sauvegarde).

La totalité de la pile technologique de SWITCHengines et d’OVHcloud est connue et bien documentée, ce qui inspire la confiance.

La sécurité de vos données est notre priorité

docuteam se conforme aux directives du NIST Cybersecurity Framework pour garantir en permanence une exploitation sûre.

  • Un stockage de données géo-redondant et des stratégies de sauvegarde protègent vos données contre les pertes.
  • Les voies de transmission et d’utilisation des données sont cryptées.
  • Notre personnel est spécialement formé à la sécurité de l’information et doit fournir des garanties et attestations de probité.
  • Vos données ne quittent pas la Suisse (offre Suisse) ou l’UE (offre Europe).

En ce qui concerne la protection des données, nous concluons avec nos clients un contrat de sous-traitance des données en conformité à la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) (CH) ou au Règlement général sur la protection des données (RGPD) (UE).

Qui utilise docuteam cosmos?

docuteam cosmos s’est établie comme l’une des solutions leaders dans le domaine de l’archivage numérique à long terme et est utilisé par de nombreux services d’archives dans des contextes très différents. Le nombre de ces archives ne cesse d’augmenter, ce qui confère à la solution une stabilité et des perspectives à long terme.

Des composants de docuteam cosmos sont actuellement utilisés en Suisse, en Autriche, en Allemagne, en France et en Suède.

Nous comptons parmi notre clientèle:

Dix archives d’État en Suisse et en Autriche exploitent actuellement leurs archives numériques à long terme avec docuteam cosmos sur leur propre infrastructure.

Avec docuteam cosmos, l’archivage numérique à long terme devient une réalité pour les archives municipales.

La structure des coûts et de l’organisation de docuteam cosmos permet la gestion d’archives numériques à long terme, même pour les communes ne disposant pas de personnel d’archivage professionnel.

Nous comptons parmi nos clients des entreprises de taille moyenne ainsi que des groupes internationaux dans les secteurs suivants:

  • Industrie
  • Production et commerce
  • Banque et assurance
  • Médias

Plusieurs hautes écoles et centres de recherche comptent parmi nos clients.

Ce segment dispose d’importants et précieux stocks de données numériques qu’il convient de sauvegarder à long terme.

Comment accéder à vos archives numériques à long terme?

Avec docuteam cosmos, vous n’achetez pas simplement un logiciel, mais aussi un accompagnement. Vous pouvez définir vous-même l’intensité de la prise en charge. Nous vous soutenons lors de la mise en place et des premiers versements. Ensuite, vous décidez des travaux que vous souhaitez effectuer vous-même ou déléguer à nos archivistes spécialisé·e·s.

Dans le cadre de notre offre en Allemagne, ces services sont fournis par notre partenaire, ArchivInForm GmbH (Potsdam).

Configuration initiale
Le déploiement des composants dédiés de docuteam cosmos consiste dans la configuration des services de synchronisation pour le téléchargement/versement des données et des processus sur notre serveur d’ingest central. Il convient également d’installer et de configurer votre dépôt numérique (repository) dédié (Fedora Commons) ainsi que les mesures de sauvegarde par réplication. Dans le cas où cela est souhaité, ces tâches comprennent aussi la configuration et le test de versements issus d’un système de gestion électronique des documents (GED/GEVER) ou d’une application métier.

  • Paramétrage selon vos besoins
  • Implémentation de processus supplémentaires
  • Connexion à des systèmes tiers
  • Tests
  • Formation
  • Transformation et import de données

Il s’agit ici de coûts uniques.

Software as a Service et hébergement de données
Après la mise en place initiale, vos archives numériques à long terme sont prêtes à être utilisées. Vous avez accès aux logiciels nécessaires en tant que service et n’avez pas besoin de vous occuper de l’administration du système. Le service est rémunéré annuellement par un forfait. Un contrat règle les détails. Après une durée minimale d’un an, le contrat peut être résilié pour la fin de l’année avec un préavis de trois mois.

Services d’archivage
Nous restons à votre disposition même après la mise en service et nous nous chargeons – si vous le souhaitez – de tous les travaux nécessaires à l’archivage et au maintien de l’utilisation. Ces travaux comprennent entre autres:

  • Interventions lorsque des données corrompues, des formats de fichiers exotiques ou des fichiers cryptés entraînent des erreurs lors du processus d’entrée dans les archives
  • Élaboration d’autres processus de versement
  • Transformations, migrations et importations de données
  • Versements de masse
  • Formations supplémentaires
  • Autres services

De tels travaux sont facturés au temps passé ou réalisés dans le cadre d’un projet.

