Was folgt nach der Einführung von GEVER?

Darüber hat sich docuteam kürzlich mit Kunden der letzten zwei Jahre ausgetauscht. Deren Antwort: Es braucht ein bis zwei Jahre, bis sich eine neue Kultur der digitalen Geschäftsverwaltung gefestigt hat. Doch danach – oder schon während dieser Zeitspanne: Es gibt viel zu tun, nennen wir es «GEVER 2».

Erste Priorität hat die volle Ausnutzung der Möglichkeiten, die das GEVER-System bietet: mehr Dossiervorlagen, mehr gespeicherte Suchen, angepasste Reports, die die alten Excel-Listen ersetzen. Gewisse GEVER-Systeme haben Zusatzmodule, die jetzt zum Einsatz kommen: für die Verwaltung von Verträgen, für ein Behördenverzeichnis, für einen teilweise automatisierten Posteingang.

Ein Potenzial schlummert im Postversand. Viele Unterlagen aus Verwaltungen, erst recht Entscheidungen von Exekutiven, können nicht mit ungesicherter E-Mail versandt werden. Mit dem Ziel, den Anteil des digitalen Versands zu steigern, kommen Angebote in den Fokus, die einen vertraulichen digitalen Versand erlauben.

Gewisse GEVER-Systeme bieten Möglichkeiten, mit Workflows oder Aktivitäten wiederkehrende Abläufe zu standardisieren und gleichzeitig nachvollziehbar zu halten. In öffentlichen Verwaltungen ist das Prozessmanagement noch unterentwickelt. Die Anwendung Interner Kontrollsysteme ist ein Anfang, aber die Effizienz und die Qualität von Standardabläufen können noch wesentlich gesteigert werden.

In Zukunft werden vermehrt Fachanwendungen mit dem GEVER-System und seinem DMS verbunden. Das DMS übernimmt die Steuerung der Lebensphasen und die Weitergabe der Unterlagen ans digitale Langzeitarchiv. Für den Benutzer gilt: Die Oberfläche seines geliebten Fachsystems bleibt seine Arbeitsumgebung, aber dahinter liegen die Dokumente im DMS und können mit dem GEVER-System auch zur Entscheidung in verschiedenen Gremien gebracht werden.

Formulare auf dem Internet, die das Ergebnis per E-Mail liefern, von wo es abgetippt werden muss, sind von gestern. Anbindungen an kantonale Online-Schalter werden für Gemeinden an Wichtigkeit gewinnen. Die GEVER-Systeme müssen Metadaten und Nutzdaten aus Online-Anwendungen, eigenen und solchen von Dritten, automatisiert aufnehmen können.

Für all das sind öffentliche Verwaltungen genauso auf Beratungsdienstleistungen organisatorischer Art angewiesen, wie sie es bei der Einführung eines GEVER-Systems sind.