Définir les délais de conservation : ce que l’on doit, peut, devrait, souhaite
Pour les organisations, définir les délais de conservation des documents est souvent un casse-tête. Voici quelques conseils pour faciliter la tâche de celles et ceux qui doivent prendre de telles décisions.
Ce que l’on doit : Avant toute chose, les délais de conservation légaux doivent obligatoirement être respectés. L’article 958f du Code des obligations établit le principal : « Les livres et les pièces comptables ainsi que le rapport de gestion et le rapport de révision sont conservés pendant dix ans. Ce délai court à partir de la fin de l’exercice ». L’art. 46 de la loi sur le travail et l’art. 116 de l’Ordonnance sur l’assurance-accidents exigent en outre que la saisie du temps de travail et la comptabilité des salaires soient conservées 5 ans après la fin de l’année civile. Ce sont quasiment les seuls délais de conservation légaux non spécifiques à un secteur d’activité. Nous pouvons encore y ajouter, l’art. 70 de la loi sur la TVA qui préconise que l’impôt préalable sur les biens immobiliers doit pouvoir être documenté pendant 20 ans (notons que cela ne concerne que les justificatifs relatifs aux biens immobiliers et non l’ensemble de la comptabilité de la TVA).
Ce que l’on peut : Le traitement des données personnelles est soumis à la Loi sur la protection des données (LPD). Les données personnelles ne peuvent pas être traitées (et cela inclut leur conservation) tant que la finalité pour laquelle elles ont été collectées existe. La législation sur la protection des données ne définit pas de durée à cet égard ; celle-ci doit être interprétée par les intéressés eux-mêmes. On peut parler de « durée maximale de conservation ». L’archivage en vue d’une transmission historique offre une solution : il représente une nouvelle finalité et est considéré comme un substitut à la destruction de documents au regard de la loi sur la protection des données.
Ce que l’on devrait : L’art. 127 du CO fixe à 10 ans le délai de prescription, sauf si le droit civil fédéral en dispose autrement. Les délais de prescription ne sont qu’une recommandation pour la conservation. Ainsi, des documents peuvent être détruits pendant ce laps de temps, mais l’utilisation du délai de prescription comme délai de conservation fait partie d’une bonne gouvernance de l’information. Cet article est le plus souvent utilisé pour fixer des délais de conservation, et partout où il y a des relations d’affaires avec des tiers, on s’y référera. En revanche, il est important de noter des exceptions, comme celles indiquées à l’art. 128 du CO, qui se prescrivent après 5 ans : « les loyers, les intérêts de capitaux et toutes autres redevances périodiques ; les actions des artisans, pour leur travail ; des marchands en détail, pour leurs fournitures […] ; ainsi que celles des travailleurs, pour leurs services ».
Ce que l’on souhaite : Une fois le cadre des prescriptions légales établi, la définition de la durée de conservation des documents incombe également à l’organisation qui les produit. Quelles informations ont une valeur pour votre organisation ou sont souvent demandées ? Quelles connaissances ne voulez-vous pas perdre? C’est à vous de décider! Fixez vos propres délais de conservation ou archivez pour une durée indéterminée ! Nous sommes là pour vous soutenir dans cette démarche.