Modèles de prix

Les situations initiales, les contextes et les besoins peuvent fortement différer d’un client à l’autre. Nous proposons pour docuteam cosmos quatre modèles de prix qui se distinguent par l’étendue des prestations ainsi que par la flexibilité et la configurabilité de la solution.

basic
Vous mettez en œuvre l’archivage numérique avec un prestataire de services d’archivage ou utilisez le système exclusivement via l’interface de programmation (API).
standard
Si vous le souhaitez, vous utilisez le système vous-même et vous disposez de votre propre système d’information archivistique (SIA).
advanced
Vous avez des exigences élevées en matière de configurabilité et de flexibilité du système.
Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser le système d’information archivistique AtoM.
flexible
Vous avez des exigences particulières en matière de configurabilité des données, de métadonnées et de processus de versement vers les archives.

Questions fréquemment posées (FAQ)

Nous sommes toujours à votre disposition pour répondre à vos questions et pour discuter de vos demandes et besoins concrets.

Des archives numériques permettent de faire la distinction entre les dossiers actifs et ceux qui sont clos. Seules les données qui doivent rester utilisables sur le long terme sont archivées.

Il existe de bonnes raisons pour extraire des données d’un système GEVER et pour les archiver au bout de deux à quatre ans déjà: allégement du système, conversion précoce dans des formats de fichier archivables, sélection des dossiers à archiver pendant que le personnel responsable est encore aux affaires, etc. Le modèle du «tri» selon eCH-0164 décrit bien ce cas. En outre, chaque client possède de nombreuses données qui n’ont jamais été importées dans un système GEVER, mais n’en ont pas moins une valeur archivistique, par exemple des séries de procès-verbaux, des photographies, des fiches du contrôle des habitants numérisées, etc.

Non, nous ne pouvons pas le faire et personne d’autre ne le peut non plus. Mais nous vous garantissons que nous traitons les archives numériques selon les standards reconnus internationalement (OAIS). L’un des aspects essentiels du modèle OAIS est la fonction de planification de la préservation (preservation planning). Les données et métadonnées présentes dans une unité de stockage sont examinées périodiquement et, si nécessaire, migrées – d’entente avec le client – vers de nouveaux formats d’archivage. L’archivage électronique est un processus continuel, qui ne s’achève pas avec le transfert des données dans le
coffre-fort électronique.

Les données vous appartiennent et ne tombent pas dans les actifs d’une éventuelle faillite. Comme garantie supplémentaire, vous avez la possibilité d’effectuer une sauvegarde sur votre propre infrastructure. Comme nos solutions sont basées sur des standards établis, les données primaires et les métadonnées sont réutilisables même sans docuteam.

Oui. Le système d’information archivistique (SIA) faisant partie intégrante de docuteam cosmos n’est pas seulement approprié pour les archives numériques, mais aussi pour les documents sous forme papier. Il peut être utilisé par des tiers via une liaison sécurisée. L’import de données d’inventaires existantes est possible. Il convient toutefois de mentionner qu’une séparation des compétences entre archivage analogique et numérique requiert un effort de coordination et engendre des coûts supplémentaires. En outre, elle peut compromettre la cohérence des inventaires d’archives.

Les données et métadonnées archivées dans docuteam cosmos vous appartiennent. Si vous n’avez plus besoin de notre offre, nous extrayons vos paquets d’archives du dépôt numérique et nous vous les remettons sous une forme standardisée et documentée (non propriétaire). Nous ne souhaitons pas créer de rapports de dépendance à l’égard de notre système. Les paquets d’archives exportés reposent sur des normes internationales, de sorte qu’ils peuvent également être intégrés et lus dans d’autres systèmes.

docuteam cosmos peut traiter les normes nationales eCH-0160 (Suisse), EDIDOC (Autriche) et SEDA (France). S’y ajoutent Matterhorn METS, docuteam dublin core et divers processus de reprise individuels. De plus en plus de normes sont intégrées à la solution.

docuteam cosmos est configurable de manière très flexible et peut en principe reprendre des données sous n’importe quelle forme. Si des métadonnées doivent être reprises des systèmes de production, elles doivent être disponibles sous une forme structurée. Un processus de reprise est ensuite mis en œuvre sur la base des données existantes et d’une analyse des données et métadonnées que l’on souhaite reprendre et sous quelle forme. Cela peut se faire par exemple pour les systèmes de gestion électronique de documents (GED) ou les applications métier et les bases de données.

Une connexion de docuteam cosmos à un système tiers peut être conçue de manière plus ou moins large. Cela signifie au moins que les données peuvent être reprises du système tiers (par exemple au moyen d’une exportation et d’une conversion ultérieure). Une connexion peut également être conçue de manière à ce que le système d’archivage à long terme puisse être commandée à partir du système tiers (exemple: dans un système de gestion électronique des documents ou GED, le versement d’un dossier peut être déclenché en appuyant sur un bouton; de même, le dossier peut être demandé à nouveau à partir du système d’archivage à long terme en appuyant sur un bouton).

Non, nous pouvons fusionner les données primaires (fichiers) et les métadonnées (descriptions) pendant l’ingest.

Oui, c’est possible, à condition que le système d’information archivistique soit accessible via une interface (API).

Non. docuteam cosmos a une structure modulaire et ne nécessite pas de système d’information archivistique spécifique.

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