Le mot « archivage à long terme » est parfois une promesse marketing

Les fabricants de systèmes affirment souvent que leur produit est en mesure « d’archiver » les documents. Dans la réalité, parfois il s’agit réellement « d’archivage numérique à long terme » mais souvent, il s’agit d’une simple « conserveration » des documents. Comment s’y retrouver quand nous ne sommes pas des spécialistes du domaine? On peut se référer aux systèmes répondant à la norme mondiale ISO 14721:2025. Sans une étude approfondi du système en question de l’intérieur, il est difficile, même pour les spécialistes, d’identifier les déficits et les risques. Les promesses marketing des système d’archivage des documents ne correspondent pas toujours à la réalité : cela vaut la peine de se renseigner en détail avant de d’acquérir un tel système.

Utiliser un système qui respecte la norme ISO 14721, élaborée par des spécialistes expérimentés, est un bon indicateur. Notre solution d’archivage numérique à long terme docuteam cosmos répond à cette norme et est utilisé par des professionnels des archives nationales et régionales qui font parti intégrante du processus d’amélioration du système.

Il est également judicieux de gérer des archives numériques indépendamment des systèmes de production, parce que l’on souhaite parfois changer de système de production. Il faut pouvoir archiver à partir de n’importe quel système, y compris à partir d’applications métiers spécialisées ou de lecteurs réseau. Et outre, il est important de trouver un système d’archivage à long terme dont vous n’êtes pas prisonnier : une stratégie de sortie fait également partie d’un système d’archivage fiable.

Enfin, les organisations et les collectivités qui ne disposent pas de personnel spécialisé pour l’archivage ont besoin non seulement d’un logiciel d’archivage numérique, mais aussi d’un soutien professionnel. Chez nous, cela fait partie du modèle d’entreprise.