docuteam context est un système d’information archivistique de dernière génération. Avec docuteam context, vous exploitez efficacement vos archives et conservez vos descriptions de manière cohérente et basée sur les dernières normes en vigueur. Des possibilités de configuration étendues permettent une utilisation flexible s’adaptant à vos besoins.
Norme de métadonnées « Records in Contexts »
docuteam context implémente la nouvelle norme internationale de description archivistique «Records in Contexts». Par ailleurs, docuteam participe activement aux travaux du groupe d’expertise international pour la description archivistique (EGAD) du Conseil international des Archives (CIA), sous l’égide duquel la norme a été développée.
Arborescence
Une arborescence classique permet de naviguer dans un plan de classement et de trouver des unités de description. Un menu contextuel permet de créer, de dupliquer et de supprimer des unités de description. Les déplacements peuvent être effectués par glisser-déposer directement dans l’arborescence.
Records et instances
Conformément à la norme «Records in Context», docuteam context connaît le concept de records (unités de description) et d’instances (expressions, représentations) de ces records.
Grille
Dans une vue en tableau, il est possible d’afficher toutes les unités de description à partir d’une certaine position dans l’arborescence. La vue en tableau est configurable et convient pour un traitement ou une relecture efficiente. L’utilisation du clavier permet de naviguer et d’éditer rapidement dans votre inventaire.
Recherche
Les opérateurs booléens, les troncatures, les expressions rationnelles (regular expressions) et les sont pris en charge. Un filtrage supplémentaire lié aux champs permet de limiter les résultats de la recherche de manière encore plus spécifique si nécessaire. Les résultats de la recherche sont exportables en un clic.
Données d'autorité
Gérez vos notices d’autorité, reliez-les entre elles et avec les unités de description.
Gestion des emplacements
La gestion des emplacements vous permet de garder une vue d’ensemble sur vos dépôts d’archives.
Structures de classement, taxonomies, organisations, lieux
Les entités peuvent être créées et organisées à souhait au moyen de différentes relations disponibles. Déterminez vous-même le nombre, la structure et le contenu de ces entités.
Délais de protection et règles de publication
Définissez des catégories pour les délais de protection et les règles de publication, qui sont interprétables par les machines et appliquées dans la salle de lecture docuteam sirius.
Objets numériques
Importez des objets numériques en tant qu’instanciation ou pièce jointe d’une description.
Importation et exportation
Exportez n’importe quelle unité de description, y compris son contenu, dans différents formats. Le processus d’importation permet d’ajouter des descriptions. Les entités liées à ces descriptions peuvent être crées ou liées automatiquement (agents, lieux, concepts).
Formulaires flexibles
Nous le savons : votre institution est unique. C’est pourquoi docuteam context ne propose rien qui ne soit pas configurable.
Configurez autant de formulaires différents que vous le souhaitez. Et cela non seulement pour les unités de description, mais aussi pour les instanciations, les acteurs, les lieux, les concepts et les emplacements.
De nombreux paramètres sont disponibles pour la configuration des formulaires :
- Types de champs génériques (comme le champ texte, la liste à choix, la date, etc.)
- Types de champs avec logique supplémentaire, comme pour la cote ou les champs composés «valeur et unité» .
- Désignation du champ
- Définition d’un champ comme obligatoire
- Définition d’un champ comme étant en lecture seule
- Champs répétables
- Valeurs par défaut
- Logique de validation au moyen d’expressions régulières avec messages personnalisables
- Champs masqués
- Listes à choix
- Composition personnalisée de l’affichage des titres sur la base des métadonnées
- Textes d’aide
- Intitulés des champs
- Subdivision du formulaire en sections
Modélisation et cohérence des données
docuteam context implémente la nouvelle norme internationale de description archivistique «Records in Contexts», qui a été développée par le groupe d’expertise pour la description archivistique (EGAD) du Conseil international des archives (CIA).
Conformément aux principes à la base de la norme, docuteam context enregistre ses contenus dans un graphe dans lequel les multiples informations sont tissées en un réseau dense.
L’objectif premier de docuteam context est d’assurer une gestion des données efficace, cohérente et basée sur les normes, sans pour autant devoir faire des concessions en termes de flexibilité et de possibilités de configuration.
UEt bien plus encore
FAQ
Nous restons à votre disposition pour répondre à vos questions et pour discuter de vos demandes et besoins concrets.
Bien sûr que si. Nous proposons une configuration ISAD(G) parmi les configurations standards.
Non, deux options sont disponibles. D’une part, une attribution de cote complètement libre, d’autre part, une attribution de cote avec une logique d’héritage.
Chaque champ pouvant être utilisé pour composer un formulaire a une sémantique clairement définie et fait partie du modèle de données global. La gestion des données reste donc cohérente.
Cette distinction est un élément central de la norme «Records in Contexts». Elle permet de faire la distinction entre la description intellectuelle d’une entité et ses manifestations concrètes.
Pour donner un exemple : une description du contenu d’un document médiéval peut être accompagnée de plusieurs instanciations : un parchemin et sa numérisation en différentes résolutions et formats.
docuteam context est en constante évolution et s’enrichit régulièrement de nouvelles fonctionnalités. La feuille de route se trouve ici : Roadmap