Les processus commerciaux et administratifs sont aujourd’hui représentés dans des environnements numériques. La numérisation ne s’arrête pas aux archives : les documents créés numériquement sont judicieusement archivés numériquement sans rupture de média. docuteam dispose d’une expertise de longue date et d’un savoir-faire spécifique dans le développement, la mise en place et l’exploitation d’archives numériques et développe en permanence les composants logiciels nécessaires.
Qu'est-ce que docuteam cosmos ?
docuteam cosmos est une solution logicielle modulaire qui couvre tous les aspects de l’archivage de documents analogiques, mais aussi et surtout de documents numériques. Elle comprend des composants pour la mise en valeur et la description de documents d’archives analogiques et numériques, pour la constitution, le traitement, le stockage et le maintien de l’utilité de paquets d’archives numériques ainsi que pour la publication et la présentation de ces données.
Pourquoi l'archivage numérique ?
Il y a des données qui doivent être conservées de manière utilisable pendant de très longues périodes. Il peut s’agir de contrats, de procès-verbaux, de plans, de documents de projet ou de photographies – selon l’institution, il s’agit de différents types de documents. Pour les institutions publiques, les lois sur les archives stipulent que certains documents doivent être archivés. Pour les entreprises privées, certaines données représentent une telle valeur que l’on souhaite y avoir accès bien au-delà des délais de conservation légaux.
Le défi de l’archivage numérique est de conserver des données utilisables pendant de très longues périodes et surtout de pouvoir prouver qu’elles sont authentiques.
- De longues périodes signifient que les données peuvent être retrouvées, représentées et réutilisées même après plusieurs changements de générations de matériel, de systèmes d’exploitation, de logiciels et de formats de fichiers. On entend par là des périodes de plusieurs décennies et il faut partir du principe que les producteurs de données ne peuvent plus être interrogés personnellement sur les formats et les produits logiciels utilisés.
- Authentique signifie que les documents archivés sont effectivement ce qu’ils prétendent être. Il doit donc être possible de prouver, par exemple, qu’un contrat a été conclu dans sa version actuelle et qu’il n’a pas été modifié ultérieurement. La mesure la plus importante pour soutenir l’authenticité est de documenter le contexte de création, ce que l’on appelle dans le jargon technique la preuve par l’évidence.
Comment docuteam cosmos est-il structuré ?
Pour relever le défi de l’archivage numérique, la norme OAIS, Open Archival Information System (ISO 14721:2012), s’est imposée dans le monde entier.
Cette norme est un modèle de référence qui prend en compte non seulement la structure technique, mais aussi l’ensemble de l’organisation des archives. L’OAIS définit les domaines d’activité et les responsabilités centrales des archives numériques, contient des modèles de fonctions et d’informations et définit les termes les plus importants. Comme il est neutre par rapport aux types et formats de données, aux architectures de systèmes et aux types d’institutions, le modèle OAIS offre une base essentielle pour échanger des informations sur l’archivage numérique au-delà des frontières entre les secteurs.
docuteam cosmos est une mise en œuvre du standard OAIS.
Que se passe-t-il lors de l'archivage numérique ?
Selon le modèle de référence OAIS, nous distinguons en principe quatre étapes ou blocs fonctionnels différents :
Les données sont regroupées dans ce que l’on appelle des paquets de livraison. Cela peut se faire de différentes manières : manuellement (par exemple, des données provenant de dépôts de fichiers), de manière semi-automatique (par exemple, une collection de photos avec des métadonnées séparées) ou de manière entièrement automatique (par exemple, à partir d’un système de gestion commerciale produisant des dossiers). Ces paquets de livraison passent ensuite par un processus configurable à plusieurs niveaux, au cours duquel les données sont vérifiées et préparées de manière à pouvoir être stockées dans un magasin numérique. Une partie de ce processus peut consister en des migrations de format qui produisent des formats de fichier adaptés à l’archivage à partir des données d’origine. Toutes les actions sont alors consignées, ce qui permet de créer des « données sur les données » (métadonnées) et d’assurer une documentation complète. Les informations contenues dans ces métadonnées sont la condition préalable à la conservation et à l’utilisation à long terme des données archivées.
Les données primaires et les métadonnées techniques correspondantes sont stockées dans un magasin numérique. Le magasin numérique et la technologie de stockage associée sont des logiciels spécialisés dans l’archivage à long terme.
