16 Jahre digitale Archivierung – ein Fazit

Seit 16 Jahren sind wir in der digitalen Archivierung tätig, und seit 12 Jahren ist unser erstes digitales Langzeitarchiv in Betrieb. Seither sind unter der Marke docuteam cosmos über 60 weitere entstanden. Welches Fazit können wir ziehen?

Wir haben vieles richtig gemacht: konsequent auf internationale Standards wie OAIS, METS, EAD und PREMIS gesetzt und unsere Software unter eine Open-Source-Lizenz gestellt. Wir haben früh ein Datenmodell gewählt, um das uns heute andere beneiden: Jedes digitale Objekt hat einen eigenen dauerhaften Identifikator und kann deshalb einzeln angesprochen werden. Das macht die Konsultation von Einzeldateien möglich, eine Selbstverständlichkeit, möchte man meinen.

Zudem sind wir sehr froh darüber, dass wir unsere Lösung modular aufgebaut haben. Sie zeichnet sich durch eine grosse Flexibilität und durch vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten aus. Dies erlaubt uns, ein breites Spektrum an Anwendungsszenarien zu bewältigen. Die Vielfalt der Ausgangssituationen und der Kundenbedürfnisse kann nicht überschätzt werden.

Den Eintritt ins digitale Archiv (Ingest) verbinden wir mit einer Konvertierung von Dateien in archivtaugliche, offen dokumentierte Formate. Auch das war ein guter Entscheid. Andere verzichten auf diesen Schritt, verbannen ihn in einen „Pre-Ingest“, der von einer anderen Software und oft noch händisch gemacht werden muss. Oder sie überantworten die Konvertierung den abliefernden Stellen und Systemen und müssen im Archiv eine Vielfalt von Unterformaten und Variationen in Kauf nehmen. Wir hingegen können uns darauf verlassen, dass die wenigen Formate im Archiv kohärent sind. Das macht die Erhaltungsplanung (Preservation Planning) einfacher. Seit zwölf Jahren mussten wir noch nie archivierte Dateien erneut konvertieren (Preservation Action). Die nationalen und internationalen Kataloge von archivtauglichen Formaten, an denen wir uns orientieren, sind also solid. Wir haben für den Ingest schon früh Automatisierungsmöglichkeiten geschaffen. Das erlaubt es, grosse Mengen ins digitale Archiv zu pumpen. Zu unseren Kunden zählen Archive, die jährlich Millionen von SIP (Ablieferungspaketen) verarbeiten. Bei Lösungen von Mitbewerbern wird jeder einzelne Ingest von Fanfarenstössen, internen Sitzungen und viel Klick-Arbeit begleitet.

2015 haben wir entschieden, unsere Lösung für die digitale Langzeitarchivierung in einer vertrauenswürdigen Hosting-Umgebung als Service zur Verfügung zu stellen. Das war der Schlüssel dafür, digitale Archive nach OAIS zu einem vierstelligen Jahrespreis anbieten zu können. Die Wahl des Hosting-Partners war schwierig und hat uns glücklicherweise zur Stiftung SWITCH geführt, die die Basis-IT-Infrastruktur für die Schweizer Wissenschaft betreibt. Auch in Deutschland und Österreich haben wir von amerikanisch beherrschten Hosting-Partnern, die dem problematischen Cloud Act unterliegen, Abstand genommen und die Big Scaler OVH und A1 gewählt, die die strengste Datenschutzgesetzgebung der Welt, die DSGVO, einhalten müssen.

Wir wären längst für eine weitere Skalierung bereit, aber der Markt bewegt sich noch etwas träge. Mehrere Kantone versuchen, ihren Gemeinden digitale Archivierung anzubieten, und unterschätzen die Hürden. Bis jetzt hat es noch keiner geschafft. In Deutschland spricht alles von Verbünden, aber sie haben bisher wenig automatisiert. Zudem wird die Notwendigkeit, dass Dateien über Jahrzehnte nutzbar gehalten werden müssen, noch nicht überall verstanden. Es ist offensichtlich, dass dieses Zögern Überlieferungslücken zur Folge haben wird.

Wir halten dagegen, bringen uns vorn in Stellung und sind offen für Kooperationen. Wieso nicht als Public Private Partnership?