Ohne Informationsmanagement keine Smart City

Smart City und E-Government sind Schlagworte, die in keiner Digitalstrategie eines öffentlichen Gemeinwesens fehlen dürfen. Aber die meisten Städte und Kantone sind noch nicht so weit.

Viele Städte und Kantone beherrschen den medienbruchfreien Umgang mit Informationen noch nicht. Sie verwalten ihre Dateien noch im Dateisystem (Explorer, File System) oder verwenden ein Geschäftsverwaltungssystem als teure «Protokollschreibmaschine». Manchmal hört man auch: «Meine Assistentin stellt das, was wichtig ist, schon ins GEVER-System.»

Insgesamt genügt ein solcher bescheidener Stand des digitalen Informationsmanagements nicht, um in Richtung E-Gov weiter zu gehen. Die Ergebnisse eines Web-Formulars in eine E-Mail zu kippen und von einer Sachbearbeiterin abtippen zu lassen, ist der falsche Ansatz. Jedenfalls ist das noch lange nicht smart.

Die Beherrschung eines medienbruchfreien Informationsmanagements ist die Grundvoraussetzung für die weitere Digitalisierung unserer Gemeinwesen. Ohne das Rückgrat eines Geschäftsverwaltungs- oder Records-Management-Systems wird es nicht gehen. Dieses System muss offen und agil genug sein, um Prozesse abzubilden und zu unterstützen, Formulardaten aufzunehmen, Automatismen zu realisieren. Nur sehr wenige Systeme haben derzeit solche Funktionalitäten. Wir bleiben dran und pushen die Hersteller nicht nur mit den heutigen Anforderungen unserer Kunden, sondern mit den zukünftigen.