Aujourd’hui, les processus opérationnels et administratifs s’inscrivent dans des environnements numériques. La numérisation n’épargne pas non plus le domaine de l’archivage. En toute logique, les documents créés sous forme électronique sont archivés électroniquement sans changer de support. La société docuteam bénéficie d’une longue expérience et d’un savoir-faire spécifique dans le déploiement et la gestion de systèmes pour l’archivage numérique, et ne cesse de développer les composants logiciels nécessaires à cet effet.
docuteam cosmos est notre solution cloud destinée à l’archivage électronique à long terme. Elle permet à des collectivités publiques ou des entreprises et organisations privées de conserver à long terme des documents numériques dans des formats utilisables, et ce, au-delà des générations de logiciels, de matériels informatiques et de formats de données.
Contenu
Description du produit
Téléchargez ici la description complète du produit docuteam cosmos.
Pourquoi l'archivage électronique à long terme?
Conserver des fichiers utilisables pendant 10 ou 20 ans : cela nécessite un logiciel spécialisé. docuteam cosmos est notre solution pour l’archivage numérique à long terme. Elle se compose de plusieurs modules et peut fonctionner avec de nombreux autres composants, notamment avec n’importe quel système source ou système d’information d’archivage
Le défi
Certaines données doivent rester utilisables sur une très longue durée. Il peut s’agir de contrats, procès-verbaux, plans, dossiers de projets ou photographies. Des types de documents qui varient en fonction du contexte institutionnel. Pour les organismes publics, c’est la législation sur l’archivage qui réglemente les documents à archiver. Dans le cas des entreprises privées, certaines données ont une valeur importante et nécessitent que l’on puisse y accéder bien au-delà des délais légaux de conservation.
Le défi de l’archivage électronique réside dans le fait de pouvoir utiliser les données à très long terme, tout en étant capable de prouver leur authenticité.
- À long terme signifie qu’il doit être possible en tout temps de trouver, d’afficher et d’utiliser des données même après plusieurs changements de générations de matériel informatique, de systèmes d’exploitation, de logiciels et de formats de données. On parle ainsi d’un horizon de plusieurs décennies et il faut partir du principe qu’il ne sera alors plus possible de s’adresser directement aux personnes qui ont produit les données pour savoir quels formats ou logiciels elles ont utilisés.
- Authentique signifie que les documents archivés sont effectivement ce qu’ils sont censés être. Il faut ainsi pouvoir prouver que tel ou tel contrat a bien été conservé dans la version dans laquelle il a été conclu et qu’il n’a pas été modifié ultérieurement. Dans un environnement numérique, la principale mesure permettant de conserver l’authenticité des données est la documentation de leur contexte de production. Dans le jargon, on parle d’un faisceau de preuves.
Pour relever le défi de l’archivage électronique, la norme internationale OAIS, Open Archival Information System (ISO 14721:2012), s’est imposée.
C’est un modèle de référence qui ne tient pas seulement compte de l’infrastructure technique, mais de toute l’organisation des archives. Il définit des domaines d’activité centraux et les responsabilités en matière d’archivage électronique, propose des modèles de fonctions et d’informations et, enfin, donne une définition des termes les plus importants. Grâce à sa neutralité à l’égard des différents types et formats de données, des architectures de systèmes et des types d’institution, le modèle OAIS fournit une base fondamentale pour aborder la question de l’archivage électronique au-delà des cercles de spécialistes.
docuteam cosmos est une réalisation de la norme OAIS.
Que se passe-t-il lors de l'archivage numérique?
Selon le modèle de référence OAIS, nous distinguons en principe trois étapes ou blocs fonctionnels différents:
l’archivage numérique à long terme n’aurait aucun sens. L’accès aux données archivées se fait souvent via le système d’information archivistique (SIA) ou au moyen de systèmes tiers comme un système de GED, une salle de lecture virtuelle ou des applications métier.
À cela s’ajoutent les tâches transversales:
D’une part, les données archivées doivent être gérées et surveillées. D’autre part, des mesures appropriées doivent être prises lorsque les circonstances changent et que des mesures de conservation des données archivées deviennent nécessaires.
La solution
L’archivage numérique à long terme est un système complexe composé de différents éléments.
Nous développons nous-mêmes des composants importants de notre système d’archivage numérique à long terme. Notre système est délibérément modulaire afin de pouvoir répondre à une large palette de besoins de notre clientèle. La plupart des logiciels utilisés sont des logiciels open source. Une documentation sur ces différents outils se trouve dans la plateforme docs.docuteam.ch.

Hébergement et sécurité
Nous exploitons une infrastructure en Suisse et une en Allemagne. Pour l’hébergement des données, nous utilisons SWITCHengines pour l’offre en Suisse et OVHcloud pour l’offre en Europe.
- SWITCH a été créée en 1987 en tant que fondation de droit privé à but non lucratif par la Confédération et les cantons en tant qu’exploitant de l’infrastructure des
hautes écoles suisses. L’infrastructure de SWITCHengines fonctionne dans deux centres de données appartenant à SWITCH dans la région de Zurich et de Lausanne,
sous juridiction suisse. - OVHcloud est le plus grand fournisseur d’infrastructures dans le domaine du cloud en Europe. Les centres de données utilisés par docuteam sont situés dans la région
de Francfort (données productives) et de Strasbourg (données de sauvegarde).
La totalité de la pile technologique de SWITCHengines et d’OVHcloud est connue et bien documentée, ce qui inspire la confiance.
La sécurité de vos données est notre priorité
docuteam se conforme aux directives du NIST Cybersecurity Framework pour garantir en permanence une exploitation sûre.
- Un stockage de données géo-redondant et des stratégies de sauvegarde protègent vos données contre les pertes.
- Les voies de transmission et d’utilisation des données sont cryptées.
- Notre personnel est spécialement formé à la sécurité de l’information et doit fournir des garanties et attestations de probité.
- Vos données ne quittent pas la Suisse (offre Suisse) ou l’UE (offre Europe).
En ce qui concerne la protection des données, nous concluons avec nos clients un contrat de sous-traitance des données en conformité à la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) (CH) ou au Règlement général sur la protection des données (RGPD) (UE).
Qui utilise docuteam cosmos?
docuteam cosmos s’est établie comme l’une des solutions leaders dans le domaine de l’archivage numérique à long terme et est utilisé par de nombreux services d’archives dans des contextes très différents. Le nombre de ces archives ne cesse d’augmenter, ce qui confère à la solution une stabilité et des perspectives à long terme.
Des composants de docuteam cosmos sont actuellement utilisés en Suisse, en Autriche, en Allemagne, en France et en Suède.
Nous comptons parmi notre clientèle:
- Industrie
- Production et commerce
- Banque et assurance
- Médias
Comment accéder à vos archives numériques à long terme?
Avec docuteam cosmos, vous n’achetez pas simplement un logiciel, mais aussi un accompagnement. Vous pouvez définir vous-même l’intensité de la prise en charge. Nous vous soutenons lors de la mise en place et des premiers versements. Ensuite, vous décidez des travaux que vous souhaitez effectuer vous-même ou déléguer à nos archivistes spécialisé·e·s.
Dans le cadre de notre offre en Allemagne, ces services sont fournis par notre partenaire, ArchivInForm GmbH (Potsdam).
Configuration initiale
Le déploiement des composants dédiés de docuteam cosmos consiste dans la configuration des services de synchronisation pour le téléchargement/versement des données et des processus sur notre serveur d’ingest central. Il convient également d’installer et de configurer votre dépôt numérique (repository) dédié (Fedora Commons) ainsi que les mesures de sauvegarde par réplication. Dans le cas où cela est souhaité, ces tâches comprennent aussi la configuration et le test de versements issus d’un système de gestion électronique des documents (GED/GEVER) ou d’une application métier.
- Paramétrage selon vos besoins
- Implémentation de processus supplémentaires
- Connexion à des systèmes tiers
- Tests
- Formation
- Transformation et import de données
Il s’agit ici de coûts uniques.
Software as a Service et hébergement de données
Après la mise en place initiale, vos archives numériques à long terme sont prêtes à être utilisées. Vous avez accès aux logiciels nécessaires en tant que service et n’avez pas besoin de vous occuper de l’administration du système. Le service est rémunéré annuellement par un forfait. Un contrat règle les détails. Après une durée minimale d’un an, le contrat peut être résilié pour la fin de l’année avec un préavis de trois mois.
Services d’archivage
Nous restons à votre disposition même après la mise en service et nous nous chargeons – si vous le souhaitez – de tous les travaux nécessaires à l’archivage et au maintien de l’utilisation. Ces travaux comprennent entre autres:
- Interventions lorsque des données corrompues, des formats de fichiers exotiques ou des fichiers cryptés entraînent des erreurs lors du processus d’entrée dans les archives
- Élaboration d’autres processus de versement
- Transformations, migrations et importations de données
- Versements de masse
- Formations supplémentaires
- Autres services
De tels travaux sont facturés au temps passé ou réalisés dans le cadre d’un projet.
Modèles de prix
Les situations initiales, les contextes et les besoins peuvent fortement différer d’un client à l’autre. Nous proposons pour docuteam cosmos quatre modèles de prix qui se distinguent par l’étendue des prestations ainsi que par la flexibilité et la configurabilité de la solution.
Vous mettez en œuvre l’archivage numérique avec un prestataire de services d’archivage ou utilisez le système exclusivement via l’interface de programmation (API).
Si vous le souhaitez, vous utilisez le système vous-même et vous disposez de votre propre système d’information archivistique (SIA).
Vous avez des exigences élevées en matière de configurabilité et de flexibilité du système.
Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser le système d’information archivistique AtoM.
Vous avez des exigences particulières en matière de configurabilité des données, de métadonnées et de processus de versement vers les archives.
Questions fréquemment posées (FAQ)
Nous sommes toujours à votre disposition pour répondre à vos questions et pour discuter de vos demandes et besoins concrets.
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