Nommage de fichiers : quel est le juste milieu ?
Tout le monde souhaite savoir ce qu’il y a dans un fichier par son nom. Mais personne ne veut être discipliné au sujet de la dénomination. Quiconque souhaite définir une règle de nommage de fichiers vit des discussions sans fin ; chacun et chacune a sa propre pratique.
Chez docuteam, nous pensons qu’une règle de nommage de fichiers est un bon outil qui permet de gagner du temps car vous pouvez trouver ce que vous cherchez plus rapidement. Mais au fil des ans, nous sommes devenu-e-s plus flexibles. Par exemple, l’interdiction systématique des espaces entre les mots, des signes de ponctuation ou des trémas s’est avéré illusoire. Ce n’est, par ailleurs, même plus nécessaire aujourd’hui car le système de fichiers peut maintenant facilement même gérer les virgules et les points.
Les abréviations ne nous dérangent plus non plus. Vous pouvez très bien désigner une facture par « F » ou un protocole par « Prot ». Ceci est compris dans le contexte approprié et la vie est trop courte pour tenir des listes d’abréviations.
Les systèmes de collaboration et de gestion d’entreprise peuvent principalement gérer les versions d’un fichier. Dans un tel contexte, il n’est pas souhaitable que des éléments du nom de fichier qui servent au versioning empêchent précisément ce versioning. Une bonne règle de nommage permet aux fichiers d’être utilisés à la fois dans le système de fichiers (Explorateur) et dans les systèmes de gestion des versions.
La question se pose donc de savoir si les noms de fichiers doivent continuer à contenir une date. C’est souvent indispensable : je dois déclarer quand a eu lieu la réunion que j’enregistre ou quand a lieu l’événement auquel j’invite. Deux possibilités s’offrent à nous : soit une date n’est donnée que s’il s’agit d’une date de référence (c’est-à-dire celle à laquelle se réfère le contenu du fichier), soit une date est toujours donnée, qu’il s’agisse de celle de référence ou celle de création. Mais la date de création n’est plus modifiée lorsque de nouvelles versions sont créées dans un système de gestion des versions. Il devrait être possible d’utiliser la date pour le tri : AAAAMMJJ, huit chiffres sont plus faciles à lire que six chiffres. Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser des traits d’union pour améliorer la lisibilité (AAAA-MM-JJ), mais ne soyez pas surpris si tout le monde n’est pas aussi discipliné…
Les opinions divergent quant à savoir si la date ou le type de document doit venir en premier. La date journalise le contenu d’un dossier, tout est dans l’ordre chronologique. Mais comment retrouver un concept précis dans un dossier volumineux si je ne sais pas quand il a été créé ? Chez docuteam, nous préconisons des noms de fichiers avec l’ordre des éléments suivant : type de document – contenu, description plus détaillée – date de création ou de référence. Et nous aimons toujours séparer visuellement ces trois éléments avec des traits de soulignement.