Aus CMI abliefern können

Bevor Sie mit docuteam die Ablieferung an Ihr digitales Archiv konfigurieren, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Schaffen Sie diese mit Ihrem Systemlieferanten und mit Ihrer eigenen IT. Bestätigen Sie uns am Schluss, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind (ganz unten auf dieser Seite).

1. Module und Lizenzen
   Der Systemlieferant muss im Test- und im Produktivsystem die Lizenzen folgender Module eingelesen haben: Lifecycle (Lizenz M_LIFECYCLE), Passivierungsassistent (Lizenz M_PASSIVIERUNG) und Ablieferungsschnittstelle (Lizenz M_ABLIEFERUNG). Um festzustellen, ob die Lizenzen verfügbar sind, müssen Sie Administratorenrechte haben -> Tab «Servereinstellungen» -> «Lizenz».
   
2. Passivierungsreport
   Lassen Sie sich vom Systemlieferanten einen «Passivierungsreport» zur Verfügung stellen und den Pfad dazu nennen. Der Report muss pro Geschäft alle Dokumente und Aufgaben auflisten und die Ordnerstruktur des Geschäfts wiedergeben. Wir archivieren ihn als Inhaltsverzeichnis des Dossiers.
3. Lifecycle und Access Labels
   Lassen Sie sich vom Systemlieferanten bestätigen, dass alle für die Ablieferung obligatorischen Lifecycle und Access Labels in den Registraturplan (bzw. das Ordnungssystem) eingelesen sind, und zwar vorzugsweise sowohl im Test- als auch im Produktivsystem.
4. Berechtigung «Lifecycle verwalten»
   Die Person, die die Ablieferung konfiguriert, vorbereitet und durchführt, muss der Benutzergruppe «Lifecycle Supervisor» zugewiesen sein, sowohl im Test- als auch im Produktivsystem. Diese Benutzergruppe enthält die Berechtigung auf alle Objekte und Dokumente im System, kann also alles sehen, auch vertrauliche Dossiers. Lassen Sie sich vom Systemlieferanten oder vom internen CMI-Administrator diese Berechtigung einrichten.
5. SIP-Exportpfad festlegen
   Die Ablieferungspakete (SIP = Submission Information Package) werden bei der Ablieferung in ein Netzwerk-Verzeichnis abgelegt. Dieses muss vom Server, auf dem CMI läuft, erreichbar sein. Die Person, die die Ablieferung vorbereitet und durchführt, muss darauf berechtigt sein (Schreibrechte; denn die abgelegten SIP müssen auch wieder gelöscht werden können). Andere Personen dürfen dieses Verzeichnis nicht sehen, da SIP vertrauliche Informationen enthalten werden. Es wird ein UNC-Pfad benötigt (im Format: \\servername\weitereVerzeichnisse). Ihre interne IT kann diesen einrichten.
6. Vorhandensein von Dossiers
   Für die Tests, die wir nach der Konfiguration mit Ihnen durchführen, müssen einige Dossiers vorhanden sein, die a) abgeschlossen sind, b) für die Passivierung die Karenzfrist hinter sich haben (docuteam setzt meist 180 Tage nach Dossierabschluss als Karenzfrist = eines der Lifecycle Labels), c) für die Ablieferung die Ablieferungsfrist hinter sich haben (docuteam setzt meist 730 Tage nach Dossierabschluss als Ablieferungsfrist = eines der Lifecycle Labels). Zur Gewährleistung der Fristen kann das Feld «Ende» des Dossiers manuell angepasst werden. Für die Ablieferung müssen sich die Dossiers in Registraturplanpositionen mit Lifecycle Label «archivwürdig» befinden. Wir testen nach Möglichkeit zuerst im Test-, dann im Produktivsystem. Wenn Sie kein Testsystem haben, müssen wir direkt im Produktivsystem testen; es empfiehlt sich, dafür Dossiers von minderer Bedeutung zu wählen.
7. CMI-Fenster über Microsoft Teams teilen
   Damit wir mit Ihnen die Konfigurationen in einer Videokonferenz vornehmen können, sollten Sie in der Lage sein, das Fenster mit dem CMI-System über das Videokonferenz-Tool zu teilen. Es ist angenehm und effizient, wenn Sie auch über eine Kamera verfügen. Wir werden mit Microsoft Teams arbeiten. Wenn Sie in einer Citrix- oder anderen Remote-Umgebung arbeiten, könnte das Probleme verursachen, die Sie mit uns klären bzw. testen sollten.

Alle Voraussetzungen geschaffen? Wir gratulieren. Teilen Sie uns das bitte in den nachfolgenden Feldern mit: