Wo «Archiv» draufsteht, ist nicht immer «Archiv» drin

Systemhersteller behaupten oft, ihr System «archiviere» auch. Manchmal meinen sie «aufbewahren», manchmal tatsächlich «digitale Langzeitarchivierung». Dafür gibt es den weltweiten Standard ISO 14721:2025. Und dem entsprechen die Systeme oft nicht. Ohne in das Innere zu blicken, ist es auch für Fachleute schwierig, Defizite und Risiken zu erkennen. Zu verschlossen sind die Systeme meist, zu gut ihre Marketingversprechen der einfachen Bedienung. Es lohnt sich, detailliert nachzufragen.

Oder ein System zu verwenden, das mit Garantie ISO 14721 in allen relevanten Teilen respektiert. Weil es vom erfahrenen Spezialisten kommt wie unser digitales Langzeitarchiv docuteam cosmos. Und weil es von Profis in Staats- und Landesarchiven benützt wird, die den Hersteller herausfordern. Ein digitales Archiv unabhängig von produktiven Systemen zu führen, ist auch deshalb sinnvoll, weil man Produktivsysteme mal wechseln möchte. Aus jedem System, auch aus Fachanwendungen und aus Netzwerk-Laufwerken, muss man archivieren können. Und man sollte nicht darin gefangen bleiben, auch eine Exit-Strategie gehört zu einem vertrauenswürdigen Archiv.

Kommt noch hinzu: Organisationen und Körperschaften, die nicht über spezialisiertes Archivpersonal verfügen, brauchen nicht nur Software zur digitalen Archivierung, sondern auch fachliche Unterstützung. Bei uns Bestandteil des Geschäftsmodells.