Betrieb digitales Langzeitarchiv an der Universität Zürich

Das digitale Archiv der Universität Zürich basiert auf Software von docuteam. Das UZH-Archiv schreibt in seinem Jahresbericht 2018, p. 5 zum Betrieb des digitalen Archivs:

„Das elektronische Archiv lief insgesamt ohne Pannen. Nach wie vor können aber nur kleine Änderungen an irgendeiner Komponente des Systems oder der Umsysteme Probleme verursachen. Das Eruieren solcher Probleme ist meistens ein aufwändiger Prozess. Kurz: Von einem Routinebetrieb ist man noch weit entfernt. Hersteller wie Nutzerinnen und Nutzer bewegen sich nach wie vor sehr oft im Neuland. Die Docuteam User Group traf sich 2018 einmal. Kundenwünsche wurden mit der Herstellerfirma diskutiert und priorisiert.

Die Tests mit dem Völkerkundemuseum (VMZ) verliefen positiv und der neue Mandat ist bereit um die Daten einzulagern. Somit verfügt die UZH über ein mandantenfähiges elektronisches Archiv, was noch eine Seltenheit in der Archivlandschaft darstellt.

Es erfolgten erste Einlagerungen mit digitalen Ablieferungen, welche aus elektronischen Laufwerkablagen von Verwaltungseinheiten stammen. Zum Beispiel die Ablage des VSUZH, der DSI oder dem Nachhaltigkeitsteam. All diese Ablieferungen stammen aus gut strukturierten Ablagen und bestehen vorwiegend aus MS-Officeformaten. Und doch erlebt man immer wieder Überraschungen und trifft auf neue Probleme.“

Nach unserer Erkenntnis gilt diese Einschätzung auch für andere Archive, die den ersten Schritt zur digitalen Archivierung gewagt haben. Viele und zunehmend komplexere Arbeiten im digitalen Archiv lassen sich mittlerweile automatisieren. Trotzdem sind wir vom „Archivieren auf Knopfdruck“ noch weit entfernt, auch wenn wir das alle möchten. Wenn „Hersteller wie Nutzerinnen und Nutzer“ Erfahrungen offen austauschen, kommen wir weiter.