Au magasin numérique s’ajoute une application qui contient la description (métadonnées descriptives) des données archivées. Il s’agit souvent de ce que l’on appelle un système d’information d’archivage.
Sans possibilité d’utilisation ultérieure des données archivées, l’archivage numérique à long terme n’aurait aucun sens. L’accès aux données archivées se fait souvent via le système d’information des archives, via des applications spécialisées telles qu’une salle de lecture numérique ou directement à partir d’applications spécialisées.
A cela s’ajoutent les tâches transversales :
L’archivage numérique à long terme est un processus continu. D’une part, les données archivées doivent être gérées et surveillées. D’autre part, des mesures appropriées doivent être prises lorsque les circonstances changent et que des mesures de conservation des données archivées deviennent nécessaires.
Software
Une archive numérique à long terme est un système complexe qui se compose de différents éléments. Les différentes applications de docuteam cosmos prennent en charge certaines tâches et fonctions au sein d’un OAIS.
Types de fonctionnement et d'utilisation
Vos archives sont gérées par docuteam. Les archivistes utilisent pour cela docuteam cosmos. Vous fournissez les données et utilisez les archives, docuteam s’occupe du reste. Vous n’avez pas besoin pour cela de votre propre personnel d’archivage professionnel et vous vous assurez que vos données sont prises en charge et archivées de manière professionnelle.
Vous utilisez docuteam cosmos ou des parties de celui-ci en tant que Software as a Service. Vous obtenez le logiciel nécessaire en tant que service et n’avez pas besoin de vous occuper de l’administration du système, des sauvegardes, des mises à jour, etc. Le service est rémunéré annuellement par un forfait. Un contrat règle les détails.
Nous installons, paramétrons et intégrons docuteam cosmos ou des parties de celui-ci sur votre infrastructure. Vous êtes responsable de l’exploitation, de la sauvegarde, du monitoring, etc. docuteam conclut avec vous un contrat de maintenance.
Qui utilise docuteam cosmos ?
docuteam cosmos s’est établi comme l’une des solutions leaders dans le domaine de l’archivage numérique à long terme et est utilisé par de nombreuses archives dans des contextes très différents. Le nombre de ces archives ne cesse d’augmenter, ce qui confère à la solution une stabilité et une perspective à long terme.
Des composants de docuteam cosmos sont actuellement utilisés en Suisse, en Autriche, en Allemagne, en France et en Suède.
Parmi nos client-e-s, nous comptons :
Les archives nationales ou régionales en Suisse et en Autriche exploitent leurs archives numériques à long terme avec docuteam cosmos sur leur propre infrastructure.
Avec l’offre docuteam cosmos Cloud, l’archivage numérique à long terme devient une réalité pour les archives municipales.
La structure des coûts et de l’organisation de docuteam cosmos permet de gérer des archives numériques à long terme, même pour les communes ne disposant pas de personnel d’archivage professionnel.
Nous comptons parmi notre clientèle aussi bien des entreprises de taille moyenne que des groupes actifs au niveau mondial dans les secteurs de l’industrie, de la production et du commerce, de la banque et des assurances, des médias.
Plusieurs universités et centres de recherche comptent parmi nos clients.
Le domaine d’application de docuteam cosmos ne se limite pas uniquement aux archives classiques.
Un large éventail d’organisations non gouvernementales et paraétatiques disposent d’archives extrêmement riches.
Les organisations internationales peuvent également avoir l’utilité d’un outil comme docuteam cosmos.
Pourquoi utiliser docuteam cosmos ?
Comparaison de cosmos avec les systèmes de la concurrence
Lorsque vous évaluez un système d’archivage numérique à long terme (OAIS), vous devez être attentif à certains points critiques.
FAQ
Nous sommes toujours à votre disposition pour répondre à vos questions et pour discuter de vos demandes et besoins concrets.
Les archives numériques permettent de séparer les documents actifs des documents clôturés. Seules les données qui doivent être conservées durablement ou utilisables pendant plusieurs décennies sont archivées.
Il existe de bonnes raisons de retirer les données d’un système de gestion des affaires et de les archiver après deux ou quatre ans déjà : Allégement du système, conversion précoce dans des formats de fichiers archivables, sélection des dossiers à archiver tant que le personnel connaît encore les affaires, etc. Le modèle de triage selon eCH-0164 décrit ce cas. En outre, chaque client possède de nombreuses données qui n’ont jamais été importées dans le système de gestion des affaires et qui méritent pourtant d’être archivées, par exemple des séries de procès-verbaux, des photos, des cartes de contrôle des habitants numérisées, etc.
Non, nous ne le pouvons pas et personne d’autre ne le peut non plus. Mais nous vous garantissons que nous pratiquons l’archivage numérique sur la base de la norme internationale établie (OAIS) et que nous nous rapprochons ainsi le plus possible d’une telle garantie. L’élément essentiel d’OAIS est ce que l’on appelle la « planification de la conservation ». Les données et les métadonnées sont contrôlées périodiquement dans la mémoire d’archivage et, si nécessaire et en accord avec le client, migrées vers de nouveaux formats d’archivage. L’archivage numérique est un processus continu et n’est pas terminé après le transfert dans la mémoire d’archivage.
Les données vous appartiennent et ne tombent pas dans une éventuelle masse en faillite. Comme garantie supplémentaire, vous avez la possibilité d’effectuer une sauvegarde sur votre propre infrastructure. Comme nos solutions sont basées sur des standards établis, les données primaires et les métadonnées sont réutilisables même sans docuteam.
Oui. Pour la description, elles utilisent soit leur système d’information archivistique existant, soit docuteam context. Une séparation des compétences pour les archives analogiques et numériques entraîne toutefois un effort de coordination et des coûts supplémentaires pour la mise à disposition. Elle peut en outre compromettre la cohérence du répertoire d’archives.
Les données et métadonnées archivées vous appartiennent. Si vous n’avez plus besoin de notre offre, nous vous livrons à nouveau vos paquets d’archives à partir du stockage d’archives sous une forme standardisée. Nous ne voulons pas créer de dépendance vis-à-vis de notre système. Les paquets d’archives exportés sont basés sur des normes internationales, de sorte qu’ils peuvent également être lus dans d’autres systèmes.
Les normes nationales eCH-0160 (Suisse), EDIDOC (Autriche) et SEDA (France) sont utilisées à de nombreuses reprises. S’y ajoutent Matterhorn METS, docuteam dublin core et divers processus de reprise individuels. Le nombre de normes couvertes ne cesse d’augmenter.
La stratégie de sortie fait partie intégrante de la solution, car les éléments et les mécanismes nécessaires sont solidement intégrés. Les mots-clés sont : Normes de métadonnées, licence, norme de stockage (OCFL), exhaustivité des données dans la zone de stockage du référentiel, lisibilité humaine et mécanique des métadonnées, mécanismes de garantie de l’intégrité et indépendance vis-à-vis des technologies de stockage.
docuteam feeder, le composant compétent de docuteam cosmos, est configurable de manière très flexible et peut en principe reprendre des données sous n’importe quelle forme. Si des métadonnées doivent être reprises des systèmes d’origine, elles doivent être disponibles sous une forme structurée. Un processus de reprise est ensuite mis en œuvre sur la base des données existantes et d’une analyse des données et métadonnées que l’on souhaite reprendre et sous quelle forme. Cela peut se faire par exemple pour les systèmes de gestion de documents ou les applications spécialisées et les bases de données.
Une connexion de docuteam cosmos à un système tiers peut être conçue de manière plus ou moins étroite. Cela signifie au moins que les données peuvent être reprises du système tiers (par exemple au moyen d’une exportation et d’une conversion ultérieure). Une connexion peut également être conçue de manière à ce que l’archivage à long terme puisse être commandé à partir du système tiers (exemple : dans un système de gestion des affaires, un archivage à long terme d’un dossier peut être déclenché en appuyant sur un bouton ; de même, le dossier peut être demandé à nouveau à partir de l’archivage à long terme en appuyant sur un bouton).
Non, il existe de nombreuses possibilités d’automatisation.
Non, nous pouvons fusionner les données primaires (fichiers) et les métadonnées (descriptions) pendant l’ingest.
Oui, c’est possible, à condition que le système d’information des archives soit accessible via une interface.
Non. docuteam cosmos est conçu de manière modulaire et ne présuppose aucun système d’information d’archivage spécifique. Toutefois, le niveau d’intégration et les possibilités varient selon le produit.
Absolument, la possibilité d’une telle approche par phases est l’un des points forts de l’approche modulaire de docuteam cosmos.
Oui, bien sûr, c’est à vous de décider.
Absolument, c’est une application fréquente.
Faites appel à docuteam cosmos en tant que service. docuteam s’occupe des archives de nombreuses collectivités, institutions et entreprises qui se trouvent exactement dans la situation décrite. Veuillez prendre contact avec nous.