Notre offre : Nous nous occupons de vos archives numériques et/ou analogiques. Les archivistes utilisent pour cela la solution docuteam cosmos. Vous fournissez les données et utilisez les données déjà préparées de vos archives numériques à long terme, docuteam s’occupe du reste. Vous n’avez pas besoin pour cela d’employer vos propres archivistes et vous vous assurez néanmoins que vos données sont prises en charge et archivées de manière professionnelle.
Que comprend le service ?
- Conseil en gestion documentaire et organisation de l’information
- Conseil pour le versement de e-dossiers à partir de systèmes de GED/GEVER et d’autres systèmes de production
- Prise en charge, préparation et stockage dans le dépôt numérique
- Description du contenu
- Préparation pour l’utilisation dans la salle de lecture virtuelle
- Exploitation, maintenance et développement des logiciels nécessaires
- Sauvegarde géo-redondante
Comment accéder à vos archives numériques à long terme ?
Mise en œuvre initiale
Dans un projet initial, les applications sont installées et paramétrées, les workflows (processus) correspondants sont mis en place, testés et amenés jusqu’à la mise en production.
Le projet initial et les services qui y sont liés engendrent des coûts uniques.
Logiciel en tant que service (SaaS)/hébergement de données et services d’archivage
Après la mise en œuvre initiale, votre solution d’archivage est prête à être utilisée. Les archivistes de docuteam effectuent en votre nom tous les travaux nécessaires à l’archivage et à la conservation de vos données. Iels prennent en charge vos données, les préparent, en décrivent le contenu et les conservent dans la solution d’archivage numériques à long terme.
Vous accédez vous-même à vos données archivées via la salle de lecture virtuelle. Vous obtenez les logiciels et le système nécessaires en tant que service. Vous n’avez pas besoin de vous occuper de l’administration du système, de l’exploitation, de la maintenance, des mises à jour et des sauvegardes. Le service est indemnisé annuellement par un forfait. Les prestations d’archivage – effectuées à votre demande selon une offre – sont facturées en fonction des coûts.
Hébergement et sécurité
Nous exploitons une infrastructure en Suisse et une autre en Allemagne. Pour l’hébergement des données, nous utilisons SWITCH pour l’offre en Suisse et OVHcloud pour l’offre en Europe.
SWITCH a été créée en 1987 en tant que fondation de droit privé à but non lucratif par la Confédération suisse et les cantons pour exploiter l’infrastructure informatique des hautes écoles suisses. L’infrastructure de SWITCH fonctionne dans ses deux centres de données dans la région de Zurich et de Lausanne (sous juridiction suisse).
OVHcloud est le plus grand fournisseur d’infrastructures dans le domaine du cloud en Europe. Les centres de données utilisés par docuteam sont situés dans la région de Francfort (données productives) et de Strasbourg (données de sauvegarde).
L’ensemble de la pile technologique de SWITCH et OVHcloud est connu et documenté, ce qui inspire confiance.
La sécurité de vos données est notre priorité.
- Un stockage des données géo-redondant et des stratégies de sauvegarde protègent vos données contre les pertes.
- Les voies de transmission et d’utilisation des données sont cryptées.
- Notre personnel est spécialement formé à la sécurité de l’information et a passé un examen de sécurité personnelle.
- Vos données ne quittent pas la Suisse (offre Suisse) ou l’Union européenne (offre Europe).
- En ce qui concerne la protection des données, nous concluons avec nos clients un contrat de traitement des données sur mandat conformément à la loi fédérale sur la protection des données (LPD) (Suisse) ou au règlement général sur la protection des données (RGPD) (Union européenne).
FAQ
Nous sommes toujours à votre disposition pour répondre à vos questions et pour discuter de vos préoccupations et besoins concrets.
Les archives numériques permettent de séparer les documents actifs des documents clôturés. Seules les données qui doivent être conservées de manière durable ou utilisables pendant plusieurs décennies sont archivées.
Il y a de bonnes raisons de retirer les données d’un système de gestion des documents et de les archiver après deux ou quatre ans déjà : Allégement du système, conversion précoce dans des formats de fichiers archivables, sélection des dossiers à archiver tant que le personnel connaît encore les affaires, etc. Le modèle de triage selon eCH-0164 décrit ce cas. En outre, chaque client possède de nombreuses données qui n’ont jamais été importées dans le système de gestion des documents et qui méritent pourtant d’être archivées, par exemple des séries de procès-verbaux, des photos, des cartes de contrôle des habitants numérisées, etc.
De tels systèmes de production disposent la plupart du temps d’une possibilité d’exportation selon un standard tel que eCH-0160 (CH), xdomea (DE) ou EDIDOC (A).
Non, vous n’avez pas besoin d’un système séparé pour cela. Il est même préférable, pour des raisons de cohérence et de vue d’ensemble, que l’inventaire d’archives décrive aussi bien les données analogiques que les données numériques.
Oui, c’est possible.
Oui.
Il est possible que oui. Mais souvent, ces processus d’archivage ne sont pas de l’archivage numérique à long terme au sens strict.
Les données et métadonnées archivées vous appartiennent. Si vous n’avez plus besoin de notre offre, nous vous livrons à nouveau vos paquets d’archives à partir du dépôt d’archives sous une forme standardisée. Nous ne voulons pas créer de dépendance vis-à-vis de notre système. Les paquets d’archives exportés sont basés sur des normes internationales, de sorte qu’ils peuvent également être lus dans d’autres systèmes.
Cela concerne l’une des fonctionnalités clés d’un système d’archivage numérique à long terme. Une mesure dite de conservation (Preservation Action) est appliquée aux fichiers concernés. Les fichiers sont migrés vers un autre format de manière contrôlée et documentée.
Non, nous ne pouvons pas le faire et personne d’autre ne le peut non plus. Mais nous vous garantissons que nous pratiquons l’archivage numérique sur la base de la norme internationale dans ce domaine (OAIS) et que nous nous rapprochons ainsi le plus possible d’une telle garantie. L’élément essentiel de l’OAIS est ce que l’on appelle la « planification de la préservation ». Les données et les métadonnées sont contrôlées périodiquement dans le stockage et, si nécessaire et en accord avec le client, migrées vers de nouveaux formats d’archivage. L’archivage numérique est un processus continu et n’est pas terminé après le versement dans le dépôt d’archives numériques.
Les données vous appartiennent et ne tombent pas dans une éventuelle masse en faillite. Comme garantie supplémentaire, vous avez la possibilité d’effectuer une sauvegarde sur votre propre infrastructure. Comme nos solutions sont basées sur des normes largement utilisées, les données primaires et les métadonnées sont réutilisables même sans docuteam.
Pas du tout. Vous pouvez utiliser docuteam cosmos ou des parties de celui-ci de manière autonome en tant que Software as a Service.
Pour les logiciels en tant que service (SaaS), les détails sont réglés par un contrat correspondant. En ce qui concerne la protection des données, nous concluons avec nos clients un contrat de traitement des données sur mandat conformément à la loi fédérale sur la protection des données (LPD) (Suisse) ou au règlement général sur la protection des données (RGPD) (Union européenne